Продаю якість! Недорого!

Нотатка з циклу “Прикладне управління проектами”

Забезпечення якості в проєкті – витратний захід (і за часом, і за грошима). Завжди здається, що економлячи на управлінні якістю, ми вивільняємо дорогоцінні ресурси на важливіші завдання. Але нікудишнє управління якістю на початку проєкту не помітне, і проявляється тільки в міру наближення термінів здачі проєкту. А найбільше витрат на виправлення неграмотного або відсутнього управління якістю помітно на етапі експлуатації результатів проєкту.

Проблеми поганого управління якістю очевидні, але про них ми намагаємося не думати до пори, до часу:

1. Додаткові роботи, переробки та доопрацювання на етапі здачі продукту проєкту.
2. Якщо результат проєкту поставляється з гарантією, то поганим управлінням якістю, ми закладаємо бомбу уповільненої дії. Різке збільшення витрат відбудеться саме на етапі гарантійної підтримки продукту проєкту.
3. Якщо без гарантії, то ви перекладаєте витрати на обслуговуючу організацію, яка витрачатиметься на ремонт, розв’язання проблем, організацію служби підтримки, техобслуговування, наймання і навчання допоміжного персоналу.
4. Збитки від невдоволення замовників поганою якістю проєкту і продукту оцінити важко. Найчастіше замовники просто не звертаються повторно, оскільки не вірять у здатність компанії виконувати проєкти якісно. Але бувають і такі замовники, які активно PR-ять наші косяки в управлінні проєктом, а це дорогого коштує.
5. У проєктах часто щось іде не так і потрібно зрозуміти причину і першоджерело цього “не так”, щоб виправити в поточному проєкті і “підстелити соломку” для наступних проєктів. При погано організованому управлінні якістю – це непідйомне або навіть нездійсненне завдання.
6. Основна маса людей хочуть стабільності та впевненості в завтрашньому дні. Погано організовані процеси управління проєктами призводять до погіршення моральної обстановки в команді проєкту; нерозуміння, що і як робити; пасивності персоналу; загальної незадоволеності та демотивації.

Отже, з одного боку ми маємо витрати на забезпечення якості управління проєктами, а з іншого боку маємо витрати на виправлення наслідків низької якості. Ясна річ, що добре організовані процеси управління якістю різко знижують вартість усього життєвого циклу проєкту і продукту. Але де знайти кошти на створення системи управління якістю?
Виявляється тут не все так сумно. І кожен керівник проєкту може просто організувати управління якістю у своєму проєкті, якщо розуміє простий постулат – “Професіонал не тільки знає, як виконати свою роботу, а й може описати її словами“. На цьому постулаті побудована будь-яка діюча система управління якістю:

1. Планування якості – “Напиши, як ти будеш виконувати роботу“.
2. Забезпечення якості – “Роби роботу так, як написав“.
3. Контроль якості – “Незалежний експерт оцінює те, що робиться і написане“.
4. Поліпшення якості – “Бачиш, що можна поліпшити – дай свої рекомендації щодо поліпшення системи управління якістю“.

Згідно з PMBOK, це виражено в трьох процесах (Планування, Забезпечення та Контроль якості) і одному документі(План вдосконалення процесів). PMBOK – шановний стандарт, але в цьому обсязі тексту часто не зрозуміло, з чого ж почати. Насправді ж керований дрейф до повноцінної системи управління якістю можна почати з простого.

Три простих кроки щодо поліпшення якості проєктів

1. Виконавці ключових робіт у проєкті, перш ніж братися за виконання роботи, мають описати, як вони цю роботу виконуватимуть:
   • послідовність дій;
   • одержувані результати;
   • як перевірити, що результат саме той, який нам потрібен (відповідь на запитання “чим міряти будемо?“).

   Промоделювавши на папері майбутні роботи, виконавець, як правило, визначає і можливі проблеми, унеможливлює переробки, розставляє контрольні точки, що дає змогу йому ж самому оминути можливі граблі ще до початку виконання.

   ---

   На зорі своєї робочої діяльності, мені довелося попрацювати з напругами в 1000 вольт. Мені дуже подобалося одне важливе правило – перш ніж виконати якусь дію на об’єкті, виконавець чітко й однозначно повідомляв голосом своєму напарникові, що він збирається зробити, і якщо напарник давав добро, розпочинав виконання робіт.
   Це, звісно, було спричинено небезпекою виконуваних робіт, але відмінно підвищувало і якість їх виконання.

   ---

2. Керівники виконуючих ресурсів мають написати чек-листи (або списки самоперевірки), для того, щоб кожен виконавець, здаючи роботу, глянув на цей список і зазначив у ньому – “зроблено“, “зроблено“, “зроблено“… У результаті ймовірність упустити щось важливе зводиться до нуля.
   

   ---

   Коли, під час розроблення шаблонів PMDoc, було введено аркуші самоперевірки, якість виконання шаблонів різко зросла. При цьому витрати зусиль на забезпечення якості різко впали. Уже не було багаторазового пересилання – ти забув це, ти забув те. Виконавець сам дивився список, і виправляв і доповнював усе, що він упустив.

   ---

3. Організуйте “кругову поруку” (хто в кого приймає роботу) і забезпечте тих, хто приймає, ще одним простим інструментом – бланком звіту з контролю якості. У цьому звіті дуже кратно потрібно відобразити:
   • чи виконано роботу так, як було описано;
   • результат вимірювання результату(масло масляне, але по-іншому не скажеш);
   • чи прийнятий чек-лист;
   • рекомендації щодо поліпшення шаблонів, чек-листів, процесів і системи загалом.

   ---

   Входячи в новий проєкт, я часто нічого не розумію в галузі, до якої цей проєкт належить. Тому я був змушений організовувати взаємні перевірки підрядниками і виконавцями один одного. Ця хитрість, з одного боку, знімала з мене навантаження, а, з іншого боку, різко підвищувала якість виконання робіт, особливо в тих випадках, коли від добре виконаної роботи одного виконавця, залежала швидкість і якість наступного виконавця, який якраз і перевіряє першого.

   ---

У результаті таких простих кроків ви досягнете загального розуміння, хто що і як робить; як перевірити себе і свого “колегу по цеху”; що можна і/або потрібно поліпшити в системі, щоб загальна якість проєктів постійно поліпшувалася.

За законом Поретто 20% витрат на управління якістю дадуть вам змогу отримати 80% поліпшень. Використовуючи цю технологію, ви отримаєте більшу частину з цих 80% поліпшень, так і не вичерпавши 20% витрат.

Додаткова інформація:

СМЯ.Комплект
– документація Системи Менеджменту Якості.

УП.Якість.Комплект
– набір шаблонів для управління якістю проєктів.

Інші прості інструменти управління проєктами можна отримати і “помацати” на тренінгу
“Прикладне Управління Проектами”
.