Що таке аудит проєкту?

Аудит проєкту – це формальний огляд проєкту, призначений для оцінки рівня дотримання стандартів управління проєктами. Аудит проєкту встановлює, що управління проєктом відповідає стандартам, оцінюючи, чи воно відповідає політиці, процесам і процедурам організації. Аудит виявляє прогалини з метою внесення необхідних поліпшень.

Якщо проєкту не вдалося успішно пройти аудит, це не обов’язково означає, що керівник проєкту або команда винні. Можливо, стандарти управління проєктами недостатньо масштабовані та адаптовані до потреб проєкту чи організації? Може бути причина, яка призвела до негативного результату – це нестача навчання чи взаємодії? По суті, аудит проєктів рідко буває позитивним і часто викликає суперечки та незгоду учасників, але при правильному проведенні аудит надає безпрецедентні можливості для отримання уроків з помилок та виявлених важливих проблем, які неминуче призведуть до провалу проєкту.

Аудит проєкту – це формальний огляд проєкту, призначений для оцінки рівня дотримання стандартів управління проєктами.

Цілі аудиту

1. Гарантія якості послуг та продуктів.
Аудит проєкту – це перший крок у виконанні майбутніх гарантійних зобов’язань. Аудит оцінює життєвий цикл проєкту, аналізуючи результати, отримані різних етапах до завершення проєкту. Оцінюються можливості перевірки та демонстрації результатів на кожному етапі. Крім того, оцінюються способи отримання зворотного зв’язку від замовників і користувачів, і процес обробки цього зворотного зв’язку.

2. Перевірка якості управління завданнями
Аудит проєкту визначає, чи відповідає управління проєктом вимогам політик, процедур та процесів організації. Крім того, аудит визначаємо місця, де можна буде провести необхідні поліпшення.

3. Виявлення ризиків проєкту
Аудит допомагає виявити фактори ризику, які можуть вплинути на утримання, якість, ресурси, термін та бюджет проєкту.

4. Підвищення ефективності
Відстеження різних фаз життєвого циклу управління проєктами допоможе підвищити ефективність команди. Аудит дозволяє визначити попереджувальні та коригувальні дії та допомогти команді запобігти проблемам, які можуть виникнути в майбутньому.

5. Навчання
За допомогою процесу аудиту можна отримати уроки з отриманого досвіду та відгуків. Таким чином, команда навчається на власних помилках, але до того моменту, коли вже пізно їх виправляти.

Що перевіряється?

  1. Аудит документації проєкту:
    • Відповідність масштабу проєкту
    • Склад документів
    • Повнота документації згідно з правилами організації
    • Взаємозв’язок / не протиріччя документації
  2. Аудит планування. Грамотність планування відповідно до використовуваної методології та інструментарію. Рівномірність виконання завдань, завантаження ресурсів, грошового потоку.
    Огляд переходів від етапу до етапу. Без чого не можна розпочати етап, без чого не можна його закінчити? Як це контролюється?
  3. Аудит звітності та продуктивності. Визначення функцій та операцій, пов’язаних з оцінкою виконання проєкту та вчиненням дій для підтримання відповідного виконання.
  4. Аудит ризиків. Реєстр ризиків повинен відповідати шаблону та стандарту управління ризиками організації та її апетиту до ризиків. Але головне – це ризики, які не були включені до реєстру, виявлені завдяки досвіду аудитора та обговоренням із командою проєкту.
  5. Аудит керування змінами. Аналіз процесу модифікації проєктних документів, результатів та/або базових планів, а також процесу схвалення/відхилення змін.

Як проводиться аудит?

Процес проведення аудиту зазвичай складається з наступних етапів:

  1. Вивчення політик організації. До початку аудиту аудитори розглядають політики, процедури та інструментарій організації у галузі управління проєктами. Можуть бути запитані такі документи як:
    • Структура управління проєктами;
    • Методологія управління проєктами;
    • Політики та процедури, що стосуються забезпечення якості;
    • Опис інформаційної системи управління проєктами;
    • тощо…
  2. Лист-оголошення. Першим кроком є ​​повідомлення керівника та учасників проєкту про намір провести аудит та про запропоновані терміни. Залежно від організації, це спочатку можна повідомити неофіційно усним або електронним способом, а потім надіслати офіційний лист або формальний документ. Якщо терміни та трудові витрати на аудит можуть негативно вплинути на проєкт, керівник проєкту має бути готовим пояснити причину та запропонувати альтернативні терміни. Лист-оголошення містить ключову інформацію для керівника та команди проєкту: цілі аудиту, обсяг аудиту та склад аудиторської команди.
  3. Запити документації. Перед виїздом на місце аудитори запитують документацію. Керівник проєкту має бути готовим відповісти на такі запити або делегувати їх своїм співробітникам. Як правило, документи повинні мати титульну сторінку із зазначенням власника документа, номера редакції та історії, а також підписання/прийняття. Але, залежно від політики документообігу організації, документи можуть бути у форматі електронних листів, електронних таблиць, скріншотів з інформаційної системи управління проєктами та дашбордів та в іншому вигляді. Склад документів залежить від стандарту управління проєктами в організації, але документи, що зазвичай запитуються, включають:
    • Економічне обгрунтування або Бізнес-кейс
    • Статут проєкту
    • Організаційну структуру та матрицю відповідальності
    • Реєстр стейкхолдерів та План комунікацій
    • Реєстр ризиків та Плани реагування на ризики
    • Опис змісту та фази проєкту
    • Розклад проєкту
    • Комплексний план проєкту
    • Звіти про статус проєкту
    • Протоколи засідань щодо статусу проєкту / плани дій
    • План забезпечення якості
    • Звіти про якість проєкту
    • Журнали проблем
    • тощо…
  4. Стартова нарада. Стартова нарада зазвичай проводиться для пояснення цілей, процесу та термінів аудиту. Це дозволяє керівнику та команді проєкту поставити питання і дозволяє всім сторонам зустрітися віч-на-віч. Обговорюються конкретні області, які будуть вивчені, а також стандарти та критерії, що використовуються. Також організовуються періодичні зустрічі між керівником проєкту та провідним аудитором. Це дозволяє обом сторонам обговорювати те, що виявили аудитори, а керівнику проєкту, за необхідності, подати свою точку зору.
  5. Форми самооцінки. Частиною процесу аудиту є контрольні самооцінки. Цей підхід використовує анкети для отримання даних про засоби контролю, ризики та процеси. Анкети заповнюються учасниками та стейкхолдерами проєкту, але не аудиторами. Відповіді збираються аудиторами та використовуються для збирання та аналізу інформації.
  6. “Польові роботи”. Робота на місцях, яку виконує аудиторська команда, зазвичай складається з відвідування зборів, спостережень, вивчення та оцінки документації, а також документування доказів у робочих документах. Висновки та виявлені проблеми мають бути задокументовані з доказами, які мають бути ясними, переконливими, повними, точними, об’єктивними та короткими. Результати інтерв’ювання та опитувань порівнюються з документацією та спостереженнями. Більшість часу «польових робіт» проводиться в місцях виконання проєкту, і часто триває два-три тижні, хоча це залежить від обсягу та складності аудиту. Опитування стейкхолдерів проєкту з використанням структурованих методів особисто або телефоном є частиною роботи на місцях. Зазвичай проводяться індивідуальні, а чи не групові інтерв’ю. Це захищає конфіденційність інтерв’юваного та знижує тиск, який респонденти можуть відчувати у груповій ситуації.
  7. Аудиторський звіт. Чернівець звіту з висновками та рекомендаціями, а також висновок, становлять основу аудиторського звіту, що описує проблеми та дає рекомендації щодо коригувальних дій, щоб запобігти їх повторенню в майбутньому. Коли аудитор виявляє те, що, на його думку, є відкриттям, він, як правило, обговорює це з керівником проєкту. Для цього є дві причини: (1) аудитор хоче переконатися в точності укладання, а також задокументувати відповідь менеджера проєкту, а (2) керівник проєкту повинен визначити, чи має аудитор повну картину, а якщо ні, то готовий надати докази, що підтверджують його позицію.
    Формат аудиторського звіту відрізняється, хоча є деякі спільні риси. В аудиторському звіті має бути короткий виклад аудиторської думки чи рекомендації. Найважча для написання частина звіту, і те, що спонсор проєкту та керівництво організації, швидше за все, запам’ятають – це аудиторський висновок.
  8. Заключна презентація. Заключна презентація дозволяє учасникам обговорити найважливіші результати аудиту та наступні кроки. Керівництву проєкту пропонується надати свою відповідь та план дій за чорновою версією звіту. Ця відповідь і план дій потім передається у вигляді остаточного звіту.
  9. План дій та наступні кроки. Для кожного висновку у звіті призначається відповідальна сторона, яка може становити план дій. У плані пропонуються коригувальні та попереджувальні дії із встановленими термінами для усунення будь-яких недоліків, виявлених у ході аудиту. Потім команда аудиту оцінює план дій та може брати участь у перевірці його подальшої реалізації. Процедури перевірки завершення плану дій повинні бути узгоджені між командою проєкту, що перевіряється, і аудиторською групою.
    Залежно від політики організації керівника проєкту, можуть попросити заповнити опитування про задоволеність клієнтів. Це вважається найкращою практикою у світі аудиту, оскільки дозволяє зробити внесок у процес аудиту і дає гарантії того, що процес проводиться справедливо та професійно.

Замовлення аудиту проєктів

Для замовлення аудиту проєктів та отримання додаткових консультацій з аудиту заходьте до розділу КОНТАКТИPMDoc.ua/about/Contacts