Проектное обучение

С 17 июня по 31 августа 2017 года мы проводили тренинг с погружением в реальное проектное управление. Целью проекта была вершина скалистой горы Герлаховский Штит в Словакии. Высота вершины – 2655 метров.

Далее – подробный отчёт, как это было

Девизом тренингов Expedition Project Management являются четыре простые фразы:

1. Не учись читая. Пиши и учись!
2. Не учись слушая. Говори и учись!
3. Не учись получая. Создавай и учись!
4. Не учись наблюдая. Действуй и учись!

То есть, если хочешь научиться руководить проектом – организуй и выполни его, соблюдая методики и стандарты. Команда проекта “Выше Высоких” так и сделала – подготовила и провела экспедицию на самую высокую гору Высоких Татр, используя правила и инструменты проектного управления. Основательно спланировали дорогу в Словакию и горный маршрут, чтобы всё успеть – совершить восхождение и ещё найти время для отдыха и развлечения. Обдумали транспорт, купили еду, арендовали снаряжение и другие ресурсы так, чтобы уложиться в ограниченный бюджет проекта. Провели все подготовительные работы по бронированию жилья, страхованию и прочей организации… То есть, если хочешь научиться руководить проектом – организуй и выполни его, соблюдая методики и стандарты. Команда проекта “Выше Высоких” так и сделала – подготовила и провела экспедицию на самую высокую гору Высоких Татр, используя правила и инструменты проектного управления. Основательно спланировали дорогу в Словакию и горный маршрут, чтобы всё успеть – совершить восхождение и ещё найти время для отдыха и развлечения. Обдумали транспорт, купили еду, арендовали снаряжение и другие ресурсы так, чтобы уложиться в ограниченный бюджет проекта. Провели все подготовительные работы по бронированию жилья, страхованию и прочей организации… но поскольку в проектах мы не всегда всё знаем наперёд – непредсказуемость горного похода постоянно рушила наши планы.

За время тренинга команда прошла 7 подготовительных онлайн-воркшопов по 2-3 часа, выполнила кучу “домашних заданий” по организации экспедиции и управлению проектом. Сама же экспедиция с восхождением заняла 4 дня (а у некоторых членов команды даже 5). Забегая наперёд можно сказать, что курс показал нам многие ошибки, которые мы совершаем в реальных проектах.

Итак – подробности:

Подготовка

KickOff Meeting

17 июня 2017 года состоялось стартовое совещание проекта “Выше высоких”. Команда познакомилась, и мы обсудили роли в проекте. Официально объявили, что проект начался и мы занимаемся его подготовкой. Обсудили основные характеристики проекта (цели, сроки, результаты, критерии успеха, задачи и бюджет). Участники получили ответы на свои вопросы, а также задание до следующего воркшопа, который связан с управлением рисками проекта.

В начале нас 5 человек (двое из Киева, и по одному из Днепра, Минска и Одессы). В проекте мы насчитали 6 ролей. Так что для идеальной команды нам не хватало 1 человека… но тогда мы ещё не знали, что нас будет намного больше.

Получившиеся роли:

1. Sponsor. Ответственность – Бюджет и ресурсы. Профиль – ENTP
2. Project Manager. Ответственность – Результат. Профиль – ENTJ
3. Risk Manager. Ответственность – Безопасность. Профиль – INTJ
4. Scheduler. Ответственность – Сроки. Профиль – ISTJ
5. Procurement Manager. Ответственность – Обеспечение. Профиль – ESTJ
6. Engineer. Ответственность – Восхождение. Профиль – ISTP

Мы спрофилировали роли и все прошли психологическое тестирование по MBTI. Про полученные профили ролей подробно читайте здесь: pmdoc.ru/mbti-profiles. Получившийся на воркшопе Устав Экспедиции можно посмотреть здесь: facebook.com/download/preview/1712382832401639

За время, прошедшее до следующего воркшопа, команда увеличилась почти в два раза. Ещё несколько человек “успели заскочить на подножку уезжающего поезда” и нас уже было 9 человек (3 из Киева, 2 из Львова, 2 из Днепра и по одному из Минска и Одессы). После этого были ещё люди, которые просились в команду, но мы уже никого не брали, поэтому всем, кто хочет участвовать в таком же тренинге в следующий раз рекомендую войти в группу Expedition Project Management и отслеживать новости.

Участники команды имели совершенно разный опыт, как в проектном менеджменте, так и горном туризме (от “ни разу не был” до “проходил курсы выживания”). После входного тестирования и совмещения с психологическими профилями всем была поручена соответствующая роль, каждому был назначен заместитель и всё завертелось.

Урок Опыта: Первоначально идея с тестированием всем показалось отличной, но как показал итог тренинга, тестирование далеко не всегда может чётко расставить нужных людей на нужные места. Кроме психологических составляющих, важную роль играет опыт, который есть у участников. В результате мы пересмотрели свой подход к набору людей в реальные проекты.

Уменьшение рисков

30 июня 2017 года мы провели воркшоп по рискам. Команда познакомилась с инструментом RiskGap и методологией управления рисками. Определили и проанализировали риски, расставили приоритеты и проработали действия по уменьшению рисков. Главная цель этого воркшопа — продумать всё, чтобы вернуться из экспедиции здоровыми, невредимыми и желательно без лишних затрат.

Команда вела идентификацию, анализ, разработку мероприятий и мониторинг рисков в программе RiskGap. Вот выгрузки из этой программы.

Невзирая на то, что мы детально проработали все выявленные риски этого проекта, почти все самые опасные риски в итоге “выстрелили”…

Урок Опыта: В итоге, информация с этого воркшопа была настолько драматична, что команда сразу же пересмотрела то, как они планируют и предусматривают риски в реальных проектах.

Разработка графика

17 июля 2017 года мы проводили воркшоп по разработке графика подготовки и проведения экспедиции. Определяли задачи – кто, когда и что делает, чтобы успеть выполнить проект в заданные сроки. У нас было строгое временное ограничение проекта – даты экспедиции были назначены на 24 – 27 августа и этот срок нельзя было нарушать по правилам тренинга.

Но всё равно, это был самый спорный воркшоп, и в первую очередь из-за инструментария. Изначально на тренинге планировалось использовать Gantter для создания календарно-сетового графика, но ребята сразу предложили использовать Trello для календарного таск-трекинга. Хотя в итоге всё свелось к Slack с плагином для таск-трекинга.

Урок Опыта: Slack оказался классной программой для организации взаимодействия территориально-распределённой команды, но не все в команде поняли и приняли его. В общем, революция мессенджеров наступила. Кто не примет их, останется за бортом коммуникаций современного общества.

Странно, но начиная с этого воркшопа у половины команды резко упала степень участия в проекте. Кто-то постоянно хотел свалить работу на других членов команды – “Можно это сделает кто-то, но не я”. Кто-то халатно относился к связи, выходя на конф-колы из шумных помещения и с плохим интернетом. Это было большой ошибкой, о который пожалели каждый по своему – кто-то, когда не смог получить биометрические паспорта, а кто-то, когда полез на гору. Во время восхождения мы поняли, что в проектах не может быть удачных промежутков, после которых можно считать, что проект удался. Имеет значение каждый этап проекта. Успехи на первых этапах могут заставить быть менее внимательным, что может сыграть злую шутку на последующих, что, в итоге, и было на горе.

Урок Опыта: Поэтому совет тем, кто будет участвовать в последующих курсах: почаще вовлекайтесь в курс и старайтесь с максимальной серьёзностью отнестись к проекту.

Несмотря на менее интенсивное вовлечение, ряд полезных приёмов и инструментов мы взяли из тренинга. Например, мы познакомились с рядом интересных инструментов (типа Slack и RiskGap), и нашли способ ведения бюджета проекта в случае, когда он распределён между несколькими сторонами затрат (Splitwise).

Поиск ресурсов

24 июля 2017 года мы приступили к определению и поиску транспорта, снаряжения, жилья и всего необходимого для проекта. Формировали и оптимизировали бюджет, чтобы уложиться в 130$ на участника.

Первым челенджем было собрать нужное альпинистское снаряжение, но справедливости ради стоит отметить, что с этим мы справились. Спасибо друзьям/знакомым. И всё равно, это был один из самых сложных воркшопов данного тренинга. Финальная версия плана обеспечения и бюджета проекта появилась только 18 августа, всего за 1 неделю до восхождения.

Дорожная карта экспедиции

8 августа 2017 года мы собрали все наши наработки в краткое руководство по проведению экспедиции: контакты участников, время выезда, место встречи, адреса ночёвок, горный маршрут, дорога домой.

Но 16 августа в нашем проекте случился риск, который мы предусмотрели, оценили как “мелкий” и даже не придумали обходные пути. Риск называется “Не все получили визы”. Команда понадеялась на безвизовый режим и стала жертвой безвизового ажиотажа. В общем, 4 из 9 участников не успевали получить биометрические паспорта. У остальных 5 участников уже была биометрия или визы. Ретроспективный разбор этого риска в RiskGap показал, что те, кто имел визу/биометрию оценили риск как “высокий”, а все, кто не имел – “как низкий”.

Урок Опыта: Вывод мы сделали однозначный – к оценке отдельных рисков нужно допускать людей с соответствующим опытом, чтобы исключить излишний оптимизм.

Итак, перед нами возникли вопросы:

1. Как исправить ситуацию менее чем за 1 неделю?
2. Какие уроки стоит сделать из этой ситуации?

Наше итоговое решение: Команда разделяется на две части. Одна идёт на Герлаховский Штит и достигает основную цель проекта. Вторая – поднимается на Поп-Иван. Между командами хотели организовать видео-конференцию и показать друг-другу свои красоты и результаты, но этого так и не случилось.

Go/No-Go Decision

21 августа 2017 года мы провели краткое совещание “Go/No-Go Decision”. Как нам казалось, всё было готово. Мы всё предусмотрели. Поэтому все “нажали кнопку GO”.

Экспедиция на Герлаховский Штит

Мы думали, что случившийся риск с неполученными биометрическими паспортами – это наша самая большая проблема, а в итоге оказалось, что весь наш проект – “серийный фейл”. Если в слове “project” сделать 7 ошибок, то получится слово “fuck-up”. А мы сделали больше семи ошибок.

23 августа 2017 года участники команды из Одессы, Киева и Минска выехали во Львов, ставший нашей отправной точкой, где дождливым утром 24 августа собралась уже вся команда. Ну как “вся”? Только та её часть у которой были паспорта с визами. А так как остальные не успели получить биометрические паспорта до выезда, то с этого и начнём отчёт фейлов – Фейл#1.

Фейл#2 случился тут же во Львове. Мы задержались, забирая местных ребят, и не успевали к оговорённому времени к ж/д вокзалу забрать нашего коллегу из Минска. Поэтому решили отправить ему СМС-ку, мол “сходи покушай туда-то пока”. Но когда он вышел из поезда Минск-Львов и подошёл к центральному входу вокзала, где должен был встретиться с основной командой, нас на этом на месте не оказалось. Даже не смотря на подключённый роуминг, СМС-ку он не получил, а стоял долгих 20 минут в полной неопределённости. Это была та непредвиденная ситуация в проекте, которую мы не предусмотрели и после которой сделали вывод, что РИСКИ – это очень важная часть проекта и нужно к ним ОЧЕНЬ серьёзно относится. Но мы тогда ещё не знали, что это “очень” нужно писать с маленьких букв. Да, и вообще это далеко не самый большой наш риск…

Но зато мы выбрали правильный погран-переход из 8 возможных и, невзирая на праздничные дни и загрузку переходов, прошли границу вовремя по плану. Ехать, правда, периодически пришлось по горным серпантинам посвистывая резиной, а не по автобану, но это такое… даже весело.

Дорога до кемпинга стала также полезной частью курса, потому что в дороге была возможность обсудить многие ошибки, которые мы совершили в процессе подготовки. Именно в дороге, сидя в машине в замкнутом пространстве, мы получили больше всего полезной теоретической информации касательно проектов и разобрали кучу кейсов.

Долго ли, быстро ли, но мы, таки, добрались до нашего кемпинга. Кемпинг оказался классным, есть стойки с электричеством и кучей розеток (зря брали тройники). Мы расставили палатки, настроили под себя снаряжение, собрались и легли спать в предвкушении завтрашнего штурма.

25 августа утром мы поднялись по плану, позавтракали и в путь! Все бы ничего, если бы не Фейл#3 – выходить раньше надо было. Путь на Герлах начинается у стоянки в 6 км от подножья, но часть пути идти можно по дороге, предназначенной (как мы поняли) для специального транспорта. Есть ещё стоянка у отеля Слиезский Дом практически у самой вершины, но на машине туда подбираться мы не рискнули (кругом были запрещающие знаки), а поискать трансфер не захотели – “Ну, шо тут идти?” А это как раз и был Фейл#4 – эти 2 часа туда/обратно нам стоили многого.

Было красиво. Немного на наши Карпаты похоже… Но потом пейзажи начали меняться и Татры начали показывать свой истинный образ. Когда мы дошли до озера Батизовске Плесо наш пешеходный путь закончился, дальше вверх по скалам. Чистая, прозрачная и холодная вода утолила нашу жажду и всем искупаться хотелось, но решили на обратном пути… как вы уже понимаете – на обратному пути никто не купался…

Фейл#5 – поговорив с некоторыми из групп, что встретились нам на пути, поняли, что идём по пути навстречу группам, которые спускаются, а не восходят.

Мы выбор делали осознано, так как тут более пологий подъём согласно карте, но как показал опыт, подниматься нужно было с другой стороны. Гора оказалась несколько сложнее, чем мы думали! Вернее, НАМНОГО сложнее. Несмотря на то, что все участники были физически крепкими, восхождение далось всем очень непросто. Особенно учитывая, что суммарный опыт в альпинизме у нашей команды стремился к нулю.

Мы разделились на две группы по связкам – два человека и три. Это было зря – Фейл#6. Как следствие, группа из двух человек ускакала далеко вперёд, и “тройка” сбились с тропы и ушла вправо – Фейл#7.

“Двойка” же тоже сделала ошибку. Недалеко от вершины им встретилась группа альпинистов, которая спускалась вниз. Они шли в нескольких десятках метрах правее от “двойки”. Они решили, что те идут с Герлаха и нужно немного поменять направление, чтобы выйти на вершину. Эта ошибка увела “двойку” с верной тропы, и они вышли на соседнюю с Герлахом вершину в 90 метрах от Герлаховского Штита (Фейл#8).

Урок Опыта: Даже экспертов нужно перепроверять.

Чтобы попасть на Герлах, “двойке” необходимо было спуститься вниз и делать крюк. Так как время перевалило за 15:00, а в низ спускаться дольше, чем подниматься, “двойка” решила не рисковать и начала спуск вниз.

У “тройки” тоже не было времени подниматься дальше, вот все и повернули назад. Как результат – никто не поднялся на Герлах, а по условиям Устава – наш проект считается успешным в случае, если 4 участника команды сфотографируются на вершине. И это самый большой Фейл#9, который поставил крест на успешности проекта.

Но всё же “двойка” взяла высоту 2650 м, а “тройка” – 2500 м. Мы назвали это нашими вершинами и начали спускаться…

Это сейчас мы знаем, что время спускаться было часа два-три назад. Это была не проезжая дорога, а плохо-различимая горная тропа с вертикальными спусками и огромными валунами (Фейл#10). В итоге концовку спуска к озеру “тройка” одолела уже ночью с фонариками, нервно нащупывая пробитые крюки – единственные ориентиры, указывающие правильную дорогу.

Дальше был поход по ночному лесу, по-жигански (невзирая на знаки) подогнанная машина по той специальной закрытой дороге, и путь назад в кемпинг. Спать мы легли часа в 2 ночи, подавленные и уставшие.

Это был доооооолгий день.

А на утро 26 августа светило солнышко, и мы узнали, что команда, которая не получила биометрию, совершила удачное восхождение в Карпатах на гору Поп Иван, пройдя 21 км за 9 часов. Это была та радостная новость, которая вернула мотивацию команде, провалившей проект.

Далее были Спишский Град, Штрбске Плесо и Краков, где команду ждал ужин от спонсора проекта, невзирая на проваленный проект.

27 августа команда разъехалась из Кракова в разные направления: украинцы поехали во Львов, а белорус должен был вечером уезжать на Минск. Но на этом его тренинг не закончился, так как автобус на Минск в указанное время не пришёл (как потом оказалось, его перенесли с 17:20 на 16:30; Фейл#11). Олег оказался на Краковском автовокзале с практически севшей батареей телефона, отсутствием интернета (вайфай на вокзале не работал) и необходимостью до утра добраться до Минска. И началось новое приключение, в результате которого ему пришлось экстренно искать пути, как вернуться домой. До Беларуси он добрался только на следующий день к обеду.

Урок Опыта: Из всего этого можно сделать 2 вывода:

1. Планирование завершения проекта, также важно, как и всё остальное планирование.
2. Поставщиков нужно тщательно проверять.

Подведение итогов

Опыт бывает положительным или поучительным. Наш опыт восхождения на Герлаховский Штит был и тем, и другим. Когда восходят на гору, говорят, что её покорили. Но это полная глупость, гора сама решает, кого пустить, а кого нет. В этом году Герлах сказал нам: “Попробуйте в следующий раз!”

Наше Восхождение на Вершину Проектного Менеджмента – это целая история классных решений и фатальных ошибок, из которой можно сделать множество выводов. Обучение управлению проектами без подобного восхождения вообще имеет мало смысла. Ибо, оказавшись в ситуации, где ты спинным мозгом начинаешь понимать, насколько важна детальная подготовка и серьёзное отношение к проекту, ты по-другому начинаешь относиться к своим реальным проектам.

Да, на горе были боль, изнеможение, страх… но сидя в машине по пути домой и стоя на границе в ожидании оформления, мы анализировали полученный опыт и ещё раз закрепляли знания. Мы обсуждали решения, которые принимали или уклонялись принимать во время подготовки и экспедиции, и анализировали как они повлияли на итоговый результат. Мы разобрали добрый десяток кейсов, связанных с нашим проектом и придумали себе рекомендации, как использовать наработки выполненного проекта во всех своих последующих:

1. К подготовке проекта нельзя относиться легкомысленно, так как потом придётся ответить за результат.
2. “Качественное планирование” не равно “реализованный проект”. Невозможно спланировать всё наперёд, но планирование значительно увеличивает вероятность реализации проекта.
3. Подбирать людей в команду нужно по двум параметрам – технические/управленческие скилы и психологический профиль. В критических ситуациях, когда команда резко уменьшается, нужно снова пересмотреть все процессы и наработки, которые работали до этого, но с учётом новых условий.
4. Нужно устраивать очные встречи для территориально разбросанной команды.
5. Нужно ставить под сомнение авторитеты, проверять допущения, оценивать риски и быть готовым, что они таки произойдут.
6. Нужно проверять поставщиков и условия работы с ними.
7. С другой стороны, нужно прислушиваться ко мнению экспертов, которые уже выполняли такие же проекты.
8. Продвигаясь к цели, нужно следить за своими силами и ресурсами, адекватно оценивать ситуацию, хватает ли вашей команде сил и средств на завершение проекта после достижения цели? И иногда, ради безопасности, придётся отказываться от того, что тебе очень хочется.
9. Если меняются планы по ходу реализации, то эти изменения должны ускорять процесс, а не замедлять. Наше решение “не ехать к Слиезскому Дому” украло у нас 2-3 часа.
10. Для сложных проектов нужно делать промежуточные прототипы. Нам бы потренироваться в альпинистских подъёмах до Герлаха. Это выиграло бы нам 1-2 часа на горе.
11. Нужно “расшатывать” ограничения проекта. Иногда осознанно занижая их, а иногда проверяя заказчика/спонсора на возможность увеличения.
12. Команда должна быть всегда на связи между собой, а на опасных этапах держаться вообще вместе.
13. Рисков, вопросов, уточнений много не бывает. Риск-менеджмент – это командный вид спорта. Нужно обговаривать риски с членами команды, которые оценили их по разному и итеративно переоценивать их, до тех пор пока оценки совпадут.
14. Для критических и высокоинтенсивных частей проекта нужно расписывать подробнейшую Дорожную Карту, чтоб не сидеть потом целую ночь перед анонсированным релизом (а в нашем случае – не спускаться ночью со скал).

Что в результате?

В целом можно сказать, что это был самый полезный из курсов по управлению проектами, который довелось проходить участникам. И именно провал проекта дал участникам наибольшее количество кейсов и уроков опыта.

Но самое важное – изменилось наше отношение к управлению. Мы получили невероятный заряд энергии и почувствовали силы и смелость для реализации любых проектов! Мы обязательно снова попробуем подняться на самую высокую вершину Карпатского Хребта, но в следующий раз будем к ней больше готовы. И будем надеяться, что Герлах будет хотя бы таким же покладистым, как в прошлый раз 🙂

Мы выполним проект и снова обучимся на практике, примем правильные решения и совершим ошибки, получим опыт и устанем в пути, и в итоге… Снова Победим!

Победим себя!