Управління ризиками портфеля проєктів

На даному етапі передбачається розробити й впровадити процеси та інструментарій управління ризиками всього портфеля проєктів та ризиками кожного окремого проєкту (enterprise risk management).

Основне завдання управління ризиками портфеля – забезпечити, щоб проєкти в портфелі досягли максимально можливого успіху відповідно до стратегії та бізнес-моделі організації. Це досягається шляхом врівноваження можливостей і загроз, шляхом виявлення і балансування факторів ризику (екологічних, людських, законодавчих, виробничих і т.д.). Залежності між цими факторами іноді призводять до виникнення ризиків, які вимагають внесення змін у весь портфель проєктів, часто до запуску нових проєктів.

Інтеграція ШІ в управління ризиками портфеля проєктів:

• Виявлення ризиків: Штучний інтелект (ШІ) може аналізувати історичні дані, зовнішні фактори та поточні метрики проєкту для виявлення потенційних ризиків на ранніх етапах життєвого циклу проєкту, допомагаючи командам готувати проактивні стратегії пом’якшення.
• Динамічне оцінювання ризиків: Алгоритми машинного навчання можуть постійно оцінювати ризики на основі змінних умов, динамічно коригуючи їхні оцінки та рівні пріоритету.
• Аналіз ризиків: Інструменти ШІ можуть автоматизувати аналіз виявлених ризиків, включаючи аналіз витрат і вигод та моделювання сценаріїв, щоб підтримати обґрунтоване прийняття рішень.
• Сповіщення про ризики в реальному часі: Системи на базі ШІ можуть моніторити метрики проєкту та зовнішні впливи в реальному часі, надсилаючи сповіщення про нові ризики або відхилення від прийнятних порогів.
• Оптимізація ризиків портфеля: ШІ може оптимізувати розподіл ресурсів і коштів по портфелю, аналізуючи рівні толерантності до ризиків, очікувані результати та цілі організації.
• Аналіз настроїв для зворотного зв’язку про ризики: ШІ може оцінювати якісний зворотний зв’язок від стейкхолдерів, щоб виявити приховані занепокоєння або ризики, які можуть бути не очевидними з кількісних даних.

Структура управління ризиками портфеля дозволяє менеджерам портфеля розподіляти поточне фінансування і ресурси в рамках обмежених можливостей організації. Розглянуті фактори включають:

• загальну толерантність до ризиків;
• частоту, серйозність і порогові значення ризиків;
• структуру основних зацікавлених сторін портфеля;
• пороги ризиків;
• межі охоплення.

У бізнес-процес управління портфелем проєктів зазвичай додаються наступні повторювані (зазвичай щорічно або щоквартально) процеси:

1. Перегляд стратегії портфеля проєктів.
2. Ідентифікація ризиків організації та портфеля (включаючи перегляд наявного реєстру ризиків).
3. Оцінка/переоцінка ризиків (включаючи розрахунок витрат і вигод, покращений за допомогою AI для глибших уявлень).
4. Розробка заходів реагування (включаючи ініціацію нових проєктів, з рекомендаціями AI для стратегічного узгодження).

Стосовно ризиків кожного окремого проєкту, основним завданням управління ризиками проєкту є зниження ймовірності виникнення та/або послаблення впливу ризиків з метою максимального підвищення ймовірності успішного завершення проєкту. Даний підхід містить процеси, пов’язані з ідентифікацією, аналізом, плануванням реагування, здійсненням реагування, а також з моніторингом ризиків у кожному проєкті.

Внесок AI в управління ризиками на рівні проєкту:

• Моніторинг та прогнозування ризиків: Інструменти ШІ можуть моніторити прогрес проєкту та зовнішні умови, щоб прогнозувати ймовірність виникнення ризикових подій та надавати практичні уявлення.
• Пріоритизація ризиків: Моделі машинного навчання можуть пріоритизувати ризики проєкту на основі їхньої серйозності, ймовірності та впливу, спрощуючи процеси прийняття рішень.
• Адаптивне реагування на ризики: Алгоритми ШІ можуть рекомендувати адаптивні стратегії реагування, включаючи резервні плани, на основі даних у реальному часі та історичних результатів.

Ризик всередині кожного проєкту існує на двох рівнях, а саме:

1. Індивідуальний ризик проєкту — це невизначена подія або умова, настання якої негативно впливає на одну або декілька цілей проєкту.
2. Сукупний ризик проєкту — це вплив невизначеності на проєкт в цілому, що виникає з будь-яких джерел невизначеності, включаючи індивідуальні ризики, що являють собою вплив наслідків варіацій результатів проєкту на зацікавлені сторони.

Приклад сумарного звіту за всіма ризиками окремих проєктів

З метою результативного управління ризиками конкретного проєкту його команді необхідно знати, який рівень схильності до ризику при вирішенні завдань досягнення цілей проєкту є допустимим. Це визначається за допомогою порогів ризику, що піддаються вимірюванню, вони передаються з портфельного рівня управління ризиками та показують схильність організації та зацікавлених сторін до ризику. Пороги ризику виражають ступінь допустимих варіацій в рамках мети проєкту.

Результати роботи:

• Розроблено, налаштовано в ІСУП та налагоджено бізнес-процес управління ризиками портфеля проєктів. Налагоджено взаємозв’язок з процесом ініціації проєктів, для передачі розрахунків і напрацювань портфельного ризик-менеджменту до нових проєктів.
• Реєстр ризиків портфеля, форми подання ризиків та система сповіщення про ризики були створені в ІСУП, покращені за допомогою ШІ для автоматизованого виявлення ризиків та звітності.
• Розроблено, налаштовано в ІСУП і налагоджено бізнес-процес управління ризиками окремих проєктів.
• Реєстри ризиків проєктів, форми подання ризиків, система сповіщення про ризики та розподіл відповідальності за ризики були налаштовані в ІСУП, підтримані моніторингом та аналізом на базі ШІ.
• Налаштовані звіти за ризиками, створювані автоматично у форматі Power BI:
  – Звіт за ризиками організації та портфеля.
  – Сумарний звіт за всіма ризиками окремих проєктів (приклад представлений на малюнку нижче).
  – Детальний звіт за ризиками кожного окремого проєкту.
• Зміни були внесені до документів ІСУП щодо регламентів/стандартів та робочих процесів PMIS, що охоплюють алгоритм виявлення ризиків, аналізу, планування, реалізації заходів реагування та моніторингу ризиків, покращені автоматизацією ШІ.
• Співробітники замовника пройшли навчання з управління ризиками, включаючи використання інструментів ШІ для аналізу ризиків та звітності.