Что такое аудит проекта?
Аудит проекта – это формальный обзор проекта, предназначенный для оценки степени соблюдения стандартов управления проектами. Аудит проекта устанавливает, что управление проектом соответствует стандартам, оценивая, соответствует ли оно политике, процессам и процедурам организации. Аудит выявляет пробелы, с целью внесения необходимых улучшений.
Если проекту не удаётся успешно пройти аудит, это не обязательно означает, что руководитель проекта или команда виноваты. Возможно, стандарты управления проектами недостаточно масштабируемы и адаптированы к потребностям проекта или организации? Может быть причина, приведшая к отрицательному результату – это недостаток обучения или взаимодействия? По сути, аудит проектов редко бывает положительным и часто вызывает споры и несогласие участников, но при правильном проведении аудит предоставляет беспрецедентные возможности для извлечения уроков из ошибок и выявленных важных проблем, которые неизбежно приведут к провалу проекта.
Цели аудита
1. Гарантия качества услуг и продуктов.
Аудит проекта – это первый шаг к выполнению будущих гарантийных обязательств. Аудит оценивает жизненный цикл проекта, анализируя результаты, полученные на различных этапах вплоть до завершения проекта. Оцениваются возможности проверки и демонстрации результатов на каждом этапе. Кроме того, оцениваются, способы получения обратной связи от заказчиков и пользователей, и процесс обработки этой обратной связи.
2. Проверка качества управления задачами
Аудит проекта определяет, соответствует ли управление проектом требованиям политик, процедур и процессов организации. Кроме того, аудит определяем места, в которых можно будет провести необходимые улучшения.
3. Выявление рисков проекта
Аудит помогает выявить факторы риска, которые могут повлиять на содержание, качество, ресурсы, срок и бюджет проекта.
4. Повышение эффективности
Отслеживание различных фаз жизненного цикла управления проектами может помочь повысить эффективность команды. Аудит позволяет определить предупреждающие и корректирующие действия и помочь команде предотвратить проблемы, которые могут возникнуть в будущем.
5. Обучение
С помощью процесса аудита можно извлечь уроки из полученного опыта и отзывов. Таким образом, команда обучается на собственных ошибках, но до момента, когда уже поздно их исправлять.
Что проверяется?
- Аудит документации проекта:
- Соответствие масштабу проекта
- Состав документов
- Полнота документации согласно правилам организации
- Взаимосвязь / не противоречие документации
- др.
- Аудит планирования. Грамотность планирования согласно используемой методологии и инструментария. Равномерность выполнения задач, загрузки ресурсов, денежного потока.
- Обзор переходов от этапа к этапу. Без чего нельзя начать этап, без чего нельзя его закончить? Как это контролируется?
- Аудит отчётности и производительности. Определение функций и операций, связанных с оценкой исполнения проекта и совершением действий для поддержания соответствующего исполнения.
- Аудит рисков. Реестр рисков должен соответствовать шаблону и стандарту управления рисками организации, и её аппетиту к рискам. Но главное – это риски, которые не были включены в реестр, выявленные благодаря опыту аудитора и обсуждениям с командой проекта.
- Аудит управления изменениями. Анализ процесса модификации проектных документов, результатов и/или базовых планов, а также процесса одобрения/отклонение изменений.
Как проводится аудит?
Процесс проведения аудита, обычно состоит из следующих этапов:
- Изучение политик организации. До начала аудита аудиторы рассматривают политики, процедуры и инструментарий организации в области управления проектами. Могут быть запрошены такие документы как:
- Структура управления проектами;
- Методология управления проектами;
- Политики и процедуры, относящиеся к обеспечению качества;
- Описание информационной системы управления проектами.
- Письмо-объявление. Первым шагом является уведомление руководителя и участников проекта о намерении провести аудит и о предлагаемых сроках. В зависит от организации, это сначала можно сообщить неофициально устным или электронным способом, а затем отправить официальное письмо или формальный документ. Если сроки и трудозатраты на аудит могут негативно повлиять на проект, руководитель проекта должен быть готов объяснить причину и предложить альтернативные сроки. Письмо-объявление содержит ключевую информацию для руководителя и команды проекта: цели аудита, содержание и состав аудиторской команды.
- Запросы документации. Перед выездом на место, аудиторы запрашивают документацию. Руководитель проекта должен быть готов ответить на такие запросы или делегировать их своим сотрудникам. Как правило, документы должны иметь титульную страницу с указанием владельца документа, номера редакции и истории, а также подписания / принятия. Но, в зависимости от политики документооборота организации, документы могут быть в формате электронных писем, электронных таблиц, скриншотов из информационной системы управления проектами и дашбордов и в другом виде. Состав документов зависит от стандарта управления проектами в организации, но обычно запрашиваемые документы включают:
- Экономическое обоснование
- Устав проекта
- Организационную структуру и матрицу ответственности
- Реестр стейкхолдеров и План коммуникаций
- Реестр рисков и Планы реагирования на риски
- Описание содержания и фазы проекта
- Расписание проекта
- Комплексный план проекта
- Отчёты о статусе проекта
- Протоколы заседаний по статусу проекта / планы действий
- План обеспечения качества
- Отчёты о качестве проекта
- Журналы проблем
- др.
- Стартовое совещание. Стартовое совещание обычно проводится для объяснения целей, процесса и сроков аудита. Это позволяет руководителю и команде проекта задать вопросы и позволяет всем сторонам встретиться лицом к лицу. Обсуждаются конкретные области, которые будут изучены, а также используемые стандарты и критерии. Также организовываются периодические встречи между руководителем проекта и ведущим аудитором. Это позволяет обеим сторонам обсуждать то, что выявили аудиторы, а руководителю проекта, при необходимости, представить свою точку зрения.
- Формы самооценки. Частью процесса аудита являются контрольные самооценки. Этот подход использует анкеты для получения данных о средствах контроля, рисках и процессах. Анкеты заполняются участниками и заинтересованными сторонами проекта, но не аудиторами. Ответы собираются аудиторами и используются для сбора и анализа информации.
- «Полевые работы». Работа на местах, выполняемая аудиторской командой, обычно состоит из посещения собраний, наблюдений, изучения и оценки документации, а также документирования доказательств в рабочих документах. Выводы и обнаруженные проблемы должны быть задокументированы с доказательствами, которые должны быть ясными, убедительными, полными, точными, объективными и краткими. Результаты интервьюирования и опросов сравниваются с документацией и наблюдениями. Большая часть времени «полевых работ» проводится в местах исполнения проекта, и часто длится две-три недели, хотя это зависит от объёма и сложности аудита. Опрос заинтересованных сторон проекта с использованием структурированных методов лично или по телефону является частью работы на местах. Обычно проводятся индивидуальные, а не групповые интервью. Это защищает конфиденциальность интервьюируемого и снижает давление, которое респонденты могут испытывать в групповой ситуации.
- Аудиторский отчёт. Черновик отчёта с выводами и рекомендациями, а также заключение, составляют основу аудиторского отчёта, описывающего проблемы и дающего рекомендации по корректирующим действиям, чтобы предотвратить их повторение в будущем. Когда аудитор выявляет то, что, по его мнению, является открытием, он обычно обсуждает это с руководителем проекта. Для этого есть две причины: (1) аудитор хочет убедиться в точности заключения, а также задокументировать ответ менеджера проекта, а (2) руководитель проекта должен определить, имеет ли аудитор полную картину, а если нет, то быть готовым предоставить доказательства, подтверждающие его позицию.
Формат аудиторского отчёта различается, хотя есть некоторые общие черты. В аудиторском отчёте должно быть краткое изложение аудиторского мнения или рекомендации. Самая трудная для написания часть отчёта, и то, что спонсор проекта и руководство организации, скорее всего, запомнят – это аудиторское заключение. - Заключительная презентация. Заключительная презентация позволяет участникам обсудить наиболее важные результаты аудита и следующие шаги. Руководству проекта предлагается представить свой ответ и план действий по черновой версии отчёта. Этот ответ и планом действий затем передаётся в виде окончательного отчёта.
- План действий и последующие шаги. Для каждого вывода в отчёте назначается ответственная сторона, которая может составить план действий. В плане предлагаются корректирующие и предупреждающие действия с установленными сроками для устранения любых недостатков, выявленных в ходе аудита. Затем команда аудита оценивает план действий и может участвовать в проверке его последующей реализации. Процедуры проверки завершения плана действий должны быть согласованы между командой проверяемого проекта и аудиторской группой.
В зависимости от политики организации руководителя проекта могут попросить заполнить опрос об удовлетворённости клиентов. Это считается лучшей практикой в мире аудита, поскольку позволяет внести вклад в процесс аудита и даёт гарантии того, что процесс проводится справедливо и профессионально.
Заказ аудита проектов
Для заказа аудита проектов и получения дополнительных консультаций по аудиту заходите в раздел КОНТАКТЫ: PMDoc.ua/ru/about/Contacts