Документування поставок проєкту

У минулій статті було сплановано і задокументовано управління якістю проєкту, а тепер давай розберемося, як документувати поставки (або ще їх називають “закупівлі”) проєкту, тобто як документально оформити отримання в проєкт усіх ресурсів, послуг і підрядів, яких бракує. Для цього нам знадобляться:

1. усі, готові на цей момент, плани проєкту;
2. вимоги до ресурсів;
3. реєстр ризиків;
4. підписані або обговорювані на даний момент контакти;
5. а також інформація про власні виробничі потужності та, якщо є, виробничі можливості потенційних постачальників.

Документування поставок проєкту – це окремий випадок планування закупівель проєкту. Нагадаю, що загальне управління проєктами я намагаюся виносити за рамки цього циклу статей, і описую тільки склад і правила заповнення документів для управління проєктами.

Як правило, закупівлі для кожного окремого проєкту і закупівлі для всієї компанії не відокремлені одна від одної. Ну, нерозумно закуповувати ресурси дрібними партіями під кожен окремий проєкт. Тому команди проєктів, щоб задовольнити свої потреби в ресурсах або підрядах, зазвичай користуються послугами відділів із закупівель. Навіть якщо команда проводить закупівлі самостійно, то вони нагадують класичне управління закупівлями в компанії:

Визнач, що будеш купувати, а що зробиш сам

Для початку потрібно визначити, що із запланованого обсягу роботи компанія виконає самостійно, а що буде передано зовнішньому виконавцю або постачальнику. На основі документів Змісту проєкту, WBS, Графіка, Вимог до ресурсів і Бюджету проєкту створюємо перелік продуктів, послуг і результатів, що мають бути виготовлені під час виконання проєкту, а також особливих ресурсів, що знадобляться в проєкті, та заповнюємо перший стовпчик таблиці Рішень “виробляти або купувати”:

Потім проводимо аналіз кількісних, часових і вартісних показників кожної позиції в таблиці та вносимо ці дані в наступні колонки. Далі, на основі інформації про власні виробничі потужності та доступні ресурси, а також можливості потенційних постачальників, ухвалюємо і фіксуємо рішення для кожної позиції в таблиці.

Часто заповнення цієї таблиці призводить до зміни документів Змісту проєкту, WBS та/або Графіка.

Що будемо купувати “на стороні” визначили, тепер задокументуємо “у кого це можемо купити”.

Створи список потенційних постачальників

Напевно у твоєї компанії компанії вже є перелік перевірених постачальників різних продуктів і послуг. Цей перелік входить в основу наступної таблиці, яка називається “Список продавців”. Додатковими джерелами інформації про постачальників проєкту є Реєстр ризиків і всі підписані або обговорювані на даний момент контакти проєкту. З Реєстру ризиків до Списку продавців потрапляють усі компанії, яким ми збираємося передавати ризики або з якими збираємося розділити ризики (докладніше про заходи щодо реагування на ризики читайте у статті “Документування ризиків проєкту”). Що стосується контрактів, то з ними все ще простіше – заносимо в таблицю всіх, з ким уже підписані або обговорюються контракти.

Коротко заповнюємо в таблиці колонки з назвою, контактами і типом постачальника:

Під “типом” може бути вказано вид діяльності постачальника – дилер, сервісна компанія, виробник тощо; або потенційна роль у проєкті.

“Статус”, на поточній момент, проставляється залежно від положення цього постачальника в циклі придбання і показує його спочатку як учасника торгів, потім як обране джерело, а потім як підтвердженого договором постачальника або продавця. Для всіх постачальників, що не відбулися, буде вказано статус “Виключений”. Колонка потрібна для зручності фільтрації постачальників у подальших процесах здійснення та контролю закупівель.

Решту колонок будеш заповнювати під час проведення конкурсу та виконання закупівель.

Опиши правила гри

Це найскладніший момент у плануванні закупівель. По-перше, потрібно чітко прописати специфікації продуктів, послуг, результатів і ресурсів, які потрібні нам для проєкту. І що чіткіше ти це пропишеш на цьому етапі, то точніше потенційні постачальники розрахують свою вартість, строки та обсяги робіт; і то легше тобі буде вибирати правильного постачальника.

По-друге, потрібно пояснити всім, насамперед собі, як відбуватиметься процес відбору “правильних постачальників”. Як я вказав на початку статті, цей процес уже може бути регламентований у компанії і команда просто скористається послугами відділу закупівель, просто передавши їм специфікації та перелік потенційних постачальників. Але якщо це не так, команда повинна самостійно створити План закупівель і потім слідувати йому в процесі виконання проєкту.

Що стосується специфікацій, то через неймовірну кількість товарів і послуг на світовому ринку – вигадувати якийсь спеціальний шаблон для їхнього опису я не буду. Скористайся галузевими шаблонами, таблицями та/або описами. А ось що стосується Плану поставок – із цим я тобі допоможу.

План поставок описує, яким чином команда проєкту купуватиме товари, послуги та ресурси у сторонніх організацій. Він описує порядок управління процесами закупівлі, починаючи з розроблення закупівельної документації і закінчуючи закриттям контрактів. План поставок містить такі розділи:

1. Типи використовуваних контрактів. Описується, які види контрактів будуть використовуватися (або використовуються) для певних видів поставок. Різні види контрактів відповідають різним типам придбань. Застосований вид контракту і конкретні положення та умови контракту визначають ступінь ризику, як для Замовника, так і для Виконавця.
2. Незалежні оцінки. Чи слід використовувати оцінки незалежних експертів, і чи необхідні вони як критерії оцінки?
3. Повноваження команди. Дії, які команда управління проєктом може здійснювати самостійно, навіть якщо закупівлями в компанії централізовано займається спеціалізований відділ закупівель, постачання або укладення контрактів.
4. Документування. Перелік і шаблони типової закупівельної документації. Визначення форми та формату опису робіт із закупівель/контрактів.
5. Тимчасові резерви. Забезпечення запасу часу, необхідного для закупівлі предметів із тривалими термінами постачання, виконання і доставка замовлень, і їх облік під час розроблення розкладу проєкту.
6. Інструкції постачальникам. Координація закупівель з іншими аспектами проєкту. Звітність про виконання. Взаємодія з іншими постачальниками. Інструкції з розроблення власної та дотримання загальної ієрархічної структури робіт (ІСР) проєкту. Встановлення для кожного контракту розрахункових дат результатів, що поставляються, та їхня координація з процесами розроблення та контролю розкладу.
7. Метрики закупівель. Визначення метрик закупівель, які будуть використовуватися для оцінки та вибору продавців, а також управління контрактами.
8. Обмеження та припущення. Усі обмеження та припущення описані в Описі змісту проєкту. До цього розділу можуть бути перенесені будь-які обмеження та припущення, які можуть вплинути на заплановані закупівлі.
9. Гарантійні зобов’язання. Визначення потреби в гарантіях виконання зобов’язань або укладення договорів страхування для зниження деяких видів ризиків проєкту.