Документирование качества проекта

В прошлой статье были оформлены риски проекта, а теперь мы разберёмся, как документировать качество проекта, т.е. все подходы к управлению качеством, цели, сферы ответственности и методики измерения качества. Для этого нам понадобятся все уже созданные планы проекта, требования участников и корпоративная политика качества.

Документирование качества проекта – это частный случай планирования подходов к обеспечению и контролю качества. Напомню, что общее управление проектами я стараюсь выносить за рамки этого цикла статей, и описываю только состав и правила заполнения документов для управления проектами.

Сразу хочу заметить, что управление качеством – это долгосрочный, повторяемый процесс. В силу временности существования проекта, мы не сможем обеспечить идеальное качество работы команды и качество продукта проекта. Более того, качество – это одно из ограничений проекта, поэтому, если концентрироваться в основном на нём, то и бюджет превысим, и дедлайн пересечём, и объёмы работ не выполним.

Поэтому оставляй глобальное управление качеством на совести менеджеров по качеству всей компании, а сам сосредоточься только на важном для проекта.

Пойми, что необходимо и достаточно

В статье о документировании объёмов работ, я описал как выяснить и оформить требования. Частным случаем требований являются требования к качеству исполнения проекта и к качеству продукта проекта. Называется это “метрики качества”. Тебе нужно определить параметры проекта и результата проекта. Затем для каждого из этих параметров определить и описать способ измерения, единицу измерения, желаемую величину этого параметра, а также допуск, т.е. диапазон значений в котором величине каждого параметра разрешено изменяться.

С метриками качества результатов проекта (т.е. продуктов) всё более-менее понятно – стены при строительстве должны быть ровными, а приложения при программировании должны быть без глюков. А вот с качеством исполнения проекта не всё с ходу понятно. Давай разберём на примере.

Все понимают, что во время исполнения проекта, мы будем коммуницировать с заинтересованными сторонами, т.е. проводить встречи и рассылать отчётность. Так вот параметрами качества этих коммуникаций может быть, например:

1. Частота совещаний по проекту должна быть не чаще 1 раза в неделю, но не реже 1 раза в 3 недели. Длительность совещания не может быть более 1 часа. А количество участников совещания должно быть не более четырёх.
2. Отчёт должен выходить каждый четверг в 16:00 +/- 2 часа.

Таким образом собираем все нужные нам параметры с характеристиками и всё это аккуратненько заносим в таблицу “Метрик качества”.

Но метрики качества – это так, для разминки. Теперь самое интересное.

Напиши, как будешь делать

Любой подход к управлению качеством сводится к трём “простым” действиям:

1. Напиши, как будешь делать (планирование качества)
2. Делай, как написал (обеспечение качества)
3. Чтоб независимый специалист мог сверить делаемое и написанное (контроль качества)

Мы разделим эти действия на стратегический и тактический уровни. На стратегическом уровне нужно создать план управления качеством, на тактическом уровне – чеклисты для каждого типа работ в проекта.

План управления качеством – это многостраничный документ, типа “процедура”, в которой как раз и описывается то, что описано в этой статье, только чуток шире. В состав плана управления качеством входят следующие разделы:

1. Метрики качества
2. Обеспечение качества
3. Контроль качества
4. Постоянное совершенствование процессов
5. Шаблон чеклиста

Метрика качества я описал выше. Обеспечение качества – это перечень мероприятий, которые нужно выполнять, чтоб работа и продукт соответствовали указанным выше метрикам. Контроль качества – это перечень проверок и соответствующих “бумажек”, которые проводят и подписывают исполнитель и проверяющий.

Постоянное совершенствование процессов – это то, что команде проекта достаётся в нагрузку от ОУП или от системы управления проектами в компании. Единичному проекту, этот раздел ничего полезного не несёт, а вот если проекты идут на потоке, то качество от проекта к проекту можно совершенствовать. Каждый исполнитель проекта может улучшать качество на своём уровне. Поэтому, если он выявил потенциал для улучшения качества процессов и инструментов, с которыми он работает, нужно дать ему механизм передачи его идеи в ОУП или Отдел Качества.

Делай, как написал

Самым важным моментом в обеспечении качества проекта, является передача этого “обеспечения” непосредственному исполнителю работ. Поэтому, друг мой, пиши чеклисты! Причём сколько в проекте типов работ, столько должно быть и чеклистов, а может и больше (если учесть подтипы работ).

Чеклист – это список самопроверки исполнителем своей работы. Когда исполнитель выполняет работу он может увлекаться или, наоборот, халтурить. Поэтому нужно дать ему список характеристик его работы или продукта, по которым он сам себя может проверить ещё до того, как он передаст результаты своей работы ПМ-у или своему руководителю.

Пример. Планировщик завершил свою работу. Прежде чем вывалить на руководителя проекта свой график, со всеми его работами, связями, ресурсами и прочими вехами, он должен проверить себя по следующим параметрам:

1. На верхнем уровне график проекта полностью соответствует WBS проекта.
2. Все задачи увязаны связями.  У всех задач (кроме первой и последней) есть предшественник и последователь. Ни одна задача не привязана жестко к определённым датам.
3. Для задач, которым требуются конкретные даты по контракту или уставу, установлены параметры “дедлайна”.
4. В графике нет задач с длительностью превышающей управленческий (или отчётный) период проекта.
5. На суммарные задачи назначены резервы.
6. Ресурсы выровнены и не перегружены.
7. Выгружаемая из графика S-кривая напоминает букву S.

И т.д. Здесь я не буду перечислять все характеристики графика, которые должен проверить в своём графике планировщик, поскольку такие чеклисты желательно иметь для всех исполнителей в проекте и не хватит букв, чтоб все их перечислить для всех проектов.

Главная идея понятна – если исполнитель проверяет сам себя, то нагрузка с руководителя спадает, а качество работы и результата растёт.