Документування — є одним з найважливіших елементів в управлінні проєктами, але гонитва за економією часу та людських ресурсів часто призводить до того, що ми свідомо або похапцем не приділяємо управлінському документуванню належної уваги. А даремно! Розумна проєктна бюрократія вкрай корисна! Але розумієш це тільки після деякого часу…Під терміном «управлінське документування» мається на увазі документування безпосередньо процесів і результатів управління проєктом. Не плутати з «технічним» або «технологічним документуванням», яке необхідно для опису продукту проєкту:
- Управлінське документування – це розробка, оформлення, розповсюдження, зберігання та облік документів, які необхідні для забезпечення УПРАВЛІННЯ проєктом
- Технічне документування – документи, необхідні для технічного опису продукту проєкту, передачі результатів проєкту користувачеві, а також грамотної експлуатації та ремонту продуктів проєкту.
Команда PMDoc надає послуги управлінського документування проєктів
Чому це важливо?
Документи, в управлінні проєктом, виконують такі функції:
- Інформаційна функція визначається потребою команди проєкту в документуванні, зберіганні, наданні та обміні інформацією. Кожен документ має певну «інформаційну місткість», тобто кількість і якість інформації, а також повноту, оптимальність та актуальність представленої в ньому інформації.
- Управлінська функція, що забезпечує процес управління. У ній документ виступає як засіб управління діяльністю, а також встановлює або впорядковує дії учасників проєкту.
- Юридична функція – коли документ є письмовим доказом і джерелом права, як у випадку з контрактами, ліцензіями та ін.
Людство не дарма придумало і зарегламентувало діловодство. З одного боку, це уповільнює та ускладнює саму діяльність, з іншого боку – є можливість в будь-який момент звернутися до «минулого» і відновити детальну картину і послідовність подій. Якщо не надавати належного значення проєктному діловодству, то настає момент, коли вже не виходить відновити ланцюг подій і зрозуміти хто, коли та чому прийняв ті чи інші рішення; на якому етапі та з яких причин проєкт почав вибиватися з графіка і бюджету; і т. д.
Отже, узагальнюючи та доповнюючи вищесказане, управлінське документування:
- Дисциплінує виконавців шляхом структуризації діяльності – напиши, як будеш робити; роби, як написав; оформ все документально; а після закінчення зроби підсумки.
- Дозволяє в будь-який момент звернутися до минулих напрацювань і нічого не забути.
- Забезпечує облік діяльності та прийнятих рішень.
Організація робіт
Ми можемо увійти до складу команди вашого проєкту на постійній або аутсорсинговій основі, та виконати наступні послуги з документування:
- Оцінка наявної системи документування.
- Визначення стандарту для документування проєкту.
- Визначення, впровадження та адаптація програмного забезпечення для документування.
- Розробка моделі проєктного документообігу.
- Розробка шаблонів документів.
- Організація процесів заповнення та ведення документів.
- Оцінка збалансованості заповнених документів і правильності їх заповнення.
- Фіналізація документів і підведення уроків досвіду для використання в наступних проєктах.
Замовлення послуг з документування проєктів
Для замовлення тренінгу та отримання додаткових консультацій з навчання заходьте до розділу КОНТАКТИ: PMDoc.ua/Contacts
Для отримання детальної інформації щодо складу послуг звертайтеся до Анатолія Савіна:
Телефон: +380 (67) 744-4615
Ел.пошта: anatolii@savin.pm
Skype: anatolysavin
Залишити відповідь
Бажаєте приєднатись до дискусії?Не соромтеся робити внески!