ISO 21500 "Контекст та концепції" - це неофіційний переклад міжнародного стандарту ISO 21500:2021 "Project, programme and portfolio management — Context and concepts". Користуйтесь, та надсилайте свої зауваження та пропозиції.

Підтримати розробку стандартів українською

Передмова

ISO (the International Organization for Standardization – Міжнародна організація стандартизації) – це всесвітня федерація національних органів стандартизації (установи-учасники ISO). Робота з підготовки міжнародних стандартів зазвичай здійснюється в технічних комітетах ISO. Кожна установа-учасниця, що зацікавлена у предметі, для якого створено технічний комітет, має право бути представленою у цьому комітеті. В роботі також беруть участь урядові та неурядові міжнародні організації, що мають зв'язки з ISO. ISO тісно співпрацює з Міжнародною електротехнічною комісією (МЕК) з усіх питань електротехнічної стандартизації.

Процедури, використані для розробки цього документа, та процедури, призначені для його подальшого впровадження, описані в Частині 1 Директив ISO/IEC. Зокрема, слід зазначити, що для різних типів документів ISO необхідні різні критерії затвердження. Цей документ розроблено відповідно до редакційних правил Частини 2 Директив ISO/IEC (див. www.iso.org/directives).

Варто зазначити, що деякі елементи цього документа можуть бути предметом патентних прав. ISO не несе відповідальності за виявлення будь-яких або всіх таких патентних прав. Детальна інформація про будь-які патентні права, виявлені під час розробки документа, міститиметься у Вступі та/або в списку ISO отриманих патентних заявок (див. www.iso.org/patents).

Будь-яке комерційне найменування, яке використовується в цьому документі, є інформацією, наданою для зручності користувачів, і не є її схваленням.

Пояснення добровільного характеру стандартів, значення конкретних термінів та висловів ISO, що стосуються оцінки відповідності, а також інформація про дотримання ISO принципів Світової організації торгівлі (СОТ), що містяться в Угоді про технічні бар’єри у торгівлі (ТБТ), доступні за посиланням: www.iso.org/iso/foreword.html.

Комітетом, відповідальним за цей документ, є Технічний комітет ISO/TC 258, Управління проєктами, програмами та портфелями.

Ця друга редакція разом із ISO 21502:2020 "Контекст та концепції", скасовує та замінює першу редакцію (ISO 21500:2012), яку було технічно переглянуто. До основних змін у поточній редакції порівняно з попередньою належать такі:

  • у цьому документі наведено огляд середовища управління проєктами, програмами та портфелями, врядування ними, а також основні фактори, що впливають на середовище у ширшому контексті;
  • у цьому документі наведено загальний вигляд взаємозв'язків між підготовленими ISO/TC 258 стандартами щодо управління проєктами, програмами та портфелями, хоча настанови щодо управління проєктами тепер наведено в ISO 21502.

Будь-які відгуки або запитання щодо цього документа повинні скеровуватися до національного органу стандартизації країни читача документа. Повний перелік цих органів наведено за посиланням: www.iso.org/members.html.

Вступ

Цей документ (ISO 21500 "Контекст та концепції") містить загальні настанови щодо використання підготовлених ISO/TC 258 стандартів щодо управління проєктами, програмами та портфелями, а також огляд цих дисциплін та пов'язаного з ними врядування в організації.

До цільової аудиторії цього документа належать, включаючи, але не обмежуючись наведеним:

  • практики та фахівці з управління проєктами, управління програмами та управління портфелями;
  • директори, керівники вищого рівня, спонсори та інші органи врядування, що здійснюють нагляд за проєктами, програмами та портфелями;
  • стейкхолдери проєктів, програм та портфелів;
  • академічна спільнота;
  • розробники національних, організаційних, галузевих стандартів, а також державної політики;
  • користувачі будь-якого зі підготовлених ISO/TC 258 стандартів щодо управління проєктами, програмами та портфелями.

1 Вміст

У цьому документі (ISO 21500 "Контекст та концепції") визначено контекст організацій та основоположні концепції для здійснення управління проєктами, програмами та портфелями. У ньому також наведено настанови для організацій щодо впровадження та вдосконалення управління проєктами, програмами та портфелями, використовуючи підготовлені ISO/TC 258 стандарти.

Цей документ можна застосовувати до більшості організацій, зокрема державних та приватних, незалежно від розміру та типу організації. Його також можна застосовувати до будь-якого проєкту, програми чи портфеля незалежно від рівня складності, розміру чи тривалості.

Подальші настанови щодо управління проєктами, програмами та портфелями, а також врядування ними, наведено в ISO 21502, ISO 21503, ISO 21504 та ISO 21505.

2 Нормативні посилання

У цьому документі (ISO 21500 "Контекст та концепції") відсутні нормативні посилання.

3 Визначення та тлумачення

Нижченаведені визначення і тлумачення застосовуються для цілей цього документу (ISO 21500 "Контекст та концепції").

ISO та IEC підтримують термінологічні бази даних для використання в стандартизації за такими адресами:

3.1
вигода (benefit)
створена перевага, цінність чи інший позитивний ефект
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.6]

3.2
бізнес-кейс (business case)
задокументоване обґрунтування на підтримку прийняття рішення про зобов’язання щодо проєкту (3.15), програми (3.12) або портфелю (3.9)
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.8]

3.3
доробок (deliverable)
унікальний, придатний для перевірки елемент, що повинен з'явитись в результаті проєкту (3.15)
[ДЖЕРЕЛО: ISO 21502:2020, 3.9]

3.4
врядування (governance)
принципи, політики та рамкова основа, відповідно до яких керують організацією та контролюють її
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.25]

3.5
орган врядування (governing body)
особа, група або організація, відповідальна за врядування (3.4) організацією, організаціями або частиною організації
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.26]

3.6
нагода (opportunity)
виникнення ризику, який може мати сприятливий вплив
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.36]

3.7
кінцевий результат (outcome)
зміна в результаті використання проміжного результату (3.8) проєкту (3.15)
[ДЖЕРЕЛО: ISO 21502:2020, 3.10]

3.8
проміжний результат (output)
сукупні матеріальні чи нематеріальні доробки (3.3), які утворюють результат проєкту (3.15)
[ДЖЕРЕЛО: ISO 21502:2020, 3.14]

3.9
портфель (portfolio)
набір компонентів портфелю (3.10), згрупованих разом для полегшення управління ними для досягнення стратегічних цілей
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.42]

3.10
компонент портфелю (portfolio component)
проєкт (3.15), програма (3.12), портфель (3.9) або інша супутня робота
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.43]

3.11
управління портфелями (portfolio management)
скоординовані операції для спрямування і контролю досягнення стратегічних цілей
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.45]

3.12
програма (programme)
група компонентів програми (3.13) якою скоординовано керують задля реалізації вигід (3.1)
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.50]

3.13
компонент програми (programme component)
проєкт (3.15), програма (3.12) або інша супутня робота
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.52]

3.14
управління програмами (programme management)
скоординовані операції для спрямування і контролю реалізації визначених вигід (3.1) та дробків (3.3)
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.54]

3.15
проєкт (project)
тимчасова діяльність для досягнення однієї чи більше цілей
[ДЖЕРЕЛО: ISO 21502:2020, 3.20]

3.16
управління проєктами (project management)
скоординовані операції для спрямування і контролю за досягненням узгоджених цілей
[ДЖЕРЕЛО: ISO 21502:2020, 3.24]

3.17
спонсор (sponsor)
особа, яка несе відповідальність за отримання ресурсів та прийняття управлінських рішень з метою досягнення успіху
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.78]

3.18
стейкхолдер (stakeholder)
особа, група осіб або організація, які можуть впливати, перебувати під впливом або вважати себе під дією впливу будь-якого аспекту проєкту (3.15), програми (3.12) або портфелю (3.9)
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.79]

3.19
загроза (threat)
ризик, виникнення якого матиме негативний вплив
[ДЖЕРЕЛО: ISO/TR 21506:2018, 3.83]

4 Концепції управління проєктами, програмами та портфелями 

4.1 Загальні 

Цей пункт описує загальний контекст, в якому функціонує врядування та управління проєктами, програмами та портфелями. На додаток до поточних операцій, управління проєктами, програмами та портфелями забезпечує інтегровану структуру управління для досягнення вартості. Проєкти, програми та портфелі існують в організаційному середовищі, а організація існує в більшому, зовнішньому середовищі.

Рисунок 1 ілюструє, що нагоди та загрози можна визначити за допомогою організаційної стратегії та цілей. Нагоди та загрози можна оцінити та додатково переробити у вимоги та бізнес-кейси. На основі цих бізнес-кейсів та використовуючи управління портфелями або іншу структуру управління, організація обирає та санкціонує проєкти та програми, що забезпечують доробки, проміжні та кінцеві результати діяльності. Застосовувані в операціях, доробки, проміжні та кінцеві результати повинні сприяти реалізації вигод для внутрішніх та зовнішніх стейкхолдерів. Вигоди можуть також сприяти подальшому розвитку стратегії та цілей організації.

ПРИМІТКА 1. Нагоди та загрози розглядаються зі стратегічної точки зору.
ПРИМІТКА 2. Пунктирні рядки в полі операцій вказують на те, що операції можуть розширюватися на проєкти, програми та портфоліо (див. “Інші пов’язані роботи”).

Рисунок 1 - Приклад контексту врядування та управління проєктами, програмами та портфелями 

4.2 Проєкти, програми та портфелі 

Організації виконують роботи задля досягнення цілей. Ці роботи можуть бути виконані, як поточні операції, проєкт або програма; або організовані, як портфель, разом з іншими суміжними роботами. Приклад взаємозв'язку між проєктами, програмами та портфелями наведено на Рисунку 2. Фокус кожної з цих організаційних операцій може бути узагальнений наступним чином:

  • Операції проводяться відносно стабільними командами в рамках постійних та повторюваних процесів і спрямовані на підтримку організації.
  • Проєкти виконуються тимчасовими командами та забезпечують доробки, проміжні результати, кінцеві результати та вигоди. Проєктом можна управляти як самостійними трудовитратами в рамках організації або як частиною більшої програми чи портфеля.
  • Програми - це групи програмних компонентів, координовано керованих для забезпечення переваг і синергії, сприяння досягненню спільних стратегічних та оперативних цілей та реалізації переваг.
  • Портфелі - це сукупність проєктів, програм та інших суміжних робіт, здійснюваних для забезпечення досягнення стратегічних цілей організації.

 

Рисунок 2 — Приклад взаємозв'язку між проєктами, програмами та портфелями 

4.3 Організаційне середовище 

На організаційне середовище діють як внутрішні, так і зовнішні фактори, що впливають на організаційну діяльність та прийняття рішень. Організація повинна враховувати внутрішній вплив на врядування та управління проєктами, програмами та портфелями. Внутрішнє середовище складається з внутрішніх стейкхолдерів і на нього впливають структура, культура та процеси організації. Внутрішні стейкхолдери включають, окрім іншого:

  • членів органу врядування;
  • керівників в ролі власників ресурсів або в інших операційних чи функціональних ролях; — спонсорів;
  • керівників проєктів, програм чи портфелю;
  • працівників організації, на яких впливає проєкт, програма чи портфель.

Структура та культура організації впливатимуть на спосіб прийняття рішень, спілкування та надання повноважень внутрішнім стейкхолдерам та іншим учасникам управління проєктом, програмою та портфелем. Врядування проєкта, програми та портфелю відображає структуру та культуру організаційного врядування, має вповноважувати внутрішніх стейкхолдерів та надавати підтримку для управління залученням та очікуваннями внутрішніх стейкхолдерів.

4.4 Зовнішнє середовище 

Зовнішнє середовище організації, що використовує управління проєктами, програмами та портфелем, впливає на здатність організації реалізовувати вигоди. Фактори, які слід враховувати в зовнішньому середовищі, включають, окрім іншого:

  • нагоди та загрози, що виникають внаслідок економічних, політичних, соціальних, технологічних, правових та екологічних обмежень;
  • очікування та вимоги уряду чи державних органів, клієнтів, постачальників, підрядників, інших ділових партнерів і громадськості;
  • вигоди від реалізації доробків, проміжних та кінцевих результатів, вироблених проєктами та програмами для зовнішніх стейкхолдерів;
  • проєкти, що залучають кілька організацій, як засіб для співпраці з частинами зовнішнього середовища.

4.5 Впровадження стратегії 

Організації можуть формувати стратегію, виходячи зі своєї місії, бачення, внутрішніх та зовнішніх факторів навколишнього середовища. Робота по виконанню стратегії та її цілей називається реалізацією стратегії. Стратегічні цілі організації можуть бути досягнуті шляхом реалізації проєктів, програм та оперативної діяльності, або різних їх комбінацій. Рисунок 3 відображає досягнення стратегії та цілей через портфель проєктів та програм.

Стратегічні цілі повинні керувати визначенням потенційних проєктів та програм, які можуть бути зібрані в одному або декількох портфелях (дивись ISO 21504). Фактори які враховуються під час вибору проєктів та програм включають, але не обмежуються наступними:

  • витрати проти вигоди;
  • типи вигод;
  • прийнятний рівень ризику та вплив ризику;
  • ув'язка зі стратегічними цілями;
  • доступність ресурсів;
  • терміни реалізації витрат та вигод.

Організація може використовувати управління портфелями для:

  • планування розподілення ресурсів та термінів реалізації вигод;
  • оцінки та зменшення загального впливу ризиків;
  • координації термінів проєктів, програм інших пов'язаних з цим робіт;
  • допомоги організації у впровадженні активних та свідомих рішень для вибору, пріоритезації та закриття проєктів, програм та інших пов'язаних з цим робіт.

 

ПРИМІТКА. Нагоди та загрози розглядаються зі стратегічної точки зору.

Рисунок 3 - Приклад реалізації стратегії.

4.6 Інтегровані підходи врядування та управління 

Основні концепції повинні керувати мисленням та поведінкою для врядування та управління проєктами, програмами та портфелями. Ці концепти включають але не обмежуються:

  • стратегічне узгодження: проєкти, програми та портфелі повинні бути пов'язані з організаційною стратегією та цілями;
  • безперервне обґрунтування: постійне обґрунтування бізнесу повинно використовуватися для підтвердження того, що очікувані вигоди можуть бути досягнені та риски будуть керованими, також повинно використовуватися для припинення роботи, коли обгрунтування бізнесу більше не підтримується;
  • відповідна рамкова основа: структури врядування та управління і контролю повинні бути пропорційними та відповідати виконуваній роботі, пов'язаним із нею ризикам та прийнятному рівню ризику в організації;
  • залучення стейкхолдерів та комунікації : доробки, проміжні та кінцеві результати повинні відповідати погодженим потребам встановлених організацією-спонсором та повинні бути затвердженими стейкхолдерами;
  • чіткі ролі та обов'язки: повноваження та відповідальність повинні бути визначені та назначені виконавцям та мають бути  послідовними та простежуваними на всіх рівнях проєкту, програми чи портфеля;
  • відповідне планування та управління: робота повинна бути належним чином спланована, а якістю слід активно керувати; способи роботи повинні бути адаптовані, щоб максимізувати ймовірність успіху в середовищі проєкту, програми чи портфелю;
  • постійне вдосконалення: досвід та засвоєні уроки повинні бути зафіксовані в рамках організаційної бази знань, якою слід ділитися та використовувати для сприяння вдосконаленню ефективності майбутнього проєкту, програми чи портфелю.

Інтегрований підхід врядування та управління для проєктів, програм та портфелів, включаючи вищеназвані концепти, повинен сприяти:

  • побудові загального розуміння організаційних стратегій, цілей, планів та дорожніх шляхів;-розвиваючи фокус на реалізацію стратегічних цілей;
  • забезпеченню прозорості та сумісності вкладу до стратегічних цілей;
  • полегшенню комунікацій;
  • забезпеченню прозорості використання ресурсів та причин використання ресурсів;
  • роблячи прогрес чіткішим за допомогою послідовного звітування, вибору рішень та процедур ескалації.

Використання управління проєктами, програмами та портфелем, у поєднанні з врядуванням , можуть забезпечити керівні принципи, структури, процеси та інструменти для створення доробків, проміжних та кінцевих результатів для реалізації запланованих переваг. Використання комплексного підходу може підтримати реалізацію стратегії, як показано на Рисунку 3.

5 Стандарти управління проєктами, програмами та портфелями 

5.1 Загальні 

Стандарти управління проєктами, програмами та портфелями, підготовлені ISO/TC 258, складаються з цього документу (загального стандарту) та чотирьох основних стандартів (ISO 21502 щодо управління проєктами, ISO 21503 щодо управління програмами, ISO 21504 щодо управління портфелем та ISO 21505 щодо врядування), доповнене підтримуючими стандартами та словником (див. Рисунок 4). Цей пункт містить огляд, та керівництво для, використання управління проєктом, управління програмою, управління портфелем та стандарти врядування.

Рисунок 4 - Стандарти управління проєктом, програмою та портфелем 

5.2 Огляд 

5.2.1 Ключові стандарти 

ISO 21502, стандарт управління проєктом, надає керівництво щодо концептів та практик для проєктного управління що є важливим для та має вплив на успішне постачання проєкту.

ISO 21503, стандарт управління програмами, надає керівництво щодо підтримки налаштування та відстеження інтегрованих компонентів програми та реалізації переваг.

ISO 21504, стандарт управління портфелем, надає керівництво  щодо управління портфелем проєктів та програм. Він розглядає необхідність послідовного підходу до управління стратегічним узгодженням проєктів, програм, портфелів та інших пов'язаних з цим робіт.

ISO 21505, стандарт врядування, надає вказівки щодо покращення підзвітності та прозорості, а також щодо санкціонування, керівництва, надання повноважень, нагляду та обмеження управління проєктами, програмами та портфелями.

5.2.2 Допоміжні стандарти та словник 

Допоміжні стандарти надають керівництво щодо використання різних практик управління проєктами, програмами та портфелем.

ПРИКЛАД.  ISO 21508 та ISO 21511.

Допоміжний стандарт може застосовуватися до управління проєктами або програмами в організації, як це вимагається в рамках структури врядування цієї організації.

ISO/TR 21506 визначає терміни які використовуються в врядування проєктом, програмою та портфелем та іншими пов'язаними з цим роботами.

5.3 Переваги використання стандартів в управлінні проєктами, програмами та портфелями 

5.3.1 Загальне 

Хоча існує багато способів реалізації управління проєктами, програмами та портфелем та відповідної системи врядування, використання стандартів, підготовлених ISO/TC 258, забезпечує структурований підхід, який може сприяти збільшенню вигод.  Цей підпункт описує конкретні переваги використання ISO 21502, ISO 21503, ISO 21504 та ISO 21505.  Загальні переваги їх використання включають, не обмежуючись цим: надання загальної та міжнародно визнаної системи відліку для концепцій, керівних принципів, фреймворків та процесів щодо застосування управління проєктами, програмами та портфелем та відповідної системи воядування.

5.3.2 Управління проєктами  

Переваги використання ISO 21502 включають, але не обмежуються наступним:

  • просування нагод для перетворення ідей у матеріальні та нематеріальні доробки, проміжні результати, кінцеві результати та вигоди;
  • посилення організаційної сили шляхом реалізації проєктів;
  • забезпечення інтегрованого управління плануванням, перевагами, обсягом, ресурсами, розкладом, вартістю, ризиком, проблемами, контролем змін, якістю, залученням зацікавлених сторін, комунікацією, організаційними та суспільними змінами, звітністю, інформацією та документацією, закупівлями, висновками та іншими практиками управління проєктами.

5.3.3 Управління програмами

Переваги використання ISO 21503 включають, але не обмежуються наступним:

  • ініціювання та координація проєктів для досягнення бажаного результату;
  • підтримка послідовного нагляду за проєктами, які разом сприяють досягненню бажаного результату;
  • сприяння використанню практик управління для інтегрованого управління спорідненими проєктами або іншими компонентами програми;
  • посилення стратегічних переваг та забезпечення стійких змін;
  • вироблення узгодженості між стратегією та результатами через управління вигодами;
  • посилення залучення стейкхолдерів шляхом скоординованого впровадження споріднених проєктів, програм та іншої супутньої роботи;
  • забезпечення реалізації організаційної цінності.

5.3.4 Управління портфелями 

Переваги використання ISO 21504 включають, але не обмежуються наступним:

  • відбір проєктів та програм, що сприятимуть узгодженій організаційній стратегії та цілям;
  • підтримка послідовного нагляду за проєктами та програмами, які разом сприяють досягненню узгодженої стратегії та цілей;
  • розробка систематичної методології вибору та пріоритезації проєктів, програм та портфелів серед конкуруючих нагод;
  • створення та узгодження проєктів, програм та портфелів зі стратегічними цілями організації;
  • забезпечення узгодженності між організаційним врядуванням та управлінням проєктами та програмами;
  • поліпшення узгодженності стратегії з доробками, проміжними та кінцевими результатами за допомогою управління цінністю та вигодами.

5.3.5 Врядування 

Переваги використання ISO 21505 включають, але не обмежуються наступним:

  • уточнення підзвітності;
  • встановлення прозорості;
  • покращення взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами;
  • управління організаційним ризиком;
  • уточнення організаційних цінностей, етики та процесів.

5.4 Міркування щодо вибору стандартів

Вибір стандарту(ів), який слід застосувати до конкретної організації, може залежати від декількох міркувань, включаючи, але не обмежуючись наступними:

  • досягнення стратегічних цілей;
  • ряд варіантів для досягнення стратегічних цілей і ряд проєктів та програм, що підтримують ці цілі;
  • потреба в інтеграції серед двох чи більше проєктів, програм чи пов'язаних робіт, між внутрішніми та зовнішніми по відношенню до організації;
  • проєктне оточення, що включає внутрішнє та зовнішнє по відношенню до організації;
  • структура врядування організації;
  • підходи до управління;
  • організаційна культура та цінності;
  • відшкодування ресурсів;
  • договірні стосунки.

Аналіз цих пунктів та інших міркувань унікальних для організації мають бути основою для відбору придатних стандартів і впровадження їх в межах організації. ISO 21502ISO 21503  та ISO 21504 містять передумови для практики управління проєктами, програмами та портфелями за допомогою відбору та використання стандартів.

Коли організація визначається зі стандартом(ами), який буде використовувати, слід звертатися до стандарту врядування, ISO 21505, для впровадження рамки для процесів, процедур та практик, забезпечення врядування проєктами, програмами та портфелями як інтегрованою частиною загального врядування організацією.

Бібліографія

[1] ISO 21502, Управління проєктами, програмами, портфелями - Настанови щодо управління проєктами
[2] ISO 21503, Управління проєктами, програмами, портфелями - Настанови щодо управління програмами
[3] ISO 21504, Управління проєктами, програмами, портфелями - Настанови щодо управління портфелями
[4] ISO 21505, Управління проєктами, програмами, портфелями - Настанови щодо врядування
[5] ISO/TR 21506, Управління проєктами, програмами, портфелями - Словник
[6] ISO 21508, Управління здобутою цінністю в управлінні проєктами та програмами
[7] ISO 21511, Ієрархічна структура робіт для управління проєктами та портфелями