Финальное документирование проекта
В прошлой статье был задокументирован мониторинг и контроль проекта, а теперь давай разберёмся, как документировать проект на этапе его закрытия, т.е. как документально оформить факт того, что проект в целом завершён, формально передать результат проекта заказчику или пользователям, а также зафиксировать полученный опыт.
Финальное документирование проекта – это подпроцесс закрытия проекта. Напомню, что общее управление проектами я стараюсь выносить за рамки этого цикла статей, и описываю только состав и правила заполнения документов для управления проектами.
Подписывайтесь на группу PMDoc в Facebook, и обсуждайте с коллегами вопросы документирования проектов |
Проект считается полностью завершённым, если получены три составляющие:
- Создан результат (продукт) проекта, формально передан заказчику и работает (эксплуатируется) у него.
- Формально завершены все контракты проекта – т.е. проплачены и получены все деньги, а также всё закрыто по бухгалтерии.
- Финализирована ВСЯ документация проекта, как техническая, так и управленческая, и подведены уроки опыта.
При таком подходе, у команды не остаётся “хвостов”. Теперь подробнее.
Финальное документирование результата
Есть неформальное правило в управлении проектами – “Чем больше бумаги, тем чище задница”. Невзирая на гротескную аллегорию, правило работает.
Оформляй документально и сдавай заказчику все промежуточные результаты. Во-первых, эту нужно, чтоб потом легче было сдавать весь проект целиком – когда приняты все составные части системы, то и сдача всей системы проходит проще. Во-вторых, это полезно для управления изменениями в проекте, когда тебе легко аргументировать заказчику, что он пытается изменить то, что он уже принял и тогда легче идти на взаимные уступки. В-третьих, это один из элементов отчётности по проекту и вовлечения ключевых стейкходеров в проект.
Оформляются промежуточные и финальные результаты проекта двумя актами: Акт приёмки результатов, о котором я писал в статье “Документирование контрольных функций проекта”, и Акт приёмки, суммирующий маленькие Акты и подтверждающий, что все необходимые промежуточные результаты проекта прошли проверку и были приняты. Формальное подписание этого Акта сторонами документирует передачу итогов проекта заказчику.
Если проект выполнялся ко контракту, то данный Акт является ещё и составной частью бухгалтерской или юридической документации по завершению проекта.
Шаблоны документов для финального документирования результата проекта:
|
С результатом разобрались, а логичным продолжением документирования результата является документирование, закрывающее контракты.
Финальное документирование контрактов
Закрытие контрактов происходит в двух направлениях – выплата денег всем подрядчикам и получение денег от заказчика. Всё это оформляется бухгалтерскими документами, которые имеют только косвенное отношение к проекту.
Так же как мы сдали свой результат заказчику по Акту приёмки, так и подрядчики сдают нам свои результаты по таким же Актам. Только это не наши акты, а их. Мы же должны просто упорядочить всю контрактную документацию согласно План поставок.
Для этого используется документ типа “папка”, называемый “Завершённые поставки”, который включает в себя:
- Первоначальные запросы
- Предложения поставщиков
- Протоколы переговоров
- Корреспонденцию по контракту
- Подписанные контракты
- Счета и платежные поручения
- Акты приёмки
Понятное дело, что формируется эта папка документов на протяжение всего проекта, начиная с процессов планирования и проведения закупок. Но во время завершения проекта эта папка проходит финальную “вычитку” – сравнение того, что хотели и что в итоге получили.
Шаблоны документов для финального документирования контрактов проекта:
|
С результатом и контрактами разобрались, но остаётся ещё жирный “хвост”, который свисает из-под шерсти команды, не до конца задокументировавшей свой проект. Он, конечно, может отсохнуть сам собой, но лучше доделать свою роботу.
Финализация документации и уроки опыта
Невзирая на то, что это мало кто делает в проектах, подведение финальных итогов проекта – это самое полезное, с точки зрения развития опыта команды и зрелости системы управления проектами (СУП). Выражается всё это в двух документах – в Отчёте о завершении проекта и в Уроках опыта.
Отчёт о завершении проекта – это документ, в котором фиксируются все ключевые изменения, произошедшие за время реализации проекта, отклонения от базовых планов по стоимости, срокам и содержанию. Описываются полученные результаты проекта в терминах стоимости, сроков выполнения, времени работы команды проекта. Также описываются все риски, возникшие во время реализации проекта и предпринятые меры реагирования на них.
Но это ретроспектива, так сказать, “патологоанатомия” завершённого проекта. Взяли все, выпущенные за время проекта отчёты, проанализировали их, сравнили полученные результаты, сроки и затраты с базовыми планами и всё внесли в итоговый документ. Но самое интересное кроется в развитии Системы УП.
Отвлекусь от документирования проектов и сделаю маленький экскурс в зрелость СУП. Организационная зрелость в управлении проектами разделяется на четыре основных уровня:
- Уровень I: В профессиональной деятельности компании установлен и используется профессиональный язык управления проектами. Что означает одинаковое понимание и использование понятийного аппарата и глоссария управления проектами всеми сотрудниками, участвующими в проектах.
- Уровень II: Сотрудники, участвующие в проектах, умеют самостоятельно управлять несложными проектами и/или эффективно работать в команде управления комплексными проектами.
- Уровень III: Создан пакет процедурно-регламентирующей документации, формализующий методологию управления проектами. Данная методология встроена в систему бизнес-процессов компании.
- Уровень IV: Установлены и применяются инструменты устойчивого развития – бенчмаркинг, реинжиниринг бизнес процессов, система управления качеством (с использованием базовых процессов управления проектами ISO10006 или ISO21500).
Условия, которые должна выполнить компания, чтоб соответствовать различным уровням зрелости:
Первый уровень зрелости
- В компании существует утверждённый глоссарий терминов по управлению проектами.
- Данный глоссарий легко доступен всем сотрудникам компании. Все новые сотрудники в обязательном порядке знакомы с данным глоссарием, т.е. HR-департаментом налажен процесс терминологической подготовки сотрудников при приёме на работу.
- Все сотрудники компании, прямо или косвенно участвующие в проектах, прошли базовое обучение по управлению проектами. При этом базовый тренинг должен быть изменён с учётом глоссария компании. Инструктор должен на тренинге применять терминологию управления проектами, принятую в компании.
Второй уровень зрелости
- Существует и доведено сотрудникам краткое описание процессов управления проектами, применяемых в компании.
- Существуют и предоставлены сотрудникам шаблоны основных документов для управления проектами, а также последовательность и правила их заполнения и поддержания в актуальном состоянии.
- В компании существует элементарная информационная система управления проектами (например, единое хранилище проектных документов и/или календарь задач проектной команды).
- Компания прошла аудит, в результате которого продемонстрировала, что участники проектов одинаково понимают и используют процессы управления проектами, документы управления проектами и информационную систему управления проектами.
Третий уровень зрелости
- Существует и используется сотрудниками пакет регламентирующих процедур и шаблонов документов для инициации, планирования, исполнения, контроля и завершения проектов.
- В компании существует информационная система управления проектами, предоставляющая единое коммуникационное поле проектным командам.
- Компания прошла аудит, в результате которого продемонстрировала, что участники проектов используют методологию и информационную систему управления проектами.
Четвёртый уровень зрелости
- Налажен процесс внутреннего обучения новых сотрудников компании и новых участников проектов.
- Налажен процесс регулярной проверки знаний сотрудниками методологии управления проектами и используемой информационной системы управления проектами.
- Налажен процесс подведения уроков опыта каждого завершённого (в том числе и закрытых досрочно) проекта с выработкой рекомендаций и внесением согласованных изменений в методологию и информационные инструменты управления проектами.
Прочитав, этот маленький экскурс в зрелость СУП, тебе становится понятно, для чего нужно подводить уроки опыта. Оформляются они соответствующим документом “Уроки Опыта”, в котором отражаются перечень ключевых изменений проекта с обоснованием и рекомендации по улучшению системы УП.
Шаблоны документов для финализации документирования проекта:
|
Подведя Уроки опыта, мы замыкаем жизненный цикл проекта, и все знания, генерируемые в процессах реализации проекта, собираются, обрабатываются и используются во всех процессах управления ВСЕМИ проектами в организации.
Итого
С точки зрения документирования, итог закрытие проекта выглядит следующим образом:
- Акт приёмки, который формально, юридически завершает проект и переводит результаты проекта из ответственности команды проекта в ответственность команды поддержки.
- Завершённые поставки, которые фиксируют всю документацию по поставкам продуктов и услуг да проекта.
- Финальный Отчёт о ходе работ и Уроки опыта, которые содержат причины проблем и отклонений, обоснования в пользу выбора того или иного корректирующего воздействия и другие знания, накопленные в процессе реализации проекта. Накопленные знания оформляются в виде документов на протяжении всего жизненного цикла проекта (но обязательно, как минимум, в процессе завершения проекта) для того чтобы стать частью исторической базы данных как для данного проекта, так и для всей компании. Таким образом, указывается, были ли цели проекта достигнуты в запланированные сроки и бюджет. Эти документы являются входной исторической информацией для последующих проектов.
- Шаблоны всех этих и других документов по завершению проекта можно получить/полистать здесь:
- ОСУП.Завершение.Комплект по PMBOK (5th edition).
- ИСО21500:Закрытие по ISO 21500:2012.
- Полный пакет шаблонов, созданных на основе PMBOK (5-й редакции) можно получить здесь: ОСУП.Комплект.v5
- Полный пакет шаблонов, созданных на основе ISO 21500:2012 можно получить здесь: ИСО21500:Комплект
- Все примеры и шаблоны документов портала PMDoc, связанные с завершением различных проектов, можно получить здесь: Завершение проекта.
Все статьи цикла “Документирование проекта”, которые по совместительству являются главами будущей книги:
- Документирование проекта на старте
- Документирование проекта в процессе планирования:
- Документирование проекта во время исполнения
- Документирование контрольных функций проекта
- Финальное документирование проекта
ошибка в заглавии – “Финализация документации и уроки рпыта”