Воркшоп «Запуск нового проєкту»
- Збір вихідної інформації;
- Ідентифікація зацікавлених сторін;
- Формування команди проєкту;
- Розробка Уставу проєкту.
Завжди дивує, як менеджери, призначені на новий проєкт, протягом кілька тижнів поспіль не розуміють, як до цього проєкту підступитися. У підсумку втрачають час, а потім все одно починають проєкт криво, і далі криво за проєктом рухаються. Як правило, це «зволікання» зі стартом проєкту відбувається через те, що менеджер проєкту та його команда самі ще не дуже добре розуміють, що ж вони будуть робити, щоб успішно виконати цей проєкт. Можливо не вистачає управлінських знань і досвіду, можливо не дуже добре розуміють технологію створення продукту, але в будь-якому разі відбувається затримка на старті, а потім «негарний» старт.
Саме величезна кількість невизначеностей на старті призводить до того, що команда не знає, як зробити цей перший крок, та і який саме перший крок робити. Насправді ж не потрібно винаходити велосипед. Потрібно зібрати стартову нараду проєкту! Але не просто поскаржитися один одному, мовляв, «на нас звалився новий проєкт», а провести її за всіма правилами Kick-off Meeting. Це дозволить швидко привести проєкт в рух і зробити це правильно!
На зустрічі обговорюються базові характеристики проєкту та основні підготовчі заходи; всі учасники проєкту представляються та обговорюються ролі кожного учасника. Це основне.
Крім того, можуть бути розглянуті й інші основні елементи проєкту, які учасники вважають важливими для обговорення саме на початку проєкту, наприклад, графік виконання, формат звітності, підтримка стандартів якості та інші. Все це потрібно, щоб внести ясність в процеси підготовки проєкту і виключити можливу двозначність.
Важливо, щоб до кінця одного або серії Kick-off Meeting (все залежить від масштабу проєкту) команда чітко розуміла свій проєкт, зібрала достатньо інформації та отримала фінальну версію Уставу проєкту.
Тривалість воркшопу: від 2 до 5 годин (залежить від масштабу проєктів замовника).
Інструктор: Анатолій Савін
Як проходить воркшоп «w.KickOff»
Отже, найголовніше зрозуміти, що Kick-off Meeting — це не іспит. Команді не потрібно бути готовою до всіх питань ключових стейкхолдерів. В ході воркшопу, під керівництвом інструктора, команда виконає наступні завдання:
- Визначить всіх учасників проєкту (включаючи спонсора, представника замовника, технічних та бізнес-експертів);
- Складе повістку Кікофф-мітингу та методику роботи з повісткою;
- Підготує основу Уставу проєкту, в якому пропишуть все, що вже відомо перед Кікофф-мітингом за наступними пунктами:
- Мети проєкту;
- Попередній зміст проєкту;
- Основні результати проєкту;
- Вимоги високого рівня;
- Терміни реалізації проєкту;
- Команда проєкту;
- Ролі та обов’язки в проєкті;
- Підходи до управління змінами;
- Підходи до комунікацій у проєкті;
- Високорівневі ризики проєкту;
- Проведе Кікофф-мітинг (стартова нарада щодо проєкту):
- Офіційно оголосять, що проєкт розпочався, та ми займаємося його підготовкою;
- Обговорять і розподілять ролі;
- Заявлять і обговорять основні характеристики проєкту (цілі, терміни, продукт, завдання, бюджет, ін.);
- Виявлять питання і сумніви ключових учасників, що вимагають рішення для запуску проєкту;
- Оформлять і підпишуть підсумковий Устав проєкту.
Результати воркшопу «w.KickOff»
- Розроблена методика і правила запуску нових проєктів.
- Шаблон Уставу проєкту або подібного документа, що стартує проєкти в компанії, і приклад заповненого варіанту цього документа.
- Досвід проведення Кікофф-мітингів (нарад, що стартують проєкт).
- Досвід визначення характеристик проєкту (цілі, ризики, віхи, бюджет) та зменшення невизначеності, пов’язаної з новизною проєкту.
- Досвід розробки документа для запуску проєкту.