Продаю качество! Недорого!
Заметка из цикла “Прикладное управление проектами”
Обеспечение качества в проекте – затратное мероприятие (и по времени, и по деньгам). Всегда кажется, что экономя на управлении качеством, мы высвобождаем драгоценные ресурсы на более важные задачи. Но никудышное управление качеством в начале проекта не заметно, и проявляется только по мере приближения сроков сдачи проекта. А больше всего затрат на исправление неграмотного или отсутствующего управления качеством заметно на этапе эксплуатации результатов проекта.
Проблемы плохого управления качеством очевидны, но о них мы стараемся не думать до поры, до времени:
- Дополнительные работы, переделки и доработки на этапе сдачи продукта проекта.
- Если результат проекта поставляется с гарантией, то плохим управлением качеством, мы закладываем бомбу замедленного действия. Резкое увеличение затрат произойдет именно на этапе гарантийной поддержки продукта проекта.
- Если без гарантии, то вы перекладываете расходы на обслуживающую организацию, которая будет тратиться на ремонт, решение проблем, организацию службы поддержки, техобслуживание, найм и обучение вспомогательного персонала.
- Убытки от недовольства заказчиков плохим качеством проекта и продукта оценить тяжело. Чаще всего заказчики просто не обращаются повторно, поскольку не верят в способность компании выполнять проекты качественно. Но бывают и такие заказчики, которые активно PR-ят наши косяки в управлении проектом, а это дорогого стоит.
- В проектах часто что-то идёт не так и нужно понять причину и первоисточник этого “не так”, чтоб исправить в текущем проекте и “подстелить соломку” для следующих проектов. При плохо организованном управлении качеством – это неподъемная или даже невыполнимая задача.
- Основная масса людей хотят стабильности и уверенности в завтрашнем дне. Плохо организованные процессы управления проектами приводят к ухудшению моральной обстановки в команде проекта; непониманию, что и как делать; пассивности персонала; общей неудовлетворенности и демотивации.
Итак, с одной стороны мы имеем затраты на обеспечение качества управления проектами, а с другой стороны имеем затраты на исправление последствий низкого качества. Понятное дело, что хорошо организованные процессы управления качеством резко снижают, стоимость всего жизненного цикла проекта и продукта. Но где найти средства на создание системы управления качеством?
Оказывается здесь не все так грустно. И каждый руководитель проекта может просто организовать управление качеством в своем проекте, если понимает простой постулат – “Профессионал не только знает, как выполнить свою работу, но и может описать её словами”. На этом постулате построена любая действующая система управления качеством:
- Планирование качества – “Напиши, как ты будешь выполнять работу”.
- Обеспечение качества – “Делай работу так, как написал”.
- Контроль качества – “Независимый эксперт оценивает делаемое и написанное”.
- Улучшение качества – “Видишь, что можно улучшить – дай свои рекомендации по улучшению системы управления качеством”.
Согласно PMBOK, это выражено в трёх процессах (Планирование, Обеспечение и Контроль качества) и одном документе (План совершенствования процессов). PMBOK – уважаемый стандарт, но в этом объеме текста часто не понятно с чего же начать. На самом же деле, управляемый дрейф к полноценной системе управления качеством можно начать с простого.
Три простых шага по улучшению качества проектов
- Исполнители ключевых работ в проекте, прежде чем приступать к выполнению работы, должны описать, как они эту работу будут выполнять:
- последовательность действий;
- получаемые результаты;
- как проверить, что результат именно тот, который нам нужен (ответ на вопрос “чем мерить будем?”).
Промоделировав на бумаге будущие работы, исполнитель, как правило, определяет и возможные проблемы, исключает переделки, расставляет контрольные точки, что позволяет ему же самому обойти возможные грабли ещё до начала выполнения.
На заре своей рабочей деятельности, мне пришлось поработать с напряжениями в 1000 вольт. Мне очень нравилось одно важное правило – прежде чем выполнить какое-то действие на объекте, исполнитель внятно и однозначно сообщал голосом своему напарнику, что он собирается сделать, и если напарник давал добро, приступал к выполнению работ.
Это, конечно, было вызвано опасностью выполняемых работ, но отлично повышало и качество их выполнения.
- Руководители исполняющих ресурсов, должны написать чек-листы (или списки самопроверки), для того, чтоб каждый исполнитель, сдавая работу, глянул на этот список и отметил в нем – “сделано”, “сделано”, “сделано”… В результате вероятность упустить что-то важное сводится к нулю.
Когда, при разработке шаблонов PMDoc, были введены листы самопроверки, качество выполнения шаблонов резко возросло. При этом затраты усилий на обеспечения качества резко упали. Уже не было многократной пересылки – ты забыл это, ты забыл то. Исполнитель сам смотрел список, и исправлял и дополнял всё что он упустил.
- Организуйте “круговую поруку” (кто у кого принимает работу) и снабдите принимающих ещё одним простым инструментом – бланком отчета по контролю качества. В этом отчёте очень кратно нужно отобразить:
- выполнена ли работа так как была описана;
- результат измерения результата (масло масленое, но по-другому не скажешь);
- принят ли чек-лист;
- рекомендации по улучшению шаблонов, чек-листов, процессов и системы в целом.
Входя в новый проект, я часто ничего не смыслю в отрасли, к которой этот проект относится. Поэтому я был вынужден организовывать взаимные проверки подрядчиками и исполнителями друг друга. Эта хитрость, с одной стороны, снимала с меня нагрузку, а, с другой стороны, резко повышала качество выполнения работ, особенно в тех случаях, когда от хорошо выполненной работы одного исполнителя, зависела скорость и качество следующего исполнителя, который как раз и проверяет первого.
В результате таких простых шагов вы добьётесь общего понимания, кто что и как делает; как проверить себя и своего “коллегу по цеху”; что можно и/или нужно улучшить в системе, чтоб общее качество проектов постоянно улучшалось.
По закону Поретто 20% затрат на управление качеством позволят вам получить 80% улучшений. Используя данную технологию, вы получите большую часть из этих 80% улучшений, так и не исчерпав 20% затрат.
Дополнительная информация:
СМК.Комплект – документация Системы Менеджмента Качества.
OСУП.Качество.Комплект — набор шаблонов для управления качеством проектов.
Другие простые инструменты управления проектами можно получить и “пощупать” на тренинге “Прикладное Управление Проектами”.
Оставить ответ
Хотите присоединиться к дискуссии?Не стесняйтесь вносить свой вклад!