Документування проєктів відповідно до PMBOK#7

Ви вже встигли прочитати новий PMBOK українською? Як я й припускав, описів документів там практично немає. На відміну від 6-й версії, PMBOK #7 заснований на принципах. Опис процесів і документів залишилося в минулому. PMI навіть не видалив стару версію з завантаження, щоб опис документів і процесів ми могли взяти з PMBOK #6.

Підписатись на новини PMDoc - t.me/PMDoc

У новому PMBOK для позначення документів використовується поняття артефакт – “артефакт може бути шаблоном, документом, проміжним результатом або результатом, що постачається” (тут і далі курсивом виділено цитати з PMBOK). У старому під цим поняттям ховалися “процеси управління проєктом, входи, інструменти, методи, виходи, EEF та OPA“. Близькі визначення, але все ж таки різні. Нове визначення навмисно винесено в глосарій; створені спеціальні таблиці, що вказують, в якому домені який артефакт використовується; і найголовніше – введена окрема глава, яка описує артефакти – 4.6 “Загальновживані артефакти” на сторінці 184.

PMBOK українськоюЯк зазначено в PMBOK#7, “Існує багато документів або результатів, що постачаються, які тут не описані, тому що:

  • вони є дещо загальними;
  • вони є галузевими; або
  • вони є результатом конкретного методу, який був використаний для його створення.

Зміст цього розділу не призначений для опису того, як розробити або створити артефакт. Описи представлені на високому рівні, оскільки керівники проєктів та/або члени команди проєкту повинні адаптувати використання цих артефактів для задоволення потреб свого конкретного проєкту.

Ось давайте і виконаємо цю адаптацію і підберемо шаблон ЗСУП під кожен артефакт, а в разі відсутності такого – хороший опис на зовнішньому джерелі.

Примітка: У першій редакції статті, не для всіх артефактів я зміг знайти хороші описи. Якщо ви знаєте, де  їх взяти або знаєте описи краще моїх – напишіть мені на anatolii@savin.pm – я додам їх в статтю.

Кожен проєктний менеджер України може користуватися PMBOK безкоштовно. PMI в цьому документі виділив наступні загальновживані артефакти:

  1. Артефакти стратегії
  2. Журнали та реєстри
  3. Плани
  4. Ієрархічні діаграми
  5. Базові плани
  6. Візуальні дані та інформація
  7. Звіти
  8. Угоди та контракти
  9. Інші артефакти

Артефакти стратегії

Артефакти стратегії – це документи, створені до або на початку проєкту, що стосуються стратегічної, ділової або загальної інформації про проєкт. Артефакти стратегії розробляють на початку проєкту та зазвичай не змінюють, хоча їх можуть переглядати впродовж проєкту.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Бізнес-кейс (Business case)ПМБОК 1.2.6.1 «Бизнес-кейс»
Канва бізнес-моделі (Business model canvas)Business Model Canvas
Короткий опис проєкту (Project brief)Project Brief
Статут проєкту (Project charter)ПМБОК 4.1.3.1 «Устав проекта»
Опис бачення проєкту (Project vision statement)A Guide to Writing the Perfect Vision Statement (with Examples)
Дорожня карта (Roadmap)Технологічна дорожня карта
Таблиця 1. Артефакти стратегії

Журнали та реєстри

Журнали та реєстри використовують для запису аспектів проєкту, що постійно змінюються. Їх оновлюють упродовж проєкту. Терміни «журнал» та «реєстр» іноді взаємозамінні. Нерідко можна побачити термін «реєстр ризиків» або «журнал ризиків», що стосується одного і того ж артефакту.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Журнал припущень (Assumption log)ПМБОК 4.1.3.2 «Журнал допущений и ограничений»
Беклог (Backlog)Program and Solution Backlogs
Журнал змін (Change log)ПМБОК 4.6.3.3 «Журнал изменений»
Журнал обставин (Issue log)ПМБОК 4.3.3.3 «Журнал проблем»
Реєстр засвоєних уроків (Lessons learned register)ПМБОК 4.4.3.1 «Реестр извлечённых уроков»
Беклог з урахуванням ризиків (Risk-adjusted backlog)Creating a Risk-Adjusted Backlog
Реєстр ризиків (Risk register)ПМБОК 11.2.3.1 «Реестр рисков»
Реєстр стейкхолдерів (Stakeholder register)ПМБОК 13.1.3.1 «Реестр заинтересованных сторон»
Таблиця 2. Журнали та реєстри

Плани

План – це запропонований спосіб здійснення чого-небудь.Команди проєктів розробляють плани для окремих аспектів проєкту та/або об’єднують всю цю інформацію у загальний план управління проєктом. Здебільшого, плани формують у вигляді письмових документів, але вони також можуть бути відображені на візуальних/віртуальних дошках.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
План контролю змін (Change control plan)ПМБОК 4.6.1.1 «План управления изменениями»
План управління комунікаціями (Communications management plan)ПМБОК 10.1.3.1 «План управления коммуникациями»
План управління вартістю (Cost management plan)ПМБОК 7.1.3.1 «План управления стоимостью»
План ітерації (Iteration plan)Iteration Planning
План управління закупівлями (Procurement management plan)ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
План управління проєктом (Project management plan)ПМБОК 4.2.3.1 «План управления проектом»
План управління якістю (Quality management plan)ПМБОК 8.1.3.1 «План управления качеством»
План випуску (Release plan)ReleasePlan та Plan the Release
План управління вимогами (Requirements management plan)ПМБОК 5.1.3.2 «План управления требованиями»
План управління ресурсами (Resource management plan)ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами»
План управління ризиками (Risk management plan)ПМБОК 11.1.3.1 «План управления рисками»
План управління обсягом (Scope management plan)ПМБОК 5.1.3.1 «План управления содержанием»
План управління розкладом (Schedule management plan)ПМБОК 6.1.3.1 «План управления расписанием»
План залучення стейкхолдерів (Stakeholder engagement plan)ПМБОК 13.2.3.1 «План вовлечения заинтересованных сторон»
План тестування (Test plan)Test plan
Таблиця 3. Плани

Ієрархічні діаграми

Ієрархічні діаграми починаються із загальної інформації, яку поступово декомпозують на більші детальні рівні. Інформація на верхніх рівнях охоплює всю інформацію на нижніх або підпорядкованих рівнях. Часто ієрархічні діаграми послідовно уточнюють до вищих рівнів деталізації по мірі того, як стає відомо більше інформації про проєкт.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Ієрархічна структура організації (Organizational breakdown structure, OBS)Розділ 7 в ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами» або ОУП-ОД-OBS «Организационная структура»
Ієрархічна структура продукту (Product breakdown structure, PBS)Product breakdown structure
Ієрархічна структура ресурсів (Resource breakdown structure)ПМБОК 9.2.3.3 «Иерархическая структура ресурсов»
Ієрархічна структура ризиків (Risk breakdown structure)Розділ 8 в ПМБОК 11.1.3.1 «План управления рисками»
Ієрархічна структура робіт (Work breakdown structure, WBS)Розділ 5 в ПМБОК 5.4.3.1 «Базовый план по содержанию» або ISO21500-3SCP3 «Иерархическая структура работ»
Таблиця 4. Ієрархічні діаграми

Базові плани

Базовий план – це затверджена версія результату роботи чи плану. Фактичне виконання порівнюють із базовими планами для виявлення відхилень.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6
Бюджет (Budget)ПМБОК 7.3.3.1 «Базовый план по стоимости» або ISO21500-6CST2 «Бюджет»
Розклад віх (Milestone schedule)Розділи “Диаграмма контрольных событий” в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта» або “Список контрольных событий” в ПМБОК 6.5.3.3 «Данные расписания»
Базовий план вимірювання виконання (Performance measurement baseline)ПМБОК 7.4.1.1 «Базовый план исполнения»
Розклад проєкту (Project schedule)ПМБОК 6.5.3.1 «Базовое расписание» або ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Базовий план за обсягом (Scope baseline)ПМБОК 5.4.3.1 «Базовый план по содержанию»
Таблиця 5. Базові плани

Візуальні дані та інформація PMBOK

Візуальні дані та інформація – це артефакти, які впорядковують та подають дані та інформацію у візуальному форматі, наприклад, схеми, графіки, матриці та діаграми. Візуалізація даних полегшує їх сприйняття та перетворення на інформацію. Артефакти візуалізації часто створюють після збору та аналізу даних. Ці артефакти можуть допомогти в ухваленні рішень та визначенні пріоритетів.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Діаграма подібності (Affinity diagram)Affinity diagram
Діаграма згоряння/Діаграма зворотного згоряння (Burndown/burnup chart)Burn down chart
Діаграма причин і наслідків (Cause-and-effect diagram)Діаграма Ішикави
Діаграма сукупного потоку (Cumulative flow diagram, CFD)Cumulative flow diagram
Графік часу циклу (Cycle time chart)Cycle Time Analysis
Аналітичні панелі (Dashboards)Інформаційна панель
Блок-схема (Flowchart)Блок-схема
Діаграма Ґанта (Gantt chart)Розділ “Линейчатая диаграмма” в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Гістограма (Histogram)Гістограма
Інформаційне табло (Information radiator)Visual Controls and Information Radiators
Діаграма часу виконання (Lead time chart)Lead Time and Cycle Time widgets
Матриця пріоритезації (Prioritization matrix)Priority Matrix
Мережева діаграма розкладу проєкту (Project schedule network diagram)Розділ “Диаграмма сети расписания проекта” в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Матриця простежуваності вимог (Requirements traceability matrix)ПМБОК 5.2.3.2 «Матрица отслеживания требований»
Матриця відповідальності (Responsibility assignment matrix, RAM)Розділ 6 в ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами» або СУДП-КМН-08 «Матрица ответственности»
Діаграма розсіювання (Scatter diagram)Точкова діаграма
S-подібна крива (S-curve)Розділ 4 в ПМБОК 7.3.3.1 «Базовый план по стоимости»
Матриця оцінки залученості стейкхолдерів (Stakeholder engagement assessment matrix)Розділ “Стратегия вовлечения” в ПМБОК 13.1.3.1 «Реестр заинтересованных сторон»
Мапа історій користувача (Story map)Story Maps
Графік пропускної здатності (Throughput chart)Monitoring performance against the baseline
Варіант використання (Use case)Сценарій використання
Мапа потоку цінності (Value stream map)Value-stream mapping
Діаграма швидкодії (Velocity chart)Beyond backlogs and burndowns
Таблиця 6. Візуальні дані та інформація

Звіти PMBOK

Звіти – це офіційні записи або зводи інформації. Звіти повідомляють стейкхолдерам актуальну (зазвичай узагальнену) інформацію. Часто звіти надають стейкхолдерам, зацікавленим у статусі проєкту, як-от спонсори, власники бізнесу або PMO.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6
Звіт про якість (Quality report)ПМБОК 8.2.3.1 «Отчёт о качестве»
Звіт про ризики (Risk report)ПМБОК 11.2.3.2 «Отчёт по рискам»
Звіт про статус (Status report)ПМБОК 4.5.3.1 «Отчёт об исполнении работ»
Таблиця 7. Звіти

Угоди та контракти PMBOK

Угода – це будь-який документ або повідомлення, яке визначає наміри сторін. У проєктах угоди мають форму контрактів або інших визначених домовленостей. Контракт – це взаємна угода, що зобов’язує продавця надати певний продукт, послугу або результат, а покупця — оплатити їх. Існують різні типи контрактів, деякі з яких відносять до категорії контрактів із фіксованою вартістю або контрактів із відшкодуванням витрат.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Контракти із фіксованою вартістю (Fixed-price contracts, FPP, FPIF, FP-EPA)Розділ 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» та Розділ 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
Контракти із відшкодуванням витрат (Cost-reimbursable contracts, CPAF, CPFF, CPIF)Розділ 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» та Розділ 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
«Час та матеріали» (Time and materials, T&M)Розділ 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» та Розділ 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
Невизначене постачання невизначеної кількості (Indefinite delivery indefinite quantity, IDIQ)IDIQ
Інші угоди (Other agreements, MOU, MOA, SLA, BOA)Розділ 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение»
Таблиця 8. Угоди та контракти

Інші артефакти PMBOK

Описані тут документи та доробки не належать до певної категорії, однак вони є важливими артефактами, які мають різноманітне призначення.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Зовнішній лінк
Список операцій (Activity list)Розділ “Список операций” в ПМБОК 6.5.3.3 «Данные расписания» або ISO21500-3SCP5 «Список операций»
Тендерна документація (Bid documents):
  • Запит інформації (Request for information, RFI)
  • Запит цінової пропозиції (Request for quotation, RFQ)
  • Запит комерційної пропозиції (Request for proposal, RFP)
ПМБОК 12.1.3.3 «Документация по предложениям»
Метрики (Metrics)ПМБОК 8.1.3.2 «Метрики качества»
Календар проєкту (Project calendar)ПМБОК 6.5.3.4 «Календарь проекта»
Документація по вимогах (Requirements documentation)ПМБОК 5.2.3.1 «Документация по требованиям»
Статут команди проєкту (Project team charter)ПМБОК 9.1.3.2 «Устав команды»
Історія користувача (User story)Розповідь користувача
Таблиця 9. Інші артефакти

Висновок

З 77 артефактів (читай “документів”) в ЗСУП.Комплекті є 48. Більше половини, а точніше 62%. Найгірша ситуация з розділом “Візуальні дані та інформація”. Там є всього 6 з 23 шаблонів.

Ну, що ж… Можемо вважати цю статтю технічним завданням на розробку і початком розробки ЗСУП.Комплект.v7. Більш того, цього разу я хочу зробити комплект українською мовою і викласти на pmdoc.ua для безкоштовного завантаження. Але це великий шмат роботи і один я не впораюсь. Тому шукаю волонтерів на розробку українських шаблонів PMBOK. Звертися можна напряму до мене:

0 відповіді

Залишити відповідь

Бажаєте приєднатись до дискусії?
Не соромтеся робити внески!

Leave a Reply