На даному етапі буде розроблена наочна звітність, налаштований її автоматичний випуск і впроваджено регулярне використання. Роботи включають:

  • Аналіз наявної звітності Замовника у сфері управління проєктами;
  • Визначення вимог до звітності та інформації щодо окремих проєктів і портфелю проєктів загалом;
  • Розробка та впровадження алгоритму збору та внесення вихідних даних для побудови звітності;
  • Налаштування в ІСУП Project Online функцій побудови звітності та протоколів передачі даних у звітні та BI системи;
  • Налаштування звітів, що вивантажуються в форматі Excel, як заміна наявних звітів Замовника;
  • Налаштування звітів, створюваних автоматично у форматі Power BI, як розширення можливостей і наочності звітів Замовника;
  • Навчання фахівців Замовника самостійному налаштуванню звітів у форматах Excel і Power BI.
Фахівці Замовника, що займаються системним і бізнес адмініструванням наявної ІСУП Project Online, повинні бути присутніми при роботах і знайомитися з особливостями системних і бізнес налаштувань програмно-апаратного комплексу відповідно до вимог до реалізації звітності з управління проєктами.

Фахівці Замовника, які беруть участь в проєктах, будуть вносити у свої проєкти вихідні дані для побудови звітності, а також пройдуть навчання по самостійному налаштуванню звітів в ІСУП.

Звітність у Управлінні Проєктами

Приклад форми звітності про стан виконання проєкту

Інтеграція ШІ у панелі та звітність:

  • Аналітика для трендів проєктів: Панелі на базі штучного інтелекту (ШІ) можуть надавати прогностичні уявлення, такі як виявлення потенційних затримок, обмежень ресурсів або ризиків до того, як вони стануть критичними.
  • Аналіз даних: Інструменти ШІ можуть аналізувати великі набори даних у реальному часі, виявляючи тренди, аномалії або шаблони, які можуть бути пропущені традиційними методами звітності.
  • Обробка природної мови (NLP) для динамічних запитів: Системи на базі ШІ можуть дозволяти користувачам запитувати панелі, використовуючи природну мову, роблячи звітність більш доступною та інтуїтивною для всіх членів команди.
  • Візуалізації, покращені ШІ: Інтелектуальні алгоритми можуть пропонувати оптимальні формати візуалізації (наприклад, діаграми, графіки) на основі типу даних і потреб користувача, забезпечуючи ясність та актуальність.
  • Проактивні сповіщення та попередження: ШІ може моніторити метрики проєкту та автоматично надсилати сповіщення стейкхолдерам, коли перевищуються визначені пороги, такі як перевищення бюджету або затримки в розкладі.
  • Аналіз настроїв для зворотного зв’язку стейкхолдерів: ШІ може аналізувати коментарі та зворотний зв’язок стейкхолдерів, щоб оцінити здоров’я проєкту та виявити приховані занепокоєння.

Фреймворк

Панелі та звітність будуть побудовані на широко визнаному підході управління здобутою цінністю (EVM), відомому своєю простотою, ясністю та точністю у визначенні як поточного, так і прогнозованого стану проєктів. ШІ додатково покращить цей фреймворк, забезпечуючи оновлення в реальному часі та прогностичні можливості. Це включає:

  • Візуальні діаграми, що демонструють прогрес запланованих проти фактичних робіт від 0% до 100%, прив’язаних до термінів, покращені ШІ для автоматизованих оновлень та прогнозів прогресу;
  • Песимістичні та оптимістичні прогнози завершення проєкту, уточнені машинним навчанням для більшої точності;
  • Динаміка відставання або випередження, моніторинг та коригування за допомогою аналізу трендів на базі ШІ;
  • Ключові показники ефективності проєкту (KPI) з прогностичними уявленнями та рекомендаціями для покращення на базі ШІ.

Цей весь процес буде керуватися надійним фреймворком врядування проєктами, що забезпечує чіткі лінії відповідальності, прозоре прийняття рішень та ефективний моніторинг прогресу проєкту. Цей фреймворк відіграє важливу роль у сприянні узгодженості між проєктами, управлінні ризиками та забезпеченні відповідності проєктів стратегічним цілям. Офіс управління проєктами (PMO), який ми допомагаємо створити, є невід’ємною частиною цього фреймворку і надасть необхідну підтримку в управлінні та моніторингу прогресу проєктів.

Результати роботи:

  • Налаштовані шаблони звітів, що вивантажуються у форматі Excel. Шаблони доступні користувачам ІСУП в папці звіти PWA. Користувачі, відповідно до прав доступу, можуть самостійно вивантажувати звіти за своїми проєктами або за всім портфелем проєктів, використовуючи налаштовані шаблони.
  • Налаштовані шаблони звітів, створюваних автоматично у форматі Power BI. Шаблони доступні користувачам ІСУП в папці Звіти PWA (у вигляді файлів Power BI Desktop). Користувачі, відповідно до прав доступу, можуть самостійно переглядати звітність за проєктами, використовуючи програмне забезпечення Power BI Desktop або переходячи за посиланням в браузері.
  • Функції моніторингу та контролю результатів проєктів, покращені ШІ для надання уявлень у реальному часі та рекомендацій.
  • Зміни до документів, регламентів та робочих процесів інформаційної системи управління проєктами (PMS) для інтеграції алгоритмів на базі ШІ для збору та аналізу даних, забезпечуючи узгодженість та точність у звітності.
  • Навчання співробітників замовника використанню та налаштуванню інструментів звітності, покращених ШІ, у Excel та Power BI.
  • Створення офісу управління проєктами (PMO) для нагляду та відстеження прогресу проєктів, використовуючи уявлення на базі ШІ для оновлень статусу в реальному часі та узгодження між програмами проєктів.
Тривалість етапу – 25 робочих днів.

Відповідальність:

Виконавець: Надання бізнес-аналітика та програміста звітів з експертизою у звітності та панелях, покращених ШІ. Надання інструментів та експертизи, необхідних для розробки та програмування звітів замовника, включаючи інтеграцію інструментів аналітики на базі ШІ.

Замовник: Призначити керівника Офісу УП. Надати вимоги до звітності по проєктах. Погоджувати та давати зауваження до створених шаблонів і форм звітності. Провести тестування створених звітів.