Документирование рисков проекта

В прошлой статье был оформлен бюджет проекта, а теперь мы разберёмся, как документировать риски проекта, т.е. все его неопределённости и непредвиденные ситуации. Для этого нам понадобятся все уже созданные планы проекта.

Документирование рисков проекта – это частный случай планирования подходов к управлению рисками и различных действий по реагированию на риски. Напомню, что общее управление проектами я стараюсь выносить за рамки этого цикла статей, и описываю только состав и правила заполнения документов для управления проектами.

Выдумай риски

Первое с чего стоит начать документирование рисков – это с банального придумывания их. Собери всех, кого можешь собрать – представителей заказчика, спонсора, команду проекта, топ-менеджеров, будущих пользователей продукта проекта, экспертов по рискам, технических специалистов, и попроси их пофантазировать про риски, которые могут произойти в проекте. Именно “пофантазировать”, потому что риск – это просто вероятностное событие, которое может произойти, а может и нет. Чистой воды гадание!

Поэтому придумываем и записываем любые риски, которые могут и не могут произойти. Даже риск, что на День Независимости прилетят инопланетяне, а американцы не смогут, как обычно, спасти весь мир… Шутка! Но в каждой шутке есть только доля шутки… Главное во время придумывания рисков не критиковать, не анализировать, а фантазировать и фонтанировать мыслью. Тогда группа сможет обнаружить даже те риски, которые далеко не очевидны в начале проекта и за которые уже потом себя ругаешь – “знал бы где соломку подстелить…”.

Для того, чтоб легче придумывались риски, можно использовать Иерархическую структуру рисков, наподобие этой:

Это позволит пробежаться по всем типам рисков и не упустить из виду ничего важного.

Все придуманные риски аккуратненько записываем в табличку Реестра рисков, пока заполняя только колонку “Название риска”, ну и возможно “Краткое описание”.

Если вы с коллегами по проектному цеху выдумали таким образом риски, то их может быть очень много, а денег, ресурсов и времени на управление всеми этими рисками в проекте, понятное дело, нет. Поэтому нужно решить, с какими рисками мы будет работать, а с какими нет.

Выдели только важное

Первое, что нужно сделать со всем полученным списком рисков – это проставить основные параметры рисков (и заполнить соответствующие колонки Реестра рисков):

1. Категория риска из Иерархической структуры (рисунок выше).
2. Причина возникновения риска или его источник.
3. На каком этапе проекта этот риск может произойти (желательно с привязкой к WBS).
4. Вероятность возникновения риска.
5. Последствия для проекта, если риск произойдёт.

Два последних пункта самые важные для дальнейшего отбора рисков. Как рассчитывать вероятность и последствия? Всё зависит от степени зрелости системы управления рисками в твоей компании, но раз уж ты читаешь эту книгу, то своя формальная процедура документирования рисков проекта у вас в компании, скорее всего, отсутствует. Поэтому предлагаю, для начала, упростить до элементарного.

Итак, берём тех же экспертов и вместе с ними проставляем вероятность, как относительную величину из списка: очень высокая (90%); высокая (70%); средняя (50%); низкая (30%); очень низкая (10%).

Для последствий нужны относительные влияния риска (если он вдруг произойдёт) на разные характеристики проекта: объемы работ, сроки, стоимость и качество. Хорошую таблицу таких относительных влияний приводит PMBOK:

По каждой из характеристик выбираешь воздействие (сверху в таблице указан % влияния каждой характеристики в колонке), высчитываешь среднее арифметическое и получаешь уровень воздействия произошедшего риска на проект. Затем по матрице воздействия определяем приоритет для риска:

Если риска попадает в красную зону – для него нужно обязательно вырабатывать противорисковое мероприятие. На зелёные риски можно не тратить время, ресурсы и бюджет проекта. С жёлтыми рисками – на усмотрение команды проекта. Если есть возможности – работаем с рисками, нет – просто мониторим без каких-либо затратных действий.

Дополни график противорисковыми мероприятиями

Для рисков красной зоны и некоторых рисков жёлтой зоны команда проекта должна разработать планы мероприятий по следующим возможным направлениям:

1. Исключить риск, т.е. переделать график и технологию исполнения проекта так, чтоб риск вообще не мог произойти. Например, если есть риск того, что самолёт упадёт – мы не летим самолётом и исключаем этот риск.
2. Передать риск, т.е. отдать риск сторонней компании. Например, застраховать или передать подрядчику по контракту. Таким образом мы несём дополнительные затраты, а сторонняя компания берёт на себя наш риск.
3. Уменьшить риск. И тут возникает два направления:
   • Уменьшить вероятность риска. Например, если мы знаем, что в октябре могут быть дожди, мы переноси отпуск на сентябрь. Дожди не исключены, но вероятность меньше.
   • Уменьшить влияние риска. Например, если мы знаем, что в обед может пойти дождь, мы берём с собой зонт. Мы всё равно промокнем, но не так сильно, как без зонта.

Все придуманные мероприятия аккуратно заносим в график проекта, привязываем к соответствующим этапам и работам, назначаем ответственных и отправляем им в виде конкретных задач.

Вот таким нехитрым способом мы переходим от понимания, что в проекте есть риски, к конкретным (задокументированным в графике) задачам, для конкретных людей, в определённые сроки.