Документирование поставок проекта
В прошлой статье было спланировано и задокументировано управление качеством проекта, а теперь давай разберёмся, как документировать поставки (или ещё их называют “закупки”) проекта, т.е. как документально оформить получение в проект всех недостающих ресурсов, услуг и подрядов. Для этого нам понадобятся:
- все, готовые на данные момент, планы проекта;
- требования к ресурсам;
- реестр рисков;
- подписанные или обсуждаемые на данный момент контакты;
- а также информация о собственных производственных мощностях и, если есть, производственных возможностях потенциальных поставщиков.
Продолжаем цикл статей по управленческому документированию проектов. Перед тобой восьмая статья из этого цикла – «Документирование поставок проекта». |
Документирование поставок проекта – это частный случай планирования закупок проекта. Напомню, что общее управление проектами я стараюсь выносить за рамки этого цикла статей, и описываю только состав и правила заполнения документов для управления проектами.
Подписывайтесь на группу PMDoc в Facebook, и обсуждайте с коллегами вопросы документирования проектов |
Как правило, закупки для каждого отдельного проекта и закупки для всей компании не отделимы друг от друга. Ну, глупо закупать ресурсы мелкими партиями под каждый отдельный проект. Поэтому команды проектов, чтоб удовлетворить свои потребности в ресурсах или подрядах, обычно пользуются услугами отделов по закупкам. Даже если команда проводит закупки их самостоятельно, то они напоминают классическое управление закупками в компании:
Определи, что будешь покупать, а что сделаешь сам
Для начала нужно определить, что из запланированного объёма работа компания выполнит самостоятельно, а что будет передано внешнему исполнителю или поставщику. На основе документов Содержания проекта, WBS, Графика, Требований к ресурсам и Бюджета проекта создаём перечень продуктов услуг и результатов, которые должны быть произведены во время исполнения проекта, а также особенных ресурсов, которые потребуются в проекте, и заполняем первую колонку таблицы Решений “производить или покупать”:
Затем проводим анализ количественных, временных и стоимостных показателей каждой позиции в таблице и вносим эти данные в следующие колонки. Далее, на основе информации о собственных производственных мощностях и доступных ресурсах, а также возможностях потенциальных поставщиков, принимаем и фиксируем решение для каждой позиции в таблице.
Часто заполнение этой таблицы приводит к изменению документов Содержания проекта, WBS и/или Графика.
Шаблоны документов для оформления решений “производить или покупать”:
|
Что будем приобретать “на стороне” определили, теперь задокументируем “у кого это можем купить”.
Создай список потенциальных поставщиков
Наверняка у твоей компании компании уже есть перечень проверенных поставщиков различных продуктов и услуг. Этот перечень входит в основу следующей таблицы, которая называется “Список продавцов”. Дополнительными источниками информации о поставщиках проекта являются Реестр рисков и все подписанные или обсуждаемые на данный момент контакты проекта. Из Реестра рисков в Список продавцов попадают все компании, которым мы собираемся передавать риски или с которыми собираемся разделить риски (подробнее о мероприятиях по реагированию на риски читайте в статье “Документирование рисков проекта”). Что касается контрактов, то с ними всё ещё проще – заносим в таблицу всех, с кем уже подписаны или обсуждаются контракты.
Кратко заполняем в таблице колонки c названием, контактами и типом поставщика:
Под “типом” может быть указан вид деятельности поставщика – дилер, сервисная компания, производитель и т.д.; или потенциальная роль в проекте.
“Статус”, на текущей момент, проставляется в зависимости от положения данного поставщика в цикле приобретения и показывает его сначала в качестве участника торгов, затем в качестве выбранного источника, а потом в качестве подтвержденного договором поставщика или продавца. Для всех не состоявшихся поставщиков будет указан статус “Исключён”. Колонка требуется для удобства фильтрации поставщиков в последующих процессах осуществления и контроля закупок.
Остальные колонки будешь заполнять по время проведения конкурса и выполнения закупок.
Шаблоны документов для планирования списка поставщиков:
|
Ну, и теперь со “списком покупок” и “списком магазинов” переходим к определению правил, что именно и как мы будем приобретать.
Опиши правила игры
Это самый сложный момент в планировании закупок. Во-первых, нужно чётко прописать спецификации продуктов, услуг, результатов и ресурсов, которые требуются нам для проекта. И чем чётче ты это пропишешь на данном этапе, тем точнее потенциальные поставщики рассчитают свою стоимость, сроки и объёмы работ; и тем легче тебе будет выбирать правильного поставщика.
Во-вторых, нужно объяснить всем, в первую очередь себе, как будет происходить процесс отбора “правильных поставщиков”. Как я указал в начале статьи, этот процесс уже может быть регламентирован в компании и команда просто воспользуется услугами отдела закупок, просто передав им спецификации и перечень потенциальных поставщиков. Но если это не так, команда должна самостоятельно создать План закупок и затем следовать ему в процессе исполнения проекта.
Что касается спецификаций, то из-за невероятного количества товаров и услуг на мировом рынке – придумывать какой-то специальный шаблон для их описания я не буду. Воспользуйся отраслевыми шаблонами, таблицами и/или описаниями. А вот что касается Плана поставок – с этим я тебе помогу.
План поставок описывает, каким образом команда проекта будет приобретать товары, услуги и ресурсы у сторонних организаций. Он описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием контрактов. План поставок включает в себя следующие разделы:
- Типы используемых контрактов. Описывается, какие виды контрактов будут использоваться (или используются) для определенных видов поставок. Различные виды контрактов соответствуют различным типам приобретений. Применённый вид контракта и конкретные положения и условия контракта определяют степень риска, как для Заказчика, так и для Исполнителя.
- Независимые оценки. Следует ли использовать оценки независимы экспертов, и необходимы ли они в качестве критериев оценки?
- Полномочия команды. Действия, которые команда управления проектом может совершать самостоятельно, даже если закупками в компании централизовано занимается специализированный отдел закупок, снабжения или заключения контрактов.
- Документирование. Перечень и шаблоны типовой закупочной документации. Определение формы и формата описания работ по закупкам/контрактам.
- Временные резервы. Обеспечение запаса времени, необходимого для закупки предметов с длительными сроками поставки, выполнение и доставка заказов, и их учёт при разработке расписания проекта.
- Инструкции поставщикам. Координация закупок с другими аспектами проекта. Отчётность об исполнении. Взаимодействие с другими поставщиками. Инструкции по разработке собственной и соблюдению общей иерархической структуры работ (ИСР) проекта. Установка для каждого контракта расчётных дат поставляемых результатов и их координация с процессами разработки и контроля расписания.
- Метрики закупок. Определение метрик закупок, которые будут использоваться для оценки и выбора продавцов, а также управления контрактами.
- Ограничения и допущения. Все ограничения и допущения описаны в Описании содержания проекта. В данный раздел могут быть перенесены любые ограничения и допущения, которые могут оказать влияние на запланированные закупки.
- Гарантийные обязательства. Определение потребности в гарантиях исполнения обязательств или заключения договоров страхования для снижения некоторых видов рисков проекта.
Шаблоны документов для планирования закупок/поставок:
|
Итого
С точки зрения документирования, итог планирования управления поставками проекта выглядит следующим образом:
- Список решений “производить или покупать”, в котором содержатся выводы о том, какие продукты, услуги или результаты проекта будут получены за пределами компании, а какие будут создаваться и выполняться непосредственно командой проекта.
- Список продавцов, содержащий перечень поставщиков проекта, чтобы закупки производились только у тех компаний, которые могут обеспечить выполнение контрактов проекта.
- План поставок, описывающий управление поставками, начиная от разработки документации и до закрытия контракта.
- Шаблоны всех этих и других документов по управлению закупками проекта можно получить/полистать здесь:
- ОСУП.Закупки.Комплект по PMBOK (5th edition).
- ИСО21500:Закупки по ISO 21500:2012.
- Полный пакет шаблонов, созданных на основе PMBOK (5-й редакции) можно получить здесь: ОСУП.Комплект.v5
- Полный пакет шаблонов, созданных на основе ISO 21500:2012 можно получить здесь: ИСО21500:Комплект
- Все примеры и шаблоны документов портала PMDoc, связанные с управлением закупками различных проектов, можно получить здесь: Закупки проекта.
В следующей статье я расскажу, как документировать взаимоотношения в проекте.
“Кратко заполняем в таблице колонки В названием, контактами и типом поставщика:”
предполагаю что в этом тексте предполагалась буква С вместо В, что было так –
Кратко заполняем в таблице колонки С названием, контактами и типом поставщика:
Да. Спасибо, исправил.