Регламент Управління Проєктами

За основу регламенту будуть взяті стандарти ISO серії 21500, які включають:

1. ISO 21500:2021 “Контекст та концепції”
2. ISO 21502:2020 “Настанови щодо управління проєктами”
3. ISO 21503:2022 “Настанови щодо управління програмами”
4. ISO 21504:2022 “Настанови щодо управління портфелями”
5. ISO 21505:2017 “Настанови щодо врядування”
6. ISO/TR 21506:2018 “Словник”
7. ISO 21508:2018 “Управління здобутою цінністю”
8. ISO 21511:2018 “Ієрархічна структура робіт”

Enable tooltip

Enable tooltip

Enable tooltip

Enable tooltip

Enable popover

Enable popover

Використання стандартів ISO у якості основи для розробки регламенту надасть наступні переваги:

• Впорядкування термінології управління проєктами з державною та міжнародною.
• Гармонізація нормативної бази Замовника в сфері проєктного управління з державною та міжнародною.
• Підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг з управління проєктами.
• Усунення перешкод у торгівлі (особливо в держ. замовленнях).
• Сприяння науково-технічному співробітництву.

Регламент проходить перевірку на реальних проєктах Замовника, тобто управління проєктами ведеться відповідно до розробленого Регламенту, одночасно визначається необхідність і достатність описаних процесів та інструментів. Після чого до Регламенту вносяться необхідні коригування.

Регламент створюється у вигляді робочих процесів Microsoft Project і вбудовується до ІСУП. Оскільки бізнес-процеси управління проєктами знаходяться не в окремих документах, а безпосередньо в ІСУП, користувачі виконують їх у певній послідовності, отримують інструкції з виконання процесів тут же в інтерфейсі ІСУП, мають доступ до всіх потрібних шаблонів документів за прямими посиланнями, а також швидко знаходять можливості для поліпшення процесів.

Приклад подання Робочого Процесу в ІСУП Microsoft Project

Як додатковий компонент, для ключових співробітників замовника проводиться короткий тренінг з управління проєктами за допомогою створеного Регламенту.

Інтеграція ШІ у регламент управління проєктами:

• Оптимізація процесів: Штучний інтелект (ШІ) може постійно моніторити бізнес-процеси в ІСУП і пропонувати коригування для підвищення ефективності, такі як автоматизація повторюваних завдань або виявлення вузьких місць процесу.
• Перевірки відповідності на базі ШІ: Інструменти ШІ можуть автоматично перевіряти дотримання стандартів ISO або обраної клієнтом нормативної бази, зменшуючи ручні зусилля та помилки.
• Призначення ролей: Алгоритми машинного навчання можуть аналізувати історичні дані проєктів, щоб рекомендувати оптимальні призначення ролей на основі навичок, минулої продуктивності та потреб проєкту.
• Динамічна адаптація шаблонів: Системи на базі ШІ можуть адаптувати шаблони (наприклад, реєстри ризиків або журнали змін) на основі типу проєкту, складності або історичних даних, забезпечуючи актуальність та зменшуючи час на налаштування.
• Залучення стейкхолдерів у реальному часі: ШІ може покращити комунікацію, визначаючи найкращі часи та методи для залучення стейкхолдерів, забезпечуючи своєчасні сповіщення та відповіді.
• Навчання та обмін знаннями: Навчальні платформи на базі ШІ можуть надавати персоналізовані рекомендації співробітникам, допомагаючи їм ефективно освоювати нові нормативи та бізнес-процеси.

Результати роботи на даному етапі:

• Чіткі визначення та фреймворки для завдань, проєктів, програм проєктів та портфелів проєктів, включаючи розробку та коригування механізму класифікації.
• Комплексна процедура ініціації проєкту, що окреслює ролі ініціаторів проєкту та замовників, з механізмами для точного розрахунку бюджету, уточнення та змін.
• Чітко визначені обов’язки та повноваження керівників проєктів, з суворим процесом відбору керівників проєктів.
• Формалізовані ролі та обов’язки інших учасників проєкту, ефективний розподіл функцій та навантаження, а також заохочувальні винагороди, пов’язані з результатами проєкту.
• Точно визначені процеси управління та реалізації проєктів, візуалізовані через діаграму, що ілюструє робочий процес у ІСУП.
• Комплексний пакет проєктних шаблонів, включаючи класифікатори, статути, базові плани, журнали змін та обставин, реєстри ризиків та форми запитів на зміни, покращені за допомогою ШІ для налаштування та актуальності.
• Міцна процедура управління змінами, що охоплює ідентифікацію, узгодження, відстеження та аналіз змін протягом життєвого циклу проєкту.
• Налаштовані інформаційні точки для стейкхолдерів для ефективної комунікації та залучення.
• Безперешкодна інтеграція бізнес-процесів управління проєктами в ІСУП, підтримана автоматизацією та інструментами прийняття рішень на базі ШІ.

За допомогою Регламенту вся робота з ІСУП ділиться на елементарні блоки, тобто на кожному певному етапі управління проєктом, кожна певна роль виконує певний процес з використанням певних інструментів. Це створює основу для проведення змін і поліпшень ІСУП та самого Регламенту.

Наприклад, якщо регулярно виникають збої при оповіщенні учасників проєктів після внесення змін в проєкти, то потрібно налаштувати всього один інструмент, виправити всього один процес, або навчити всього одну роль, після чого якість системи в цілому покращиться.

Приклад Діаграми роботи з ІСУП