Дії, повноваження і відповідальність департаментів, підрозділів, відділів, служб і окремих співробітників, що залучаються до проєктних робіт, роль керівника проєкту та участь вищого керівництва прописуються в комплекті регламентувальних документів, зазвичай званому “Корпоративний стандарт управління проєктами” або “Регламент управління проєктами”.

Життєздатний Регламент повинен враховувати, як особливості бізнесу, культури, традицій конкретної організації, так і існуючий світовий досвід ведення проєктів (зокрема рекомендації PMI та ISO). Запустити Регламент в промислову експлуатацію – часто означає змінити сформовані устої та традиції ведення проєктів.

Команда PMDoc допомагає розробити чинний регламент управління проєктами та зробити зміни, які ведуть до поліпшення культури управління проєктами

Чому це важливо?

Регламент управління проєктами – це як Правила Дорожнього Руху. Поки трафік маленький або ви рухаєтеся десь в полі або в селі, ПДР вам тільки заважають. Але як тільки інтенсивність трафіку зростає, без ПДР всі автомобілі будуть просто стояти (це в кращому випадку).

Наші бажання та обмеження – це завжди компроміс. Цінність регламенту УП якраз в тому, щоб всі проєкти рухалися до мети, дозволяючи вашій компанії ефективно розвиватися з урахуванням ресурсних, фінансових та інших обмежень.

Регламент стає основою системи УП у вашій компанії. Оскільки система стандартизована, то вона менше залежить від кожного конкретного співробітника, знижуються витрати, зменшуються ризики, прискорюються процеси реалізації проєктів.

Склад документів

До складу Регламенту входять наступні розділи, більшість з яких обов’язкові, але деякі специфічні та розробляються для Замовника додатково.

1. Положення про організаційні структури компанії, що підтримують управління проєктами:
   – Проєктний офіс;
   – Менеджери та команди проєктів;
   – Департамент розвитку;
   – Залучення співробітників до проєктних робіт;
   – Управління субпідрядниками та зовнішніми організаціями.
2. Регламенти основних процесів управління проєктами, ролі, повноваження, відповідальність, процедури:
   – Ініціація, порядок фінансування та управління бюджетами проєктів;
   – Планування;
   – Моніторинг та контроль;
   – Управління змінами;
   – Завершення, аналіз отриманих уроків, преміювання та мотивація.
3. Інструкції щодо виконання операцій в інформаційній системі корпоративного управління проєктами.
4. Структури проєктів.
5. Додаткові положення.

Організація робіт

Розробка Регламенту ведеться паралельно з плануванням обраних Замовником пілотних проєктів. У цьому випадку, у наших консультантів є можливість глибоко проникнути в специфіку бізнесу Замовника, запропонувати життєздатні варіанти інструкцій/рекомендацій Регламенту. Остаточна адаптація відбувається на етапі дослідно-промислової експлуатації Регламенту.

Етапи розробки чинного Регламенту УП включають:

1. Спільне планування проєктів. Даний етап замінює класичне консалтингове дослідження бізнес-процесів “ЯК Є”, але на відміну від такого “дослідження”, отримані наробки можна відразу застосовувати на практиці для виконання і контролю проєктів.
2. Характеристика взаємодії підрозділів. На основі відстеження графіків проєктів визначаються і структуруються інтерфейси взаємодії підрозділів компанії один з одним та з замовниками. Чітко визначаються, документуються і прив’язуються до часу відповідальності кожного з виконавців проєкту.
3. Розробка Регламенту Управління Проєктами. Оформлення процедурної документації для організації процесів управління проєктами, а також супутніх шаблонів документів для УП і шаблонів графіків проєктів.
4. Впровадження Регламенту УП. Регламент перевіряється на реальних процесах, тобто декілька пілотних проєктів виконуються “строго за регламентом” і визначається необхідність і достатність описаних процесів та інструментів, після чого вносяться коригування в процедури регламенту і проводяться налаштування інформаційної системи УП.
5. Навчання співробітників. Результат регламентування являє собою просто пакет документів, і якщо їх не будуть знати й застосовувати – вся робота і витрати виявляться марними. Тому фінальний етап включає кілька рівнів навчання – від невеликої презентації ключовим співробітникам до повноцінного тренінгу з управління проєктами за допомогою створеного регламенту для керівників і команд проєктів.

Структура та оформлення

Документи, що становлять Регламент, організовані спеціальним матричним способом. Подібні структури дозволяють досягти необхідної легкості в практичному використанні у Замовника. Структурування документів Регламенту надає учаснику проєкту в кожен момент часу коротку (2-3 сторінки) інструкцію, що потрібно робити саме зараз і саме йому, позбавляючи його від читання багатотомних документів. Документи Регламенту одночасно структуруються:

• з одного боку – по групах процесів управління проєктами (ініціація, планування, виконання/управління змінами, завершення);
• з іншого – за організаційною структурою Замовника (вище керівництво, проєктний офіс, керівники проєкту, департаменти/відділи, партнери/субпідрядники й т.д.).

Замовлення послуг з розробки регламентів

Для замовлення тренінгу та отримання додаткових консультацій з навчання заходьте до розділу КОНТАКТИ: PMDoc.ua/Contacts

Для отримання детальної інформації щодо складу послуг звертайтеся до Анатолія Савіна:
Телефон: +380 (67) 744-4615
Ел.пошта: anatolii@savin.pm
Skype: anatolysavin