Управлінське документування проєктів

Нотатка містить вкладений документ: ЗСУП”Положення про ЗСУП”.

Глосарій

Під терміном “управлінське документування” я маю на увазі документування безпосередньо процесів і результатів управління проєктом. Прошу його не плутати з “технічним” або “технологічним документуванням”, яке необхідне для опису продукту проєкту. Часто технічне документування регламентується стандартами, правилами і нормами тієї галузі, в якій виконується проєкт. Ба більше, проєкт не вважатиметься зданим, якщо не оформлена вся технічна документація.
У деяких галузях, звісно, регламентуються й управлінські документи. Наприклад, у будівництві існує СНиП 12-01-2004 “Організація будівництва”, у якому описано документи, необхідні для грамотного документування процесів управління будівництвом. Але в будь-якому разі під “управлінським документуванням” розуміють розробку, оформлення, розповсюдження, зберігання та облік документів, що потрібні саме для забезпечення УПпроєктом, а під “технічним документуванням” – документи, потрібні для технічного опису продукту проєкту, передання результатів проєкту користувачеві, а також грамотної експлуатації та ремонту продуктів проєкту.

Для чого?

Практично кожен вхід або вихід процесів управління проєктами в PMBOK є документом. Ба більше, добра половина процесів PMBOK описується як “процес документування” чого-небудь. Оскільки авторитет PMBOK не викликає сумніву, то залишається розібратися як, навіщо і, головне, на скільки глибоко необхідно документувати проектну діяльність?
Документи, в управлінні проєктом, виконують такі функції:

1. Інформаційна функція визначається потребою команди проєкту в документуванні, зберіганні, наданні та обміні інформацією. Кожен документ має певну “інформаційну ємність”, тобто. кількістю та якістю інформації, а також повнотою, оптимальністю та актуальністю поданої в ньому інформації.
2. Управлінська функція, що забезпечує процес управління. У ній документ виступає як засіб управління діяльністю, а також встановлює або впорядковує дії учасників проєкту.
3. Юридична функція – коли документ є письмовим доказом і джерелом права, як у випадку з контрактами, ліцензіями тощо.

Людство не дарма придумало і зарегламентувало діловодство. З одного боку, це сповільнює і ускладнює саму діяльність, з іншого – є можливість у будь-який момент звернутися до “минулого” і відновити детальну картину і послідовність подій.
Якщо не надавати належного значення проєктному діловодству, то настає момент, коли вже не вдається відновити ланцюг подій і зрозуміти, хто, коли й чому ухвалив ті чи інші рішення; на якому етапі й із яких причин проєкт почав вибиватися з графіка та бюджету; тощо.
Отже, узагальнюючи і доповнюючи вищесказане, управлінське документування:

1. Дисциплінує виконавців за рахунок структуризації діяльності – напиши, як будеш робити; роби, як написав; оформлюй усе документально; а після закінчення підведи підсумок.
2. Дає змогу в будь-який момент звернутися до минулих напрацювань і нічого не забудеться.
3. Забезпечує облік діяльності та прийнятих рішень.

Як?

Для опису того, як документувати управління проєктами, я введу ще одне поняття – “живий документ”. Це поняття народилося в багаторічній практиці управління проєктами.
Коли даєш завдання співробітнику оформити той чи інший документ, він довго думає, шукає в інтернеті подібні документи, обирає найбільш підходящий, видаляє з нього все те, що суперечить проєкту, додає логотип і назву компанії, а також дещо відсебеньки. Після цього нам на стіл лягає значний фоліант, який читати часу немає, але погортавши і побачивши кілька грамотних і правильних моментів, даєш, для проформи, кілька несуттєвих зауважень, після виправлення яких, приймаєш роботу. У підсумку такої мавпячої праці в бібліотеці проєкту накопичується величезна кількість абсолютно марної “води”… А як бути по-іншому? Адже якщо співробітник, пішовши на три дні в роботу над документом, зрештою притягне дві сторінки (одна з яких – титульний аркуш), то йому психологічно важко буде показувати його шефові, а шефові буде психологічно важко таке приймати – “І що? Це все? А що ти три дні робив?” – і понеслися з’ясування, “мотивація” і повчання щодо тайм-менеджменту і дорожнечі трудогодини.
Але ж відомо, що Стислість – сестра Таланту, а Томас Едісон до цього додав, що Genius is 1% Inspiration and 99% Perspiration. Тобто Стислість ще й сестра Важкої Праці. Тому потрібно просити співробітників випускати тільки “зневоднені” документи, як показник того, що вони дійсно працювали над документом. Нехай на одну сторінку, але тільки корисна інформація і дані. Тим паче що управління проєктом – це ітераційне повторення процесів і “значні зміни, що відбуваються впродовж життєвого циклу проєкту, призводять до необхідності знову повернутися до одного або кількох процесів планування, а, можливо, і до процесів ініціації. Цю послідовну деталізацію плану управління проєктом часто називають “плануванням хвилею, що набігає”, що вказує на те, що планування і документування – повторювані процеси, які постійно відбуваються.“(цитата з PMBOK® Guide, 4th Edition).
“Зневоднений” документ дає змогу працювати в проєкті тільки з конкретикою, а якщо потрібно щось додати і виправити, то потрібно просто випустити нову редакцію цього документа. За допомогою такої простої технології отримуєш ті самі “живі” документи, які народжуються, зростають і живуть разом із проєктом. До речі, найідеальнішим варіантом народження документів є використання шаблонів. Якщо є час заздалегідь прописати склад, хоча б основних, документів і підготувати для них шаблони, то економія часу на документування дає змогу співробітникам зосередитися на інших важливих завданнях, а уніфікація документообігу призводить до:

1. полегшення документування,
2. єдиному розумінню шаблонів і
3. єдиному сприйняттю інформації в документах.

Наскільки детально?

Тут можна завантажити “Положення про загальний стандарт управління проєктами” сайту PMDoc, що містить повний перелік документів, описаних у PMBOK. Але, за великим рахунком, для нормального документування потрібні такі шаблони, описані нижче.

1. Для ініціації проєкту:
   • Економічне обґрунтування використовується для виправдання фінансових інвестицій у проєкт, а також визначає витрати і вигоди так, щоб було зрозуміло, яка очікується рентабельність інвестицій.
   • Статут проєкту документує цілі, зміст, команду, часові рамки та результати.
2. Для планування проєкту:
   • Розклад проєкту включає всі операції, які потрібно виконати в проєкті від початку до кінця. Кожна операція має бути спланована так, щоб було зрозуміло, хто, що і коли має зробити. Результатом узгодження та затвердження термінів проєкту є Базовий розклад.
   • Вимоги до ресурсів операцій документують ресурси, як-от персонал, обладнання та матеріали, необхідні проєкту.
   • Базовий план виконання вартості включає узгоджений і затверджений бюджет проєкту з часовими фазами. Використовується для порівняння фактичних витрат із запланованими.
   • Базовий план за змістом визначає і структурує обсяги робіт проєкту.
   • План управління комунікаціями визначає взаємовідносини в проєкті таким чином, щоб правильна інформація надходила правильним людям у правильний час.
   • План управління якістю встановлює якісні критерії, для того щоб результати проекту відповідали очікуванням Замовника.
   • Реєстр ризиків визначає і документує ймовірність і наслідки ризиків проєкту. З його допомогою можна адекватніше управляти ризиками і впливати на події, здатні вплинути на строки або бюджет проєкту.
3. Для виконання проєкту:
   • Акти підтвердження/прийняття результатів відображають послідовність процесів створення, підтвердження та прийняття запланованих результатів проєкту.
   • Інформація про виконання робіт використовується для відстеження часу і ресурсів, витрачених на проєкт. На підставі цих документів оновлюється Розклад проєкту для відстеження відповідності Базовому розкладу.
   • Журнал реєстрації проблем фіксує будь-які проблеми, що трапляються в проєкті. Перед фіксацією необхідно дослідити вплив кожної проблеми на проєкт, також можна одразу вжити заходів, необхідних для розв’язання проблеми.
4. Для моніторингу та контролю проєкту:
   • Запити на зміни документують кожну зміну у змісті проєкту. Таким чином, можна контролювати і відстежувати зміни в проєкті. Усі зміни можна також фіксувати в Журналі змін, щоб бачити всі зміни одним списком.
   • Бюджетні прогнози відстежують і прогнозують вартість проєкту. Також будь-які витрати в проєкті мають бути формально узгоджені й оформлені, щоб у будь-який час можна було перевірити, чи перебуває проєкт у межах Базового плану виконання вартості.
   • Звіти про виконання містять упорядковане та узагальнене подання інформації про виконані роботи, розрахунки і параметри прогнозування, та результати аналізу виконання і стану робіт проєкту.
5. Для завершення проєкту:
   • Акти виконаних робіт формально завершують проєкт, фазу проєкту або контракт. Також, по завершенню проєкту, документуються всі заходи, необхідні для належного закриття проєкту, що включають вивільнення членів команд, підрядників, устаткування і матеріалів, що залишилися.
   • 
     Документація з накопичених знань
     містить причини проблем і відхилень, обґрунтування на користь вибору того чи іншого коригувального впливу та інші знання, накопичені в процесі реалізації проєкту. Накопичені знання оформляють у вигляді документів протягом усього життєвого циклу проєкту (але обов’язково, щонайменше, у процесі завершення проєкту), щоб стати частиною історичної бази даних як для цього проєкту, так і для всієї компанії.
   • 
     Історична інформація
     щодо завершеного проєкту оформлюється під час аналізу успішності проєкту та документування результатів для Спонсора. Таким чином, вказується, чи були цілі проєкту досягнуті в заплановані терміни та бюджет. Документи та дані щодо виконаних проєктів є вхідною
     Історичною інформацією
     для наступних проєктів.

Крім зазначених документів, проєкт також містить кореспонденцію, службові записки, протоколи нарад та інші документи, що описують проєкт. Ця інформація має максимально можливою і належною мірою підтримуватися в організованому стані. Члени команди проєкту також можуть вести журнал або реєстр документів проєкту, які можуть бути фізичними або електронними.
Кожного разу, розпочинаючи новий проєкт, Керівник проєкту має обрати необхідну та достатню глибину документування управлінської діяльності для того, щоб документувати проєкт швидко та ефективно.

Успіхів у документуванні Ваших проєктів!

Нотатка містить вкладений документ: ЗСУП”Положення про ЗСУП”.