Документування — є одним з найважливіших елементів в управлінні проєктами, але гонитва за економією часу та людських ресурсів часто призводить до того, що ми свідомо або похапцем не приділяємо управлінському документуванню належної уваги. А даремно! Розумна проєктна бюрократія вкрай корисна! Але розумієш це тільки після деякого часу…Під терміном «управлінське документування» мається на увазі документування безпосередньо процесів і результатів управління проєктом. Не плутати з «технічним» або «технологічним документуванням», яке необхідно для опису продукту проєкту:

• Управлінське документування – це розробка, оформлення, розповсюдження, зберігання та облік документів, які необхідні для забезпечення УПРАВЛІННЯ проєктом
• Технічне документування – документи, необхідні для технічного опису продукту проєкту, передачі результатів проєкту користувачеві, а також грамотної експлуатації та ремонту продуктів проєкту.

Команда PMDoc надає послуги управлінського документування проєктів

Чому це важливо?

Документи, в управлінні проєктом, виконують такі функції:

1. Інформаційна функція визначається потребою команди проєкту в документуванні, зберіганні, наданні та обміні інформацією. Кожен документ має певну «інформаційну місткість», тобто кількість і якість інформації, а також повноту, оптимальність та актуальність представленої в ньому інформації.
2. Управлінська функція, що забезпечує процес управління. У ній документ виступає як засіб управління діяльністю, а також встановлює або впорядковує дії учасників проєкту.
3. Юридична функція – коли документ є письмовим доказом і джерелом права, як у випадку з контрактами, ліцензіями та ін.

Людство не дарма придумало і зарегламентувало діловодство. З одного боку, це уповільнює та ускладнює саму діяльність, з іншого боку – є можливість в будь-який момент звернутися до «минулого» і відновити детальну картину і послідовність подій. Якщо не надавати належного значення проєктному діловодству, то настає момент, коли вже не виходить відновити ланцюг подій і зрозуміти хто, коли та чому прийняв ті чи інші рішення; на якому етапі та з яких причин проєкт почав вибиватися з графіка і бюджету; і т. д.

Отже, узагальнюючи та доповнюючи вищесказане, управлінське документування:

• Дисциплінує виконавців шляхом структуризації діяльності – напиши, як будеш робити; роби, як написав; оформ все документально; а після закінчення зроби підсумки.
• Дозволяє в будь-який момент звернутися до минулих напрацювань і нічого не забути.
• Забезпечує облік діяльності та прийнятих рішень.

Організація робіт

Ми можемо увійти до складу команди вашого проєкту на постійній або аутсорсинговій основі, та виконати наступні послуги з документування:

1. Оцінка наявної системи документування.
2. Визначення стандарту для документування проєкту.
3. Визначення, впровадження та адаптація програмного забезпечення для документування.
4. Розробка моделі проєктного документообігу.
5. Розробка шаблонів документів.
6. Організація процесів заповнення та ведення документів.
7. Оцінка збалансованості заповнених документів і правильності їх заповнення.
8. Фіналізація документів і підведення уроків досвіду для використання в наступних проєктах.

Замовлення послуг з документування проєктів

Для замовлення тренінгу та отримання додаткових консультацій з навчання заходьте до розділу КОНТАКТИ: PMDoc.ua/Contacts

Для отримання детальної інформації щодо складу послуг звертайтеся до Анатолія Савіна:
Телефон: +380 (67) 744-4615
Ел.пошта: anatolii@savin.pm
Skype: anatolysavin