Действия, полномочия и ответственность департаментов, подразделений, отделов, служб и отдельных сотрудников, привлекаемых к проектным работам, роль руководителя проекта и участие высшего руководства прописываются в комплекте регламентирующих документов, обычно называемом «Корпоративный стандарт управления проектами» или «Регламент управления проектами».

Жизнеспособный Регламент должен учитывать, как особенности бизнеса, культуры, традиций конкретной организации, так и существующий мировой опыт ведения проектов (в частности рекомендации PMI и ISO). Запустить Регламент в промышленную эксплуатацию — часто означает поменять сложившиеся устои и традиции ведения проектов.

Команда PMDoc помогает разработать действующий регламент управления проектами и сделать изменения, которые ведут к улучшению культуры управления проектами

Почему это важно?

Регламент управления проектами — это как Правила Дорожного Движения. Пока трафик маленький или вы движетесь где-то в поле или в деревне, ПДД вам только мешают. Но как только интенсивность трафика возрастает, без ПДД все автомобили будут стоять (это в лучшем случае).

Наши желания и ограничения — это всегда компромисс. Ценность Регламента УП как раз в том, чтобы все проекты двигались к цели, позволяя вашей компании эффективно развиваться с учётом ресурсных, финансовых и других ограничений.

Регламент становится основой системы УП в вашей компании. Поскольку система стандартизирована, то она меньше зависит от каждого конкретного сотрудника, снижаются затраты, уменьшаются риски, ускоряются процессы реализации проектов.

Состав документов

В состав Регламента входят следующие разделы, большинство из которых обязательны, а некоторые специфичны и разрабатываются для Заказчика дополнительно.

1. Положения об организационных структурах компании, поддерживающих управление проектами:
   — Проектный офис;
   — Менеджеры и команды проектов;
   — Департамент развития;
   — Привлечение сотрудников к проектным работам;
   — Управление субподрядчиками и внешними организациями.
2. Регламенты основных процессов управления проектами, роли, полномочия, ответственность, процедуры:
   — Инициация, порядок финансирования и управления бюджетами проектов;
   — Планирование;
   — Мониторинг и контроль;
   — Управление изменениями;
   — Завершение, анализ полученных уроков, премирование и мотивация.
3. Инструкции по выполнению операций в информационной системе корпоративного управления проектами.
4. Структуры проектов.
5. Дополнительные положения.

Организация работ

Разработка Регламента ведётся параллельно с планированием выбранных Заказчиком пилотных проектов. В этом случае, у наших консультантов есть возможность глубоко проникнуть в специфику бизнеса Заказчика, предложить жизнеспособные варианты инструкций/рекомендаций Регламента. Окончательная адаптация происходит на этапе опытно-промышленной эксплуатации Регламента.

Этапы разработки действующего Регламента УП включают:

1. Совместное планирование проектов. Данный этап заменяет классическое консалтинговое исследование бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ», но в отличие от такого «исследования», полученные наработки можно сразу применять на практике для исполнения и контроля проектов.
2. Описание взаимодействия подразделений. На основе отслеживания графиков проектов определяются и структурируются интерфейсы взаимодействия подразделений компании друг с другом и с заказчиками. Чётко определяются, документируются и привязываются ко времени ответственности каждого из исполнителей проекта.
3. Разработка Регламента Управления Проектами. Оформление процедурной документации для организации процессов управления проектами, а также сопутствующих шаблонов документов для УП и шаблонов графиков проектов.
4. Внедрение Регламента УП. Регламент «откатывается» на реальных процессах, т.е. несколько пилотных проектов выполняются «строго по регламенту» и определяется необходимость и достаточность описанных процессов и инструментов, после чего вносятся корректировки в процедуры регламента и проводятся настройки информационной системы УП.
5. Обучение сотрудников. Результат регламентирования выглядит просто в виде пакета документов, и если их не будут знать и применять — вся работа и затраты окажутся напрасными. Поэтому финальный этап включает несколько уровней обучения — от небольшой презентации ключевым сотрудникам до полноценного тренинга по управлению проектами с помощью созданного регламента для руководителей и команд проектов.

Структура и оформление

Документы, составляющие Регламент, организованы специальным матричным способом. Подобные структуры позволяют достичь необходимой лёгкости в практическом использовании у Заказчика. Структурирование документов Регламента предоставляет участнику проекта в каждый момент времени короткую (2- 3 странички) инструкцию, что нужно делать именно сейчас и именно ему, избавляя его от чтения многотомных документов. Документы Регламента одновременно структурируются:

• с одной стороны — по группам процессов управления проектами (инициация, планирование, выполнение/управление изменениями, завершение);
• с другой — по организационной структуре Заказчика (высшее руководство, проектный офис, руководители проекта, департаменты/отделы, партнёры/субподрядчики и т. д.).

Заказ услуг по разработке регламентов

Для заказа тренинга и получения дополнительных консультаций по обучению заходите в раздел КОНТАКТЫ: PMDoc.ua/ru/about/Contacts

Для получения детальной информации по составу услуг обращайтесь к Анатолию Савину:
Телефон/мессенджеры: +380 (67) 744-4615
Эл.почта: anatolii@savin.pm