Kick-ass Meeting

Вот честно! Я начал писать статью под названием “Kick-off Meeting” для того, чтоб рассказать подробнее что это такое и почему мы используем этот инструмент на наших тренингах Expedition Project Management. Но по мере развития мысли и повествования название поменялось. В общем, читайте сами.

Для начала, что такое Kick-off Meeting?

По аналогии с kick-off, которым начинается каждый игровой период в американском футболе, это первая встреча команды проекта и с ключевыми стейкхолдерами (спонсором, заказчиком, …). На встрече обсуждаются базовые характеристики проекта и основные подготовительные мероприятия. Так же на встрече представляются все участники проекта и обсуждаются роли каждого участника. Это основное.

Помимо этого, могут быть рассмотрены и другие основные элементы проекта, которые участники считают важными для обсуждения именно в начале проекта, например, график исполнения, формат отчётности, поддержка стандартов качества и другие. Всё это требуется, чтоб внести ясность в процессы подготовки проекта и исключить возможную двусмысленность.

Как проводить Kick-off Meeting?

Меня всегда удивляло, как менеджеры, назначенные на новый проект, по несколько недель к ряду не понимают, как к этому проекту подступиться. В итоге теряют время, а потом и начинают проекта криво, и дальше криво по проекту двигаются. Как правило, это “затягивание” со стартом проекта происходит из-за того, что проект-менеджер и его верная команда сами не очень хорошо ещё понимают, что же они будут делать, чтоб успешно выполнить этот проект. Возможно не хватает управленческих знаний и опыта, возможно не очень хорошо понимают технологию создания продукта, но в любом случае происходит задержка на старте, а потом “некрасивый” старт.

Конечно, именно огромное количество неопределённостей на старте проекта приводит к тому, что команда не знает как сделать первый шаг, да и какой именно первый шаг делать. А на самом деле не нужно изобретать велосипед. Перефразирую крылатое изречение из Операции “Ы” – “Всё уже придумано до нас!”

Нужно собрать стартовое совещание проекта! Но не просто пожаловаться друг-другу, мол “на нас свалился новый проект”, а провести его по всем правилам Kick-off Meeting. Это позволит быстро привести проект в движение и сделать это правильно.

Итак, самое главное понимать, что Kick-off Meeting – это не экзамен. Команде не нужно быть готовый ко всем вопросам ключевых стейкхолдеров. Главное, что нужно получить от этого совещания, это:

1. Представиться, познакомиться и обсудить роли.
2. Официально объявить, что проект начался и мы занимаемся подготовкой.
3. Заявить и обсудить основные характеристики проекта (цели, сроки, продукт, задачи, бюджет, …).
4. Выявить вопросы ключевых участников, требующие решения для запуска проекта.

Для этого вам понадобится:

1. Определить группу стейкхолдеров (включая спонсора, представителя заказчика, технических и бизнес-экспертов).
2. Составить повестку совещания и заранее разослать её стейкхолдерам.
3. Подготовить основу Устава проекта, в котором прописать всё что на данный момент уже известно, например:
   • Цели проекта
   • Предварительное содержание проекта
   • Основные результаты проекта
   • Требования высокого уровня
   • Сроки реализации проекта
   • Команда управления проектом
   • Роли и обязанности в проекте
   • Подходы к управлению изменениями
   • Подходы к коммуникациям в проекте
   • Высокоуровневые риски проекта
4. Ну и, собственно, провести само совещание.

Важно понимать, что Kick-off Meeting – это не обязательно одно единственное совещание. Всё зависит от масштаба проекта: это может быть как получасовое совещание “на троих”, так и несколько пару-часовых сессий ежедневно в течение недели. Главное, чтоб к концу одного или серии Kick-off Meeting вы чёткого понимали свой проект, собрали достаточно информации и получили финальную версию Устава проекта.

Kick-ass Meeting

И вот пока я это всё писал… вспоминал, как это всё выглядело на моих реальных проектах… вспомнил ещё две важнейшие составляющие этого совещания. О первой составляющей, я косвенно упомянул в начале статьи – всем участникам проекта (в первую очередь команде) нужен “волшебный пинок”, чтоб сдвинуться с мёртвой точки и начать, таки, выполнять проект. Ну, этим “волшебным пинком” и будем считать само совещание с высокоуровневыми стейкхолдерами.

А вторая составляющая обратна первой и связана с шестью этапами больших проектов, первая из которых – энтузиазм. В некоторых проектах команда так радостно кидается в новый проект, что аж забывает, что результат проекта придётся когда-то сдавать. Соответственно вторым “пинком” должен стать “пинок, охлаждающий пыл”.

Как-то так…

Хочешь поучаствовать в реальном Kick-off Meeting? Записывайся на наши тренинги с погружением в проектное управление: FaceBook.com/Groups/ExpeditionPM