Формування команди за допомогою тренінгу “3 вершини ПМ”

Якщо друг виявився раптом
І не друг, і не ворог, а – так,
Якщо відразу не розбереш,
Поганий він чи хороший, –
Хлопця в гори тягни – ризикни! –
Не кидай одного його:
Нехай він у зв’язці в одній із тобою –
Там зрозумієш, хто такий.
Володимир Висоцький, “Пісня про друга”

У міру розвитку проєктного управління у світі, чаша інтересу експертів в управлінні проєктами і програмами схиляється від інструментів і технік до формування команд проєкту. Якщо людина перебуває на своєму місці, то їй біологічно легко і природно виконувати свої обов’язки. А це призводить до того, що вся команда відіграє свої ролі в проєкті на 200%. Не потрібно підганяти, переробляти роботу, “мотивувати”.

Якщо у вас намічається складний і важливий проєкт, вам критично необхідно сформувати таку правильну команду й організувати командну роботу. І напевно було б чудово поглянути на поведінку команди проєкту перш ніж довірити їй проєкт? Існує так звана “Модель Такмана”, яка виділяє п’ять психологічних стадій розвитку команди проєкту:

• Формування. Команда збирається разом, дізнається про проєкт, про свої формальні ролі та відповідальність. Члени команди на цій фазі, як правило, незалежні один від одного і не особливо відкриті.
• Штурм. Команда починає вивчати роботи за проєктом, технічні рішення і підхід до управління проєктом. Якщо члени команди не налаштовані на співпрацю і не відкриті до різних ідей і перспектив, обстановка може стати деструктивною.
• Нормування. Члени команди починають працювати разом і підлаштовують свої робочі звички та моделі поведінки так, щоб сприяти командній роботі. Члени команди починають довіряти один одному.
• Виступає. Команда функціонує як добре організований підрозділ. Члени команди спокійно й ефективно виконують свої завдання та вирішують проблеми.
• Перерва. Команда завершує роботу і розпускається або переходить до наступного проєкту.

Зазвичай ці стадії природним чином змінюють одна одну на етапах життєвого циклу проєкту. Однак бувають випадки, коли команда застрягає на одній зі стадій або навіть повертається на більш ранню стадію. З іншого боку, якщо члени команди працювали раніше разом в інших проєктах, то певні стадії можуть бути пропущені.

Зрозуміло, що найефективнішим чином команда працює на стадії performing, а найменш ефективно на стадії storming. Щоб не ризикувати на реальному проєкті, можна провести тест-драйв команди, зрозуміти, хто на що здатний у реальних бойових умовах, хто до яких функцій і процесів управління проєктом тяжіє, а також навіть додати кого-небудь або прибрати з команди.

Ось таку можливість і надає тренінг “3 вершини проєктного менеджменту”. Загальна ідея тренінгу полягає у вивченні проєктного менеджменту за допомогою реалізації трьох мініпроєктів – підйомів на 3 гірські вершини, з кожним разом збільшуючи висоту і складність підйому і, як наслідок, ретельність і складність підготовки проєкту.

Крім вивчення інструментів, методів, процесів і документів управління проєктами, тренінг допоможе членам команди правильно розподілити ролі в реальному проєкті, навчитися ефективно працювати один з одним і поліпшити міжособистісні стосунки, а неформальне спілкування та участь у мікро-експедиціях гірськими стежками зміцнюють відчуття довіри та встановлюють хороші робочі взаємини. Досвід проведення тренінгів “Trekking Project Management” показує, як самовіддано люди кидаються в новий експедиційний проект (стадія forming); як дехто пасує перед організаційними та фізичними складнощами (стадія storming); як згуртовуються члени команди, які залишилися, в останні дні перед вильотом у гори (стадія norming); як підтримують одне одного в складних умовах гірського походу (стадія performing); з яким задоволенням підбивають підсумки досвіду успішної експедиції (стадія adjourning).

План створення ефективної команди для Вашого проєкту:

1. Ваша компанія формує команду зі співробітників, яким планує доручити реалізацію нового важливого проєкту і відправляє до нас на тренінг.
2. На тренінгу “1-ша вершина” члени команди коротко згадають/вивчать загальну теорію управління проєктами; зрозуміють склад, навчаться заповнювати й актуалізувати Статут, ІСР, План закупівель і План комунікацій; попрацюють з єдиним графіком завдань у хмарній системі управління проєктами; самостійно підготують експедицію та піднімуться на один із 1.5-, 2-тисячників України; навчаться підбивати підсумки досвіду проєкту; закріплять знання екзаменом з управління інтеграцією проєкту. Під час проведення такого тренінгу одні співробітники покажуть себе не з найкращої сторони, а інші, навпаки, відкриють свої приховані таланти.
3. На основі даних, отриманих під час тренінгу “1-ша вершина”, ваша компанія коригує команду і ролі учасників проєкту. Деякі співробітники можуть бути замінені. З новими співробітниками ми проведемо інструктаж і введемо їх у курс справи.
4. На тренінгу “2-а вершина” члени команди вивчать, як грамотно стартувати проєкт і управляти ризиками проєкту; продовжать працювати з документацією проєкту, що буде розширено Реєстром ризиків і базовими планами за змістом, строками та вартістю проєкту; продовжать працювати з хмарними технологіями командної роботи над проєктами; самостійно підготують експедицію та піднімуться на один із 2-, 3-тисячників сусідніх країн – румунських Карпат, словацьких Татр або грузинського Кавказу; продовжать підбивати підсумки досвіду проєктів; закріплять знання іспитами з ініціації проєкту й управління проєктом; іспитами з
5. На основі даних, отриманих під час тренінгу “2-а вершина”, ваша компанія проводить шліфування ролей, повноважень та обов’язків учасників проєкту. За великим рахунком, уже на цьому етапі у вас буде готова команда і третя вершина потрібна тільки для “закріплення” успішного командоутворення.
6. На тренінгу “3-тя вершина” члени команди вивчать процеси, інструменти та документацію для планування проєкту та управління ним; створять шаблони та запустять регулярну звітність за проєктом; самостійно підготують експедицію та піднімуться на один із 3-, 4-тисячників Європи, Кавказу або Туреччини; закріплять отримані навички підбиттям підсумків досвіду проєкту; закріплять отримані знання екзаменами з планування проєкту, з управління змістом та закупівлями проєкту.
7. Компанія отримає сформовану команду, яка вже психологічно перебуватиме на стадіях Norming або Performing.

Пройшовши таке формування боєм, команда управління проєктом буде передбачуваною, осудною, готовою виконати проєкт будь-якої складності. Загальний ефект від тренінгу:

• підвищиться рівень знань команди проєкту в теорії управління проєктами та технічна кваліфікація в ІТ-інструментах управління проєктами;
• зміцниться почуття довіри, згуртованості та співробітництва серед членів команди, підвищиться моральний дух, зменшаться конфлікти та покращиться командна робота;
• сформується динамічна і згуртована командна культура; підвищиться індивідуальна і командна продуктивність; з’являться можливості для взаємного навчання і наставництва, спрямовані на обмін знаннями і досвідом між членами команди.

При цьому Керівник проєкту отримає навички розв’язання командних проблеми; створення умов, що сприяють командній роботі; побудови відкритої та ефективної комунікації; конструктивного управління конфліктами.

Для проведення тренінгу “3 вершини ПМ” у корпоративному варіанті, звертайтеся до Анатолія Савіна:
Ел.пошта: savin@PMDoc.ua
Тел./Viber: +38 (067) 744-4615
Skype: anatolysavin

Додаткова інформація:

Tuckman’s stages of group development
– про модель Такмана.

ЗСУП.Комплект
– шаблони документація Загального Стандарту Управління Проектами, заснованого на процесах, описаних у PMBOK® Guide (п’яте видання).

Trekking PM
– тренінг із зануренням у реальний експедиційний проєкт.

3 вершини ПМ
– вивчення проєктного менеджменту за допомогою реалізації трьох мініпроєктів – підйомів на 3 гірські вершини.