На даному етапі передбачається впровадити інструмент одночасного управління всіма проєктами організації. Даний інструмент дозволяє представити всю сукупність проєктів у вигляді ієрархічної структури з поділом проєктів за типами.

Типи, на які діляться проєкти повинні бути узгоджені між Замовником і Виконавцем. Також зображаються збільшені календарні графіки кожного проєкту. Це дозволяє виявляти взаємозв’язки або конфлікти між проєктами, а також пріоритетність тих чи інших завдань проєктів, в кінцевому підсумку ефективніше управляти всіма проєктами організації.

Приклад ієрархічної структури проєктів, збільшених календарних графіків і взаємозв'язків між проєктами

Приклад ієрархічної структури проєктів, збільшених календарних графіків і взаємозв’язків між проєктами

Результати робіт на даному етапі:

  • Створена зрозуміла ієрархічна структура всього портфеля проєктів, що дає можливість запускати цільові програми та портфелі проєктів, і забезпечувати їх чіткий розподіл до груп з єдиною метою.
  • Організована можливість встановлювати взаємозв’язки між різними проєктами.
  • Розроблено процедуру пріоритизації проєктів та балансування пріоритетів проєктів. Проєкти та пріоритети пов’язані з довгостроковою стратегією розвитку організації. Формалізовано та налаштовано процес періодичного перегляду пріоритетів. Визначено рівні прийняття рішень.
  • Проєкти, що виконуються в рамках однієї інвестиційної ініціативи або просто пов’язані технологічно, об’єднані в програми;
  • Налаштована звітність та інформаційні панелі (dashboard) за програмами проєктів;
  • Налаштовані індикатори виконання проєктів 😀 😪;
  • Проєкти відсортовані (автоматично) за “проблемністю”, що дозволяє планувати інвестиції та резерви для “проблемних” проєктів.
  • Отримана можливість відстежувати актуальний стан проєктів в будь-який момент;
  • Для вищого керівництва полегшений візуальний контроль проєктів.
Тривалість етапу – 15 робочих днів.

Відповідальність Виконавця: Надати бізнес-аналітика і програміста. Надати напрацювання та інструменти для розробки ієрархії та взаємозв’язків проєктів.

Відповідальність Замовника: Затвердити розроблену ієрархію проєктів. Спільно з Виконавцем вибрати й визначити критерії оцінки проєктів.