Портфельна зрілість

Самооцінка рівня зрілості організації в управлінні портфелями проєктів

Модель зрілості портфельного управління розділена на п’ять основних рівнів:

Рівень 1 – Ініціація

Ключове слово для рівня 1 – “непослідовність”. На цьому рівні не існує стандартів, багато процесів проєктів і портфелів не існують на цьому рівні, а те, що існує, застосовується від випадку до випадку. Ті невеликі процеси, які є в наявності, виконуються ситуативним чином.

Рівень 2 – Розробка

На рівні 2 існує деяка стандартизація процесів, хоча більшість процесів ще незрілі. Проте деякі процеси визначено і задокументовано, і організація отримує деяку вигоду від управління портфелем. На цьому етапі організація повинна мати уявлення про всі основні проєкти в централізованій системі. Основна увага приділяється встановленню базових стандартів управління та процесів для розгляду запитів щодо проєктів. Базове розставляння пріоритетів може розпочатися на цьому етапі з елементарного розуміння управління доступністю та можливостями ресурсів.

Рівень 3 – Визначення

Рівень 3 є важливим кроком для організації, оскільки він регулярно та ефективно використовує механіку портфеля. Процеси чітко визначені та встановлені в організації, а документація щодо процесів перебуває у вільному доступі для організації. Рівень 3 означає реальний перехід від представлення одного проєкту до представлення сукупного портфеля. На попередніх двох рівнях, незважаючи на видимість портфеля загалом, наголос робився на окремі проєкти. На рівні 3 організація краще розуміє, як проєкти взаємодіють один з одним. Керівні органи прагнуть зрозуміти наслідки для портфеля на основі конкретних проєктних рішень, при цьому ключове питання полягає в тому, “як це вплине на портфель?”

Рівень 4 – Управління

Рівень 4 відзначає прогрес організації у використанні управління портфелем. Тут органи управління починають використовувати методи оптимізації, щоб підвищити цінність портфеля практично без додаткових витрат. Офіси управління проєктами (PMO) також просунуті, що дає змогу організації збирати дані вищої якості, які можна використовувати для різних методів оптимізації, таких як оптимізація ресурсів. Організація регулярно поповнює систему портфеля точною та актуальною інформацією про проєкти. Користувачі системи управління портфелями почуваються дуже комфортно з цим інструментом і можуть використовувати багато розширених функцій. Пріоритизація як інструмент вибору проєкту була замінена ефективним аналізом меж. Оптимізація розкладу використовується для розкриття ще більшої цінності портфеля.

Рівень 5 – Оптимізація

Ключова відмінність між рівнями 4 і 5 полягає в тому, що на рівні 5 існує так багато організаційної точності та дисципліни процесів, що організація активно використовує методи оптимізації і робить це практично без опору. Дані про якість постійно надходять у систему управління портфелями. Кілька корпоративних систем інтегровані з портфельною системою, що робить її критично важливою для роботи організації. Вище керівництво компанії покладається на звіти щодо проєктів і портфелів для ухвалення організаційних рішень.

Немає необхідності орієнтуватися на рівень 4 або 5, але компаніям у висококонкурентних і прибуткових галузях слід серйозно подумати про зміцнення процесів управління своїм портфелем для поліпшення стратегічного виконання.

Оцінка

Вам буде поставлено від 24 до 60 запитань “Чи згодні Ви з твердженням?” і представлені описи різних підходів до управління портфелями у вашій організації. Вам потрібно буде відповідати “Так” або “Ні”. Залежно від Ваших відповідей частина запитань може бути не поставлена.