На даному етапі передбачається розробити й впровадити процеси та інструментарій управління ризиками всього портфеля проєктів та ризиками кожного окремого проєкту (enterprise risk management).

Основне завдання управління ризиками портфеля – забезпечити, щоб проєкти в портфелі досягли максимально можливого успіху відповідно до стратегії та бізнес-моделі організації. Це досягається шляхом врівноваження можливостей і загроз, шляхом виявлення і балансування факторів ризику (екологічних, людських, законодавчих, виробничих і т.д.). Залежності між цими факторами іноді призводять до виникнення ризиків, які вимагають внесення змін у весь портфель проєктів, часто до запуску нових проєктів.

Структура управління ризиками портфеля дозволяє менеджерам портфеля розподіляти поточне фінансування і ресурси в рамках обмежених можливостей організації. Розглянуті фактори включають:

  • загальну толерантність до ризиків;
  • частоту, серйозність і порогові значення ризиків;
  • структуру основних зацікавлених сторін портфеля;
  • пороги ризиків;
  • межі охоплення.

У бізнес-процес управління портфелем проєктів зазвичай додаються наступні повторювані (зазвичай щорічно або щоквартально) процеси:

  1. Перегляд стратегії портфеля проєктів.
  2. Ідентифікація ризиків організації та портфеля (включаючи перегляд наявного реєстру ризиків).
  3. Оцінка/переоцінка ризиків (включаючи розрахунок витрат і вигод).
  4. Розробка заходів реагування (включаючи ініціацію нових проєктів).
Стосовно ризиків кожного окремого проєкту, основним завданням управління ризиками проєкту є зниження ймовірності виникнення та/або послаблення впливу ризиків з метою максимального підвищення ймовірності успішного завершення проєкту. Даний підхід містить процеси, пов’язані з ідентифікацією, аналізом, плануванням реагування, здійсненням реагування, а також з моніторингом ризиків у кожному проєкті. Ризик всередині кожного проєкту існує на двох рівнях, а саме:
  1. Індивідуальний ризик проєкту — це невизначена подія або умова, настання якої негативно впливає на одну або декілька цілей проєкту.
  2. Сукупний ризик проєкту — це вплив невизначеності на проєкт в цілому, що виникає з будь-яких джерел невизначеності, включаючи індивідуальні ризики, що являють собою вплив наслідків варіацій результатів проєкту на зацікавлені сторони.

З метою результативного управління ризиками конкретного проєкту його команді необхідно знати, який рівень схильності до ризику при вирішенні завдань досягнення цілей проєкту є допустимим. Це визначається за допомогою порогів ризику, що піддаються вимірюванню, вони передаються з портфельного рівня управління ризиками та показують схильність організації та зацікавлених сторін до ризику. Пороги ризику виражають ступінь допустимих варіацій в рамках мети проєкту.

Результати роботи:

  • Розроблено, налаштовано в ІСУП та налагоджено бізнес-процес управління ризиками портфеля проєктів. Налагоджено взаємозв’язок з процесом ініціації проєктів, для передачі розрахунків і напрацювань портфельного ризик-менеджменту до нових проєктів.
  • В ІСУП налаштовані реєстр портфельних ризиків, форми подання ризиків і система оповіщення про ризики.
  • Розроблено, налаштовано в ІСУП і налагоджено бізнес-процес управління ризиками окремих проєктів.
  • В ІСУП налаштовано реєстри ризиків проєктів, форми подання ризиків, система оповіщення про ризики та розподіл відповідальності за ризики.
  • Налаштовані звіти за ризиками, створювані автоматично у форматі Power BI:
    – Звіт за ризиками організації та портфеля.
    – Сумарний звіт за всіма ризиками окремих проєктів (приклад представлений на малюнку нижче).
    – Детальний звіт за ризиками кожного окремого проєкту.
  • До документів регламентів/стандартів і в робочі процеси ІСУП внесені зміни, що відображають алгоритм ідентифікації, аналізу, планування, виконання заходів та моніторингу ризиків.
  • Співробітники Замовника пройшли навчання з управління ризиками в системі.
Приклад сумарного звіту за всіма ризиками окремих проєктів

Приклад сумарного звіту за всіма ризиками окремих проєктів

Тривалість етапу – 20 робочих днів.

Відповідальність Виконавця: Надати бізнес-аналітика, ризик-менеджера і програміста для конфігурації та налаштування системи. Надати інструменти та напрацювання для розробки процесів та інструментів управління ризиками.

Відповідальність Замовника: Призначити ризик-менеджера портфеля проєктів. Забезпечити доступ до інформації, необхідної для розробки процесів управління ризиками.