Документирование — один из важнейших элементов в управлении проектами, но гонка за экономией времени и человеческих ресурсов, часто приводит к тому, что мы сознательно или впопыхах не уделяем управленческому документированию должного внимания. А напрасно! Разумная проектная бюрократия крайне полезна! Но понимаешь это только по прошествии некоторого времени…Под термином «управленческое документирование» подразумевается документирование непосредственно процессов и результатов управления проектом. Не путать с «техническим» или «технологическим документированием», которое необходимо для описания продукта проекта:

• Управленческое документирование — это разработка, оформление, распространение, хранение и учёт документов, которые необходимы для обеспечения УПРАВЛЕНИЯ проектом
• Техническое документирование — документы, необходимые для технического описания продукта проекта, передачи результатов проекта пользователю, а также грамотной эксплуатации и ремонта продуктов проекта.

Команда PMDoc оказывает услуги управленческого документирования проектов

Почему это важно?

Документы, в управлении проектом, выполняют следующие функции:

1. Информационная функция определяется потребностью команды проекта в документировании, хранении, предоставлении и обмене информацией. Каждый документ обладает определённой «информационной ёмкостью», т.е. количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
2. Управленческая функция, обеспечивающая процесс управления. В ней документ выступает как средство управления деятельностью, а также устанавливает или упорядочивает действия участников проекта.
3. Юридическая функция – когда документ является письменным доказательством и источником права, как в случае с контрактами, лицензиями и пр.

Человечество не зря придумало и зарегламентировало делопроизводство. С одной стороны, это замедляет и усложняет саму деятельность, с другой стороны — есть возможность в любой момент обратиться к «прошлому» и восстановить детальную картину и последовательность событий. И, если не придавать должного значения проектному делопроизводству, то наступает момент, когда уже не получается восстановить цепь событий и понять кто, когда и почему принял те или иные решения; на каком этапе и по каким причинам проект начал выбиваться из графика и бюджета; и т.д.

Итак, обобщая и дополняя вышесказанное, управленческое документирование:

• Дисциплинирует исполнителей за счёт структуризации деятельности – напиши, как будешь делать; делай, как написал; оформи всё документально; а по окончании подведи итог.
• Позволяет в любой момент обратиться к прошлым наработкам и ничего не забыть.
• Обеспечивает учёт деятельности и принятых решений.

Организация работ

Мы можем войти в состав команды вашего проекта на постоянной или аутсорсинговой основе, и выполнить следующие услуги по документированию:

1. Оценка существующей системы документирования.
2. Определение стандарта для документирования проекта.
3. Определение, внедрение и адаптация программного обеспечения для документирования.
4. Разработка модели проектного документооборота.
5. Разработка шаблонов документов.
6. Организация процессов заполнения и ведения документов.
7. Оценка сбалансированности заполненных документов и правильности их заполнения.
8. Финализация документов и подведение уроков опыта для использования в следующих проектах.

Заказ услуг по документированию проектов

Для заказа тренинга и получения дополнительных консультаций по обучению заходите в раздел КОНТАКТЫ: PMDoc.ua/ru/about/Contacts

Для получения детальной информации по составу услуг обращайтесь к Анатолию Савину:
Телефон: +380 (67) 744-4615
Эл.почта: anatoly@savin.pm
Skype: anatolysavin