Документирование поставок проекта

В прошлой статье было спланировано и задокументировано управление качеством проекта, а теперь давай разберёмся, как документировать поставки (или ещё их называют “закупки”) проекта, т.е. как документально оформить получение в проект всех недостающих ресурсов, услуг и подрядов. Для этого нам понадобятся:

1. все, готовые на данные момент, планы проекта;
2. требования к ресурсам;
3. реестр рисков;
4. подписанные или обсуждаемые на данный момент контакты;
5. а также информация о собственных производственных мощностях и, если есть, производственных возможностях потенциальных поставщиков.

Документирование поставок проекта – это частный случай планирования закупок проекта. Напомню, что общее управление проектами я стараюсь выносить за рамки этого цикла статей, и описываю только состав и правила заполнения документов для управления проектами.

Как правило, закупки для каждого отдельного проекта и закупки для всей компании не отделимы друг от друга. Ну, глупо закупать ресурсы мелкими партиями под каждый отдельный проект. Поэтому команды проектов, чтоб удовлетворить свои потребности в ресурсах или подрядах, обычно пользуются услугами отделов по закупкам. Даже если команда проводит закупки их самостоятельно, то они напоминают классическое управление закупками в компании:

Определи, что будешь покупать, а что сделаешь сам

Для начала нужно определить, что из запланированного объёма работа компания выполнит самостоятельно, а что будет передано внешнему исполнителю или поставщику. На основе документов Содержания проекта, WBS, Графика, Требований к ресурсам и Бюджета проекта создаём перечень продуктов услуг и результатов, которые должны быть произведены во время исполнения проекта, а также особенных ресурсов, которые потребуются в проекте, и заполняем первую колонку таблицы Решений “производить или покупать”:

Затем проводим анализ количественных, временных и стоимостных показателей каждой позиции в таблице и вносим эти данные в следующие колонки. Далее, на основе информации о собственных производственных мощностях и доступных ресурсах, а также возможностях потенциальных поставщиков, принимаем и фиксируем решение для каждой позиции в таблице.

Часто заполнение этой таблицы приводит к изменению документов Содержания проекта, WBS и/или Графика.

Что будем приобретать “на стороне” определили, теперь задокументируем “у кого это можем купить”.

Создай список потенциальных поставщиков

Наверняка у твоей компании компании уже есть перечень проверенных поставщиков различных продуктов и услуг. Этот перечень входит в основу следующей таблицы, которая называется “Список продавцов”. Дополнительными источниками информации о поставщиках проекта являются Реестр рисков и все подписанные или обсуждаемые на данный момент контакты проекта. Из Реестра рисков в Список продавцов попадают все компании, которым мы собираемся передавать риски или с которыми собираемся разделить риски (подробнее о мероприятиях по реагированию на риски читайте в статье “Документирование рисков проекта”). Что касается контрактов, то с ними всё ещё проще – заносим в таблицу всех, с кем уже подписаны или обсуждаются контракты.

Кратко заполняем в таблице колонки c названием, контактами и типом поставщика:

Под “типом” может быть указан вид деятельности поставщика – дилер, сервисная компания, производитель и т.д.; или потенциальная роль в проекте.

“Статус”, на текущей момент, проставляется в зависимости от положения данного поставщика в цикле приобретения и показывает его сначала в качестве участника торгов, затем в качестве выбранного источника, а потом в качестве подтвержденного договором поставщика или продавца. Для всех не состоявшихся поставщиков будет указан статус “Исключён”. Колонка требуется для удобства фильтрации поставщиков в последующих процессах осуществления и контроля закупок.

Остальные колонки будешь заполнять по время проведения конкурса и выполнения закупок.

Опиши правила игры

Это самый сложный момент в планировании закупок. Во-первых, нужно чётко прописать спецификации продуктов, услуг, результатов и ресурсов, которые требуются нам для проекта. И чем чётче ты это пропишешь на данном этапе, тем точнее потенциальные поставщики рассчитают свою стоимость, сроки и объёмы работ; и тем легче тебе будет выбирать правильного поставщика.

Во-вторых, нужно объяснить всем, в первую очередь себе, как будет происходить процесс отбора “правильных поставщиков”. Как я указал в начале статьи, этот процесс уже может быть регламентирован в компании и команда просто воспользуется услугами отдела закупок, просто передав им спецификации и перечень потенциальных поставщиков. Но если это не так, команда должна самостоятельно создать План закупок и затем следовать ему в процессе исполнения проекта.

Что касается спецификаций, то из-за невероятного количества товаров и услуг на мировом рынке – придумывать какой-то специальный шаблон для их описания я не буду. Воспользуйся отраслевыми шаблонами, таблицами и/или описаниями. А вот что касается Плана поставок – с этим я тебе помогу.

План поставок описывает, каким образом команда проекта будет приобретать товары, услуги и ресурсы у сторонних организаций. Он описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием контрактов. План поставок включает в себя следующие разделы:

1. Типы используемых контрактов. Описывается, какие виды контрактов будут использоваться (или используются) для определенных видов поставок. Различные виды контрактов соответствуют различным типам приобретений. Применённый вид контракта и конкретные положения и условия контракта определяют степень риска, как для Заказчика, так и для Исполнителя.
2. Независимые оценки. Следует ли использовать оценки независимы экспертов, и необходимы ли они в качестве критериев оценки?
3. Полномочия команды. Действия, которые команда управления проектом может совершать самостоятельно, даже если закупками в компании централизовано занимается специализированный отдел закупок, снабжения или заключения контрактов.
4. Документирование. Перечень и шаблоны типовой закупочной документации. Определение формы и формата описания работ по закупкам/контрактам.
5. Временные резервы. Обеспечение запаса времени, необходимого для закупки предметов с длительными сроками поставки, выполнение и доставка заказов, и их учёт при разработке расписания проекта.
6. Инструкции поставщикам. Координация закупок с другими аспектами проекта. Отчётность об исполнении. Взаимодействие с другими поставщиками. Инструкции по разработке собственной и соблюдению общей иерархической структуры работ (ИСР) проекта. Установка для каждого контракта расчётных дат поставляемых результатов и их координация с процессами разработки и контроля расписания.
7. Метрики закупок. Определение метрик закупок, которые будут использоваться для оценки и выбора продавцов, а также управления контрактами.
8. Ограничения и допущения. Все ограничения и допущения описаны в Описании содержания проекта. В данный раздел могут быть перенесены любые ограничения и допущения, которые могут оказать влияние на запланированные закупки.
9. Гарантийные обязательства. Определение потребности в гарантиях исполнения обязательств или заключения договоров страхования для снижения некоторых видов рисков проекта.