Якщо Ви берете участь в управлінні проєктами, можливо, Ви чули про «зрілість ОУП». «Зрілий» офіс управління проєктами (ОУП, PMO) є результатом багаторічного перегляду шаблонів та процесів, тестування та налаштування. За завичай, зрілий ОУП перетворився з простого сховища процесу на драйвер процесу, пов’язаний зі стратегією підприємства, який допомагає узгодити процеси з цією стратегією. Аудит ОУП допомагає точно розуміти на якому рівні зрілості знаходиться ОУП організації, та, виходячи з цього, розробляти правильні плани розвитку ОУП.

Організаційна зрілість в управлінні проєктами поділяється на чотири основні рівні:

  1. Рівень 1: У професійній діяльності компанії встановлено та використовується професійна мова управління проєктами. Що означає однакове розуміння та використання понятійного апарату та глосарію управління проєктами всіма співробітниками, що беруть участь у проєктах.
  2. Рівень 2: Співробітники, що беруть участь у проєктах, вміють самостійно керувати нескладними проєктами та/або ефективно працювати у команді управління комплексними проєктами.
  3. Рівень 3: Створено пакет процедурно-регламентуючої документації, що формалізує методологію управління проєктами. Ця методологія вбудована у систему бізнес-процесів компанії.
  4. Рівень 4: Встановлено та застосовуються інструменти сталого розвитку – бенчмаркінг, реінжиніринг бізнес-процесів, система управління якістю (з використанням базових процесів управління проєктами ISO 10006 або ISO 21502).

Умови переходу на рівні

Умови, які має виконати компанія, щоб відповідати різним рівням зрілості:

Перший рівень зрілості

  1. У компанії існує затверджений глосарій термінів управління проєктами.
  2. Цей глосарій легко доступний для всіх співробітників компанії. Усі нові співробітники обов’язково знайомляться з цим глосарієм, тобто HR-департаментом налагоджено процес термінологічної підготовки співробітників при прийомі на роботу.
  3. Усі співробітники компанії, які прямо чи опосередковано беруть участь у проєктах, пройшли базове навчання з управління проєктами. При цьому базовий тренінг має бути змінено з урахуванням глосарію компанії. Інструктор повинен на тренінгу застосовувати термінологію управління проєктами, прийняту у компанії.

Другий рівень зрілості

  1. Існує та доведено співробітникам короткий опис процесів управління проєктами, що застосовуються у компанії.
  2. Існують та надані співробітникам шаблони основних документів для управління проєктами, а також послідовність та правила їх заповнення та підтримки в актуальному стані.
  3. У компанії існує елементарна інформаційна система управління проєктами (наприклад, єдине сховище проєктних документів та/або календар завдань проєктної команди).
  4. Компанія пройшла аудит, в результаті якого продемонструвала, що учасники проєктів однаково розуміють та використовують процеси управління проєктами, документи управління проєктами та інформаційну систему управління проєктами.

Третій рівень зрілості

  1. Існує та використовується співробітниками пакет регламентуючих процедур та шаблонів документів для ініціації, планування, виконання, контролю та завершення проєктів.
  2. У компанії є інформаційна система управління проєктами, що надає єдине комунікаційне поле проєктним командам.
  3. Компанія пройшла аудит, в результаті якого продемонструвала, що учасники проєктів використовують методологію та інформаційну систему управління проєктами.

Четвертий рівень зрілості

  1. Налагоджено процес внутрішнього навчання нових співробітників компанії та нових учасників проєктів.
  2. Налагоджено процес регулярної перевірки знань співробітниками методології управління проєктами та інформаційної системи управління проєктами, що виеористовується.
  3. Налагоджено процес оформлення накопиченого досвіду кожного завершеного (у тому числі й закритих достроково) проєкту з виробленням рекомендацій та внесенням узгоджених змін до методології та інформаційних інструментів управління проєктами.

«Визрівання» ОУП

Визрівання ОУП — це процес переходу ОУП через етапи від акценту на операційній ефективності до фокусування на стратегічній узгодженості. Зрілий ОУП не просто дотримується вказівок керівництва та описує свої процеси прийняття рішень. Зрілий ОУП сприяє прийняттю якісних рішень, постійно оцінюючи результати рішень та підтримуючи їх відповідно до стандартів, які регулярно переглядаються та покращуються. Зрілий ОУП забезпечує якість, послідовність та точність.

ОУП стає зрілим за рахунок поліпшення поточного репозиторію шаблонів, навчання, отриманих уроків і передових практик.

Наш підхід до оцінки зрілості ОУП

  1. Підготовка до оцінки. На першому етапі уточнюємо цілі та очікування. Потім ми визначаємо ключових стейкхолдерів та переглядаємо вже наявну інформацію.
  2. Проведення оцінки. Потім ми розмовляємо з ключовими стейкхолдерами, щоб отримати уявлення про ситуацію. Ми виявляємо розриви між фактичним та бажаним рівнем зрілості, використовуючи Maturity/Gap Analysis.
  3. Обговорення рекомендацій. Далі визначаємо та обговорюємо рекомендації. Ми оцінюємо ваш потенціал для покращення, а також оптимальний шлях впровадження.
  4. Створення дорожньої карти. Нарешті, створюється дорожня карта, яка включає узгодження, пріоритезацію та поетапність ініціатив, включаючи підхід до змін та налагодження комунікації та управління.

Інструмент оцінки зрілості ОУП

Наш інструмент для оцінки зрілості розроблений у вигляді запитальника, який вимірює відповіді певні характеристики функцій ОУП кожному рівні зрілості. Відповідям надаються бали, які потім підсумовуються, і результат надається користувачеві у графічному форматі з діаграмами, що показують наступні бали:

  • Загальний рівень зрілості
  • Рівень зрілості кожної категорії функцій ОУП

Рівень вважається досягнутим тільки в тому випадку, якщо на всі питання, що відносяться до цього рівня та більш низьких рівнів, дано позитивну відповідь. Шлях поліпшення вказується характеристиками, куди було дано негативну відповідь, що означає напрям поліпшення.

Результати

Після завершення цієї оцінки зрілості ви можете розраховувати на такі результати:

  1. Розуміння поточного рівня зрілості ОУП
  2. Підвищення обізнаності про цінність та ефективність вашого ОУП
  3. Стратегічний план підвищення зрілості вашого ОУП
  4. Конкурентна перевага за рахунок руху до вищої зрілості ОУП

Замовлення аудиту ОУП

Для замовлення аудиту ОУП та отримання додаткових консультацій з аудиту заходьте до розділу КОНТАКТИ: PMDoc.ua/about/Contacts