Проєктне навчання

З 17 червня по 31 серпня 2017 року ми проводили тренінг із зануренням у реальне проектне управління. Метою проєкту була вершина скелястої гори Герлаховський Штит у Словаччині. Висота вершини – 2655 метрів.

Далі – докладний звіт, як це було

Девізом тренінгів Expedition Project Management є чотири прості фрази:

1. Не вчися читаючи. Пиши і вчися!
2. Не вчися слухаючи. Говори і вчися!
3. Не вчися отримуючи. Створюй і вчися!
4. Не вчися спостерігаючи. Дій і вчися!

Тобто, якщо хочеш навчитися керувати проєктом – організуй і виконай його, дотримуючись методик і стандартів. Команда проєкту “Вище Високих” так і зробила – підготувала і провела експедицію на найвищу гору Високих Татр, використовуючи правила та інструменти проєктного управління. Ґрунтовно спланували дорогу в Словаччину і гірський маршрут, щоб усе встигнути – здійснити сходження та ще й знайти час для відпочинку і розваг. Обдумали транспорт, купили їжу, орендували спорядження та інші ресурси так, щоб вкластися в обмежений бюджет проєкту. Провели всі підготовчі роботи з бронювання житла, страхування та іншої організації… Тобто, якщо хочеш навчитися керувати проєктом – організуй і виконай його, дотримуючись методик і стандартів. Команда проєкту “Вище Високих” так і зробила – підготувала і провела експедицію на найвищу гору Високих Татр, використовуючи правила та інструменти проєктного управління. Ґрунтовно спланували дорогу в Словаччину і гірський маршрут, щоб усе встигнути – здійснити сходження та ще й знайти час для відпочинку і розваг. Обдумали транспорт, купили їжу, орендували спорядження та інші ресурси так, щоб вкластися в обмежений бюджет проєкту. Провели всі підготовчі роботи з бронювання житла, страхування та іншої організації… але оскільки в проєктах ми не завжди все знаємо наперед – непередбачуваність гірського походу постійно руйнувала наші плани.

За час тренінгу команда пройшла 7 підготовчих онлайн-воркшопів по 2-3 години, виконала купу “домашніх завдань” з організації експедиції та управління проєктом. Сама ж експедиція зі сходженням зайняла 4 дні (а у деяких членів команди навіть 5). Забігаючи наперед, можна сказати, що курс показав нам багато помилок, яких ми припускаємося в реальних проєктах.

Отже – подробиці:

Підготовка

KickOff зустріч

17 червня 2017 року відбулася стартова нарада проекту “Вище високих”. Команда познайомилася, і ми обговорили ролі в проєкті. Офіційно оголосили, що проєкт розпочався і ми займаємося його підготовкою. Обговорили основні характеристики проєкту (цілі, строки, результати, критерії успіху, завдання та бюджет). Учасники отримали відповіді на свої запитання, а також завдання до наступного воркшопу, який пов’язаний з управлінням ризиками проєкту.

На початку нас 5 осіб (двоє з Києва, і по одному з Дніпра, Мінська та Одеси). У проєкті ми нарахували 6 ролей. Тож для ідеальної команди нам не вистачало 1 людини… але тоді ми ще не знали, що нас буде набагато більше.

Отримані ролі:

1. Спонсор. Відповідальність – Бюджет і ресурси. Профіль – ENTP
2. Керівник проєкту. Відповідальність – Результат. Профіль – ENTJ
3. Ризик-менеджер. Відповідальність – Безпека. Профіль – INTJ
4. Планувальник. Відповідальність – Терміни. Профіль – ISTJ
5. Менеджер із закупівель. Відповідальність – Забезпечення. Профіль – ESTJ
6. Інженер. Відповідальність – Сходження. Профіль – ISTP

Ми спрофілювали ролі і всі пройшли психологічне тестування за MBTI. Про отримані профілі ролей детально читайте тут: pmdoc.ua/ru/mbti-profiles. Статут Експедиції, що вийшов на воркшопі, можна подивитися тут: facebook.com/download/preview/1712382832401639

За час, що минув до наступного воркшопу, команда збільшилася майже вдвічі. Ще кілька людей “встигли заскочити на підніжку поїзда, що від’їжджав”, і нас уже було 9 осіб (3 з Києва, 2 зі Львова, 2 з Дніпра і по одному з Мінська та Одеси). Після цього були ще люди, які просилися в команду, але ми вже нікого не брали, тому всім, хто хоче брати участь у такому ж тренінгу наступного разу, рекомендую увійти в групу Expedition Project Management і відстежувати новини.

Учасники команди мали абсолютно різний досвід, як у проєктному менеджменті, так і гірському туризмі (від “жодного разу не був” до “проходив курси виживання”). Після вхідного тестування і поєднання з психологічними профілями всім доручили відповідну роль, кожному призначили заступника, і все закрутилося.

Урок Досвіду: Спочатку ідея з тестуванням усім здалася чудовою, але як показав підсумок тренінгу, тестування далеко не завжди може чітко розставити потрібних людей на потрібні місця. Крім психологічних складових, важливу роль відіграє досвід, який є в учасників. У результаті ми переглянули свій підхід до набору людей у реальні проєкти.

Зменшення ризиків

30 червня 2017 року ми провели воркшоп з ризиків. Команда познайомилася з інструментом RiskGap і методологією управління ризиками. Визначили та проаналізували ризики, розставили пріоритети та опрацювали дії щодо зменшення ризиків. Головна мета цього воркшопу – продумати все, щоб повернутися з експедиції здоровими, неушкодженими і бажано без зайвих витрат.

Команда вела ідентифікацію, аналіз, розробку заходів і моніторинг ризиків у програмі RiskGap. Ось вивантаження з цієї програми.

Незважаючи на те, що ми детально опрацювали всі виявлені ризики цього проєкту, майже всі найнебезпечніші ризики зрештою “вистрілили”…

Урок Досвіду: Зрештою, інформація з цього воркшопу була настільки драматична, що команда одразу ж переглянула те, як вони планують і передбачають ризики в реальних проєктах.

Розробка графіка

17 липня 2017 року ми проводили воркшоп з розробки графіка підготовки та проведення експедиції. Визначали завдання – хто, коли і що робить, щоб встигнути виконати проєкт у задані терміни. У нас було суворе тимчасове обмеження проєкту – дати експедиції було призначено на 24-27 серпня, і цей термін не можна було порушувати за правилами тренінгу.

Але все одно, це був найспірніший воркшоп, і насамперед через інструментарій. Спочатку на тренінгу планувалося використовувати Gantter для створення календарно-сетового графіка, але хлопці відразу запропонували використовувати Trello для календарного таск-трекінгу. Хоча в підсумку все звелося до Slack із плагіном для таск-трекінгу.

Урок Досвіду: Slack виявився класною програмою для організації взаємодії територіально-розподіленої команди, але не всі в команді зрозуміли і прийняли його. Загалом, революція месенджерів настала. Хто не прийме їх, залишиться за бортом комунікацій сучасного суспільства.

Дивно, але починаючи з цього воркшопу у половини команди різко впав ступінь участі в проєкті. Хтось постійно хотів звалити роботу на інших членів команди – “Можна це зробить хтось, але не я”. Хтось халатно ставився до зв’язку, виходячи на конф-коли з галасливих приміщень і з поганим інтернетом. Це було великою помилкою, про яку пошкодували кожен по своєму – хтось, коли не зміг отримати біометричні паспорти, а хтось, коли поліз на гору. Під час сходження ми зрозуміли, що в проєктах не може бути вдалих проміжків, після яких можна вважати, що проєкт вдався. Має значення кожен етап проєкту. Успіхи на перших етапах можуть змусити бути менш уважним, що може зіграти злий жарт на наступних, що, зрештою, і було на горі.

Урок Досвіду: Тож порада тим, хто братиме участь у наступних курсах: частіше залучайтеся до курсу і намагайтеся з максимальною серйозністю поставитися до проєкту.

Незважаючи на менш інтенсивне залучення, низку корисних прийомів та інструментів ми взяли з тренінгу. Наприклад, ми познайомилися з низкою цікавих інструментів (на кшталт Slack і RiskGap), і знайшли спосіб ведення бюджету проєкту в разі, коли він розподілений між кількома сторонами витрат (Splitwise).

Пошук ресурсів

24 липня 2017 року ми розпочали визначення та пошук транспорту, спорядження, житла і всього необхідного для проекту. Формували й оптимізували бюджет, щоб укластися в 130$ на учасника.

Першим челенджем було зібрати потрібне альпіністське спорядження, але заради справедливості варто зазначити, що з цим ми впоралися. Спасибі друзям/знайомим. І все одно, це був один із найскладніших воркшопів цього тренінгу. Фінальна версія плану забезпечення і бюджету проєкту з’явилася тільки 18 серпня, всього за 1 тиждень до сходження.

Дорожня карта експедиції

8 серпня 2017 року ми зібрали всі наші напрацювання в короткий посібник із проведення експедиції: контакти учасників, час виїзду, місце зустрічі, адреси ночівель, гірський маршрут, дорога додому.

Але 16 серпня в нашому проєкті трапився ризик, який ми передбачили, оцінили як “дрібний” і навіть не придумали обхідних шляхів. Ризик називається “Не всі отримали візи”. Команда понадіялася на безвізовий режим і стала жертвою безвізового ажіотажу. Загалом 4 із 9 учасників не встигали отримати біометричні паспорти. У решти 5 учасників уже була біометрія або візи. Ретроспективний розбір цього ризику в RiskGap показав, що ті, хто мав візу/біометрію оцінили ризик як “високий”, а всі, хто не мав – “як низький”.

Урок Досвіду: Висновок ми зробили однозначний – до оцінки окремих ризиків потрібно допускати людей з відповідним досвідом, щоб виключити зайвий оптимізм.

Отже, перед нами постали запитання:

1. Як виправити ситуацію менш ніж за 1 тиждень?
2. Які уроки варто зробити з цієї ситуації?

Наше підсумкове рішення: Команда розділяється на дві частини. Одна йде на Герлаховський Штит і досягає основної мети проєкту. Друга – піднімається на Піп-Іван. Між командами хотіли організувати відео-конференцію і показати одна одній свою красу і результати, але цього так і не сталося.

Рішення Go/No-Go

21 серпня 2017 року ми провели коротку нараду “Go/No-Go Decision”. Як нам здавалося, все було готово. Ми все передбачили. Тому всі “натиснули кнопку GO”.

Експедиція на Герлаховський Штит

Ми думали, що ризик із неотриманими біометричними паспортами, який трапився, – це наша найбільша проблема, а в підсумку виявилося, що весь наш проєкт – “серійний фейл”. Якщо в слові “project” зробити 7 помилок, то вийде слово “fuck-up”. А ми зробили більше семи помилок.

23 серпня 2017 року учасники команди з Одеси, Києва та Мінська виїхали до Львова, що став нашою відправною точкою, де дощовим ранком 24 серпня зібралася вже вся команда. Ну як “вся”? Тільки та її частина, у якої були паспорти з візами. А оскільки інші не встигли отримати біометричні паспорти до виїзду, то з цього і почнемо звіт фейлів – Фейл#1.

Фейл#2 стався тут же у Львові. Ми затрималися, забираючи місцевих хлопців, і не встигали до обумовленого часу до залізничного вокзалу забрати нашого колегу з Мінська. Тому вирішили відправити йому СМС-ку, мовляв “сходи поїж туди-то поки що”. Але коли він вийшов із поїзда Мінськ-Львів і підійшов до центрального входу вокзалу, де мав зустрітися з основною командою, нас на цьому на місці не виявилося. Навіть не дивлячись на підключений роумінг, СМС-ку він не отримав, а стояв довгих 20 хвилин у повній невизначеності. Це була та непередбачувана ситуація в проєкті, яку ми не передбачили і після якої зробили висновок, що РИЗИКИ – це дуже важлива частина проєкту і потрібно до них ДУЖЕ серйозно ставитися. Але ми тоді ще не знали, що це “дуже” потрібно писати з маленьких літер. Так, і взагалі це далеко не найбільший наш ризик…

Але зате ми вибрали правильний прикордонний перехід із 8 можливих і, незважаючи на святкові дні та завантаження переходів, пройшли кордон вчасно за планом. Їхати, щоправда, періодично довелося гірськими серпантинами посвистуючи гумою, а не автобаном, але це таке… навіть весело.

Дорога до кемпінгу стала також корисною частиною курсу, тому що в дорозі була можливість обговорити багато помилок, яких ми припустилися в процесі підготовки. Саме в дорозі, сидячи в машині в замкнутому просторі, ми отримали найбільше корисної теоретичної інформації щодо проєктів і розібрали купу кейсів.

Чи то довго, чи то швидко, але ми, таки, дісталися нашого кемпінгу. Кемпінг виявився класним, є стійки з електрикою і купою розеток (даремно брали трійники). Ми розставили намети, налаштували під себе спорядження, зібралися і лягли спати в передчутті завтрашнього штурму.

25 серпня вранці ми піднялися за планом, поснідали і в дорогу! Усе б нічого, якби не Фейл#3 – виходити раніше треба було. Шлях на Герлах починається біля стоянки за 6 км від підніжжя, але частину шляху йти можна дорогою, призначеною (як ми зрозуміли) для спеціального транспорту. Є ще стоянка біля готелю Слієзький Дім практично біля самої вершини, але машиною туди підбиратися ми не ризикнули (кругом були заборонні знаки), а пошукати трансфер не захотіли – “Ну, шо тут іти?” А це якраз і був Фейл#4 – ці 2 години туди/назад нам коштували багато чого.

Було красиво. Трохи на наші Карпати схоже… Але потім краєвиди почали змінюватися і Татри почали показувати свій справжній образ. Коли ми дійшли до озера Батизовське Плесо наш пішохідний шлях закінчився, далі вгору по скелях. Чиста, прозора і холодна вода втамувала нашу спрагу і всім скупатися хотілося, але вирішили на зворотному шляху… як ви вже розумієте – на зворотному шляху ніхто не купався…

Фейл#5 – поговоривши з деякими з груп, що зустрілися нам на шляху, зрозуміли, що йдемо шляхом назустріч групам, які спускаються, а не сходять.

Ми вибір робили усвідомлено, оскільки тут більш пологий підйом згідно з картою, але, як показав досвід, підніматися потрібно було з іншого боку. Гора виявилася дещо складнішою, ніж ми думали! Вірніше, НАБАГАТО складніше. Попри те, що всі учасники були фізично міцними, сходження далося всім дуже непросто. Особливо враховуючи, що сумарний досвід в альпінізмі в нашої команди наближався до нуля.

Ми розділилися на дві групи по зв’язках – дві людини і три. Це було даремно – Фейл#6. Як наслідок, група з двох осіб поскакала далеко вперед, і “трійка” збилася зі стежки і пішла вправо – Фейл#7.

“Двійка” ж теж зробила помилку. Недалеко від вершини їм зустрілася група альпіністів, яка спускалася вниз. Вони йшли за кілька десятків метрів правіше від “двійки”. Вони вирішили, що ті йдуть із Герлаха і потрібно трохи змінити напрямок, щоб вийти на вершину. Ця помилка відвела “двійку” з правильної стежки, і вони вийшли на сусідню з Герлахом вершину за 90 метрів від Герлаховського Штиту(Фейл#8).

Урок Досвіду: Навіть експертів потрібно перевіряти ще раз.

Щоб потрапити на Герлах, “двійці” необхідно було спуститися вниз і робити гак. Оскільки час перевалив за 15:00, а в низ спускатися довше, ніж підніматися, “двійка” вирішила не ризикувати і почала спуск вниз.

У “трійки” теж не було часу підніматися далі, от усі й повернули назад. Як результат – ніхто не піднявся на Герлах, а за умовами Статуту – наш проєкт вважається успішним у разі, якщо 4 учасники команди сфотографуються на вершині. І це найбільший Фейл#9, який поставив хрест на успішності проєкту.

Але все ж “двійка” взяла висоту 2650 м, а “трійка” – 2500 м. Ми назвали це нашими вершинами і почали спускатися…

Це зараз ми знаємо, що час спускатися був години дві-три тому. Це була не проїжджа дорога, а погано-розрізнена гірська стежка з вертикальними спусками і величезними валунами(Фейл#10). У підсумку кінцівку спуску до озера “трійка” здолала вже вночі з ліхтариками, нервово намацуючи пробиті гаки – єдині орієнтири, що вказували правильну дорогу.

Далі був похід нічним лісом, по-жиганськи (незважаючи на знаки) підігнана машина по тій спеціальній закритій дорозі, і шлях назад у кемпінг. Спати ми лягли годині о 2 ночі, пригнічені і втомлені.

Це був довжелезний день.

А на ранок 26 серпня світило сонечко, і ми дізналися, що команда, яка не отримала біометрію, здійснила вдале сходження в Карпатах на гору Піп Іван, пройшовши 21 км за 9 годин. Це була та радісна новина, яка повернула мотивацію команді, що провалила проєкт.

Далі були Спішський Град, Штрбське Плесо і Краків, де на команду чекала вечеря від спонсора проєкту, незважаючи на провалений проєкт.

27 серпня команда роз’їхалася з Кракова в різні напрямки: українці поїхали до Львова, а білорус мав увечері їхати на Мінськ. Але на цьому його тренінг не закінчився, оскільки автобус на Мінськ у зазначений час не прийшов (як потім виявилося, його перенесли з 17:20 на 16:30; Фейл#11). Олег опинився на Краківському автовокзалі з батареєю телефону, яка практично сіла, відсутністю інтернету (вайфай на вокзалі не працював) і необхідністю до ранку дістатися до Мінська. І почалася нова пригода, внаслідок якої йому довелося екстрено шукати шляхи, як повернутися додому. До Білорусі він дістався тільки наступного дня до обіду.

Урок Досвіду: З усього цього можна зробити 2 висновки:

1. Планування завершення проєкту також важливе, як і все інше планування.
2. Постачальників потрібно ретельно перевіряти.

Підбиття підсумків

Досвід буває позитивним або повчальним. Наш досвід сходження на Герлаховський Штит був і тим, і іншим. Коли сходять на гору, кажуть, що її підкорили. Але це повна дурість, гора сама вирішує, кого пустити, а кого ні. Цього року Герлах сказав нам: “Спробуйте наступного разу!”

Наше Сходження на Вершину Проєктного Менеджменту – це ціла історія класних рішень і фатальних помилок, з якої можна зробити безліч висновків. Навчання управлінню проєктами без подібного сходження взагалі має мало сенсу. Бо, опинившись у ситуації, де ти спинним мозком починаєш розуміти, наскільки важлива детальна підготовка і серйозне ставлення до проєкту, ти по-іншому починаєш ставитися до своїх реальних проєктів.

Так, на горі були біль, знемога, страх… але сидячи в машині дорогою додому і стоячи на кордоні в очікуванні оформлення, ми аналізували отриманий досвід і ще раз закріплювали знання. Ми обговорювали рішення, які ухвалювали або ухилялися ухвалювати під час підготовки та експедиції, і аналізували як вони вплинули на підсумковий результат. Ми розібрали добрий десяток кейсів, пов’язаних із нашим проєктом і придумали собі рекомендації, як використовувати напрацювання виконаного проєкту в усіх своїх наступних:

1. До підготовки проєкту не можна ставитися легковажно, бо потім доведеться відповісти за результат.
2. “Якісне планування” не дорівнює “реалізований проєкт”. Неможливо спланувати все наперед, але планування значно збільшує ймовірність реалізації проєкту.
3. Підбирати людей у команду потрібно за двома параметрами – технічні/управлінські скіли та психологічний профіль. У критичних ситуаціях, коли команда різко зменшується, потрібно знову переглянути всі процеси та напрацювання, які працювали до цього, але з урахуванням нових умов.
4. Потрібно влаштовувати очні зустрічі для територіально розкиданої команди.
5. Потрібно ставити під сумнів авторитети, перевіряти припущення, оцінювати ризики і бути готовим, що вони таки відбудуться.
6. Потрібно перевіряти постачальників і умови роботи з ними.
7. З іншого боку, потрібно прислухатися до думки експертів, які вже виконували такі ж проєкти.
8. Просуваючись до мети, потрібно стежити за своїми силами і ресурсами, адекватно оцінювати ситуацію, чи вистачає вашій команді сил і засобів на завершення проєкту після досягнення мети? І іноді, заради безпеки, доведеться відмовлятися від того, що тобі дуже хочеться.
9. Якщо змінюються плани під час реалізації, то ці зміни мають прискорювати процес, а не сповільнювати. Наше рішення “не їхати до Слієзького Дому” вкрало в нас 2-3 години.
10. Для складних проєктів потрібно робити проміжні прототипи. Нам би потренуватися в альпіністських підйомах до Герлаха. Це виграло б нам 1-2 години на горі.
11. Потрібно “розхитувати” обмеження проєкту. Іноді усвідомлено занижуючи їх, а іноді перевіряючи замовника/спонсора на можливість збільшення.
12. Команда має бути завжди на зв’язку між собою, а на небезпечних етапах триматися взагалі разом.
13. Ризиків, запитань, уточнень багато не буває. Ризик-менеджмент – це командний вид спорту. Потрібно обговорювати ризики з членами команди, які оцінили їх по-різному, та ітеративно переоцінювати їх доти, доки оцінки співпадуть.
14. Для критичних і високоінтенсивних частин проєкту потрібно розписувати докладну Дорожню Карту, щоб не сидіти потім цілу ніч перед анонсованим релізом (а в нашому випадку – не спускатися вночі зі скель).

Що в результаті?

Загалом можна сказати, що це був найкорисніший із курсів з управління проєктами, який довелося проходити учасникам. І саме провал проєкту дав учасникам найбільшу кількість кейсів та уроків досвіду.

Але найважливіше – змінилося наше ставлення до управління. Ми отримали неймовірний заряд енергії та відчули сили й сміливість для реалізації будь-яких проєктів! Ми обов’язково знову спробуємо піднятися на найвищу вершину Карпатського Хребта, але наступного разу будемо до неї більше готові. І будемо сподіватися, що Герлах буде хоча б таким же поступливим, як минулого разу 🙂

Ми виконаємо проєкт і знову навчимося на практиці, ухвалимо правильні рішення і припустимося помилок, отримаємо досвід і втомимося в дорозі, і в підсумку… Знову Переможемо!

Переможемо себе!