Крута зустріч

От чесно! Я почав писати статтю під назвою “Kick-off Meeting” для того, щоб розповісти докладніше що це таке і чому ми використовуємо цей інструмент на наших тренінгах Expedition Project Management. Але в міру розвитку думки й оповіді назва змінилася. Загалом, читайте самі.

Для початку, що таке Kick-off Meeting?

За аналогією з kick-off, яким починається кожен ігровий період в американському футболі, це перша зустріч команди проєкту і з ключовими стейкхолдерами (спонсором, замовником, …). На зустрічі обговорюються базові характеристики проєкту та основні підготовчі заходи. Так само на зустрічі представляють усіх учасників проєкту й обговорюють ролі кожного учасника. Це основне.

Крім цього, можуть бути розглянуті й інші основні елементи проєкту, які учасники вважають важливими для обговорення саме на початку проєкту, наприклад, графік виконання, формат звітності, підтримка стандартів якості та інші. Усе це потрібно, щоб внести ясність у процеси підготовки проєкту і виключити можливу двозначність.

Як проводити Kick-off Meeting?

Мене завжди дивувало, як менеджери, призначені на новий проєкт, по кілька тижнів поспіль не розуміють, як до цього проєкту підступитися. У підсумку втрачають час, а потім і починають проєкту криво, і далі криво за проєктом рухаються. Як правило, це “затягування” зі стартом проєкту відбувається через те, що проєкт-менеджер і його вірна команда самі не дуже добре ще розуміють, що ж вони будуть робити, щоб успішно виконати цей проєкт. Можливо, бракує управлінських знань і досвіду, можливо, не дуже добре розуміють технологію створення продукту, але в будь-якому разі відбувається затримка на старті, а потім “некрасивий” старт.

Звісно, саме величезна кількість невизначеностей на старті проєкту призводить до того, що команда не знає як зробити перший крок, та й який саме перший крок робити. А насправді не потрібно винаходити велосипед. Перефразую крилатий вислів з Операції “И” – “Все вже придумано до нас!”

Потрібно зібрати стартову нараду проєкту! Але не просто поскаржитися один одному, мовляв “на нас звалився новий проєкт”, а провести його за всіма правилами Kick-off Meeting. Це дасть змогу швидко привести проєкт у рух і зробити це правильно.

Отже, найголовніше розуміти, що Kick-off Meeting – це не іспит. Команді не потрібно бути готовою до всіх питань ключових стейкхолдерів. Головне, що потрібно отримати від цієї наради, це:

1. Представитися, познайомитися й обговорити ролі.
2. Офіційно оголосити, що проєкт розпочався і ми займаємося підготовкою.
3. Заявити й обговорити основні характеристики проєкту (цілі, терміни, продукт, завдання, бюджет, …).
4. Виявити питання ключових учасників, які потребують вирішення для запуску проєкту.

Для цього вам знадобиться:

1. Визначити групу стейкхолдерів (включно зі спонсором, представником замовника, технічними та бізнес-експертами).
2. Скласти порядок денний наради і заздалегідь розіслати його стейкхолдерам.
3. Підготувати основу Статуту проєкту, в якому прописати все, що на цей момент уже відомо, наприклад:
   • Цілі проекту
   • Попередній зміст проєкту
   • Основні результати проекту
   • Вимоги високого рівня
   • Терміни реалізації проєкту
   • Команда управління проєктом
   • Ролі та обов’язки в проєкті
   • Підходи до управління змінами
   • Підходи до комунікацій у проєкті
   • Високорівневі ризики проєкту
4. Ну і, власне, провести саму нараду.

Важливо розуміти, що Kick-off Meeting – це не обов’язково одна єдина нарада. Усе залежить від масштабу проєкту: це може бути як півгодинна нарада “на трьох”, так і кілька кілька кількагодинних сесій щодня протягом тижня. Головне, щоб до кінця одного або серії Kick-off Meeting ви чіткого розуміли свій проєкт, зібрали достатньо інформації та отримали фінальну версію Статуту проєкту.

Крута зустріч

І ось поки я це все писав… згадував, який вигляд це все мало на моїх реальних проєктах… згадав ще дві найважливіші складові цієї наради. Про першу складову я побічно згадав на початку статті – усім учасникам проєкту (насамперед команді) потрібен “чарівний стусан”, щоб зрушити з мертвої точки і почати, таки, виконувати проєкт. Ну, цим “чарівним стусаном” і будемо вважати саму нараду з високорівневими стейкхолдерами.

А друга складова зворотна до першої і пов’язана з
шістьма етапами великих проєктів
перша з яких – ентузіазм. У деяких проєктах команда так радісно кидається в новий проєкт, що аж забуває, що результат проєкту доведеться колись здавати. Відповідно другим “стусаном” має стати “стусан, що охолоджує запал”.

Якось так…

Хочеш узяти участь у реальному Kick-off Meeting? Записуйся на наші тренінги із зануренням у проєктне управління:
FaceBook.com/Groups/ExpeditionPM