Сходження на Кіліманджаро: Приклад управління проєктами

Вступ

Досягаючи майже шести тисяч метрів заввишки, гора Кіліманджаро є найвищою точкою Африки. З мови суахілі Кіліманджаро перекладається як “гора величі”. У 2000 році ми з братом вирішили піднятися на цю велику гору. Ми витратили місяці на підготовку, включаючи розуміння того, що нам знадобиться на вершині, розробку нашого підходу, придбання необхідного спорядження та тренування на витривалість. Потім ми провели тиждень, виконуючи цей план на горі. Оскільки це ті самі кроки, які необхідні в управлінні будь-яким проєктом, я вирішив написати кейс про найкращі практики управління проєктами в контексті планування та виконання нашої подорожі на гору.

Планування

Як і в більшості великих проєктів, у нас була майже недосяжна мета – піднятися на найвищу гору Африки. У нас були фіксовані ресурси (власні гроші) і фіксований графік. Історично склалося так, що 80% людей, які намагаються піднятися на цю гору, з тих чи інших причин зазнають невдачі. Цікаво, що це той самий відсоток, який експерти пов’язують з успіхом будь-якого проєкт. Ми повинні були правильно спланувати це, щоб наша мета була досягнута.

Будьте в курсі

Нашим першим кроком було зібрати якомога більше інформації. Ми хотіли зрозуміти історію інших спроб, пов’язані з ними ризики та все інше, що могло б вплинути на наш проєкт.

Деякі з наших відкриттів включають

• HAPE (High Altitude Pulmonary Edema) – це потенційно смертельний стан, коли рідина заповнює легені альпініста при швидкому підйомі.
• Є кілька способів дістатися до вершини
• У них є вологий сезон дощів і холодний зимовий сезон
• Місцевість нерівна, з ділянками, які дуже слизькі через осипи (невеликі камені, які ковзають під ногами, коли ви намагаєтеся піднятися вгору).
• Оскільки вершина є найвищою точкою на континенті, ніщо не заважає вітрам, які можуть досягати сорока градусів нижче нуля.

Нам потрібно буде використати цю інформацію, щоб підготуватися до подорожі. Це безпосередньо стосується ініціації проєкт, коли важливо дати команді уявлення про історію та потенційні ризики, на основі яких можна розробити план.

Залучайте експертів

Ні я, ні мій брат ніколи раніше не ходили в гори такої висоти, тому ми звернулися за порадою до людей, які вже мали досвід сходжень. Ми зібрали наш короткий список туристичних компаній (вендорів). На основі аналізу постачальників (вартість, досвід, пропоновані послуги тощо) ми обрали партнера. Ми обрали компанію, яка вже мала успішний досвід і могла організувати та виконати всі деталі для нас.

Іншим варіантом було б летіти до Танзанії і з’ясовувати це самим, що мало б надзвичайно низьку ймовірність успіху. Це звучить як просте рішення, але занадто часто компанії намагаються зануритися в проєкти без консультацій з експертами, а потім роблять помилки, які експерт вже мав би зробити (“ті, хто не вчиться на помилках історії…”). Наприклад, наша туристична компанія надала нам “туалетний намет”. Це був не що інше, як намет з пластиковим сидінням з отвором і поліетиленовим пакетом у ньому. Ми не бачили на горі жодного туриста з такою штукою, і це робило різницю між чимось цивілізованим і намаганням балансувати за скелею.

Створіть план

Ми досліджували заходи, які потрібно було провести. Нам потрібне було спорядження, логістика (перельоти, готелі тощо) та план підготовки. Працюючи з нашим партнером, ми виклали їх у план, який ми могли б виконати, щоб забезпечити все необхідне.

Ми також склали план підйому на гору. Виходячи з наших ризиків, ми вирішили піднятися на висоту чотири тисячі метрів і залишитися там на три дні, поки ми акліматизуємося (щоб уникнути HAPE). План також враховував час сходження, запланувавши його після закінчення сезону дощів і до початку зимового сезону. Ми піднімалися вночі і досягали вершини до світанку.

У проєктах створення плану є одним з найбільш важливих видів діяльності. Після початку проєкт зміна напрямку буде коштувати більше часу і ресурсів, тому важливо все ретельно продумати заздалегідь. На півдорозі до гори ми не змогли б піти іншим маршрутом.

Визначте відповідні ролі

Найкраща практика – доручати роботу людям, які найкраще підходять для її виконання. Під час нашої подорожі обраний нами провайдер погодився надати нам людей, які б несли наші намети і готували їжу (я відчував себе реп-зіркою зі своєю “бандою” людей, які ходили за мною по п’ятах). Це не ті речі, якими ми хотіли б перейматися, але які були критично важливими для нашого успіху. Ми не могли піднятися без їжі та тепла, а нести їх самостійно – це б виснажило нас до початку нашої спроби на вершину.

Проєкти повинні мати однаковий підхід. Компанії не мають ресурсів, щоб спеціалізуватися в кожній технічній галузі. Їм потрібно розглянути можливість передачі конкретних технологій організаціям, які можуть керувати роботою і бути в курсі змін у технологіях.

Використання технологій

Ще одна найкраща практика – це використання технологій як засобу досягнення успіху. Ми дізналися, що доведеться багато ходити по нестабільній місцевості і що на вершині було сорок градусів морозу з вітром. Ми звернулися до технологій, щоб допомогти нам подолати ці перешкоди. Ми придбали спеціальні трекінгові палиці для стабілізації та спеціальні черевики, щоб ноги не замерзли на вершині.

Існує компроміс між технологією та вартістю, оскільки ми могли б використати гелікоптер, щоб досягти нашої мети – дістатися до вершини, але це було фінансово неможливо (не кажучи вже про те, що це було б шахрайством). Проєкти повинні враховувати використання технологій для забезпечення їхнього успіху, а також витрати на це (вартість, обслуговування технологій, застарілість тощо).

Використання прототипів

У наших планах було сходження на інші гори, схожі на Кіліманджаро. Ми хотіли прототипувати досвід і оцінити успішність нашого навчання. Живучи в Сполучених Штатах, найкраще, що ми змогли знайти, було в Колорадо (на 2400 метрів нижче Кілі). Ми дізналися, що наша технологія працює і що ми можемо витримувати висоту понад три тисячі метрів. Ми не хотіли ризикувати, випробовуючи їх вперше, коли були в Африці. Уявіть собі, наші шанси на успіх, якби ми вперше приміряли нові черевики, коли приїхали в Африку. Жінці з нашої “експедиції” довелося спуститися з гори посеред підйому, тому що вона не могла впоратися з висотою, близькою до 5900 метрів.

Вивчені уроки

• Отримайте якомога більше інформації, щоб визначити ризики та можливості
• Майте ретельно продуманий план
• Використовуйте експертів та історичну інформацію для планування та оцінки проєкту
• Співпрацювати з постачальниками, які мають досвід, і передавати на аутсорсинг роботу, яка не є основною компетенцією.
• Використовуйте технології для досягнення успіху, де це доречно
• Використовуйте прототипи для тестування підходів і технологій

Виконання

Настає момент, коли планування припиняється і проєкт починає рухатися. На цьому шляху завжди виникають незаплановані перешкоди та виклики. Цей проєкт не став винятком.

День 1 – Початок

Ми приїхали до Африки в очікуванні нашого нового проєкту. Першого дня ми познайомилися з командою, яка складалася з гідів племені. У кожної людини в нашій команді був один гід і кілька носіїв/кухарів. Ми три години їхали на автобусі разом з усіма до гори. За всю дорогу ніхто не промовив жодного слова, окрім випадкових розмов на суахілі та поглядів на нас (гадаю, вони робили ставки на те, чи вдасться нам це зробити чи ні). Очевидно, що існували культурні та мовні відмінності, які нам потрібно було подолати, якщо ми хотіли працювати разом як одна команда. Початок проєкту завжди складний, тому що люди не знайомі один з одним і намагаються з’ясувати стосунки.

Прибувши на гору, ми розвантажили спорядження і вирушили в похід. Ми планували приїхати після сезону дощів. Хороша новина полягала в тому, що під час нашого перебування там не було сильного дощу. Погана новина полягала в тому, що нам доведеться йти по п’ятнадцяти-сантиметровому шару багнюки. Наша технічна підтримка (туристичні палиці) допомагала нам майже завжди залишатися у вертикальному положенні. Цей день ми провели в пішому поході густим тропічним лісом. Стежка була вкрита багнюкою, і все, що ми бачили в усіх напрямках (в тому числі і вгору) – це зелена рослинність.

Оскільки ми йшли разом, то могли рухатися лише зі швидкістю найповільнішого з нас. У нас був член команди, який рухався дуже повільно. Це призвело до того, що в перший день ми прийшли вночі. Щоб бачити вночі, нам довелося використовувати наші налобні ліхтарики, які ми планували використовувати в ніч сходження. Нам потрібно було б придумати щось для освітлення, коли ми піднімемося на вершину.

Нарешті ми прибули до нашого табору, повечеряли і лягли спати. Ми дійсно не могли заснути через хвилювання від поїздки і нового досвіду.

Вивчені уроки

• Проводьте тімбілдінгові заходи, щоб створити концепцію “одна команда, одна мета”
• Дізнайтеся, як сказати “повільний американець” суахілі
• Допомагайте членам команди, які відчувають труднощі, оскільки їхні результати впливають на всю команду
• Будьте гнучкими у своєму підході, оскільки реальність може відрізнятися від плану

День 2 – Занурення

Наступного дня ми прокинулися дуже рано і знову почали підйом. Ми ще деякий час йшли тропічним лісом. Ми продовжували йти дуже повільно, і у мене почали боліти ноги. Це мене турбувало, оскільки це був лише другий день. Мої плечі також почали боліти від ваги рюкзака.

Після ще кількох годин пішого переходу ми нарешті вийшли на рівень дерев. Це було важливо, тому що після чотирнадцяти годин походу ми нарешті побачили нашу мету. Це дуже важливо для проєкту, тому що ми часто настільки зосереджені на кроках, які робимо, що рідко піднімаємо голову, щоб побачити мету, якої намагаємося досягти.

Ми були на висоті близько трьох з половиною тисяч метрів, і було дуже холодно. У нас було відповідне спорядження, але ніщо не могло підготувати нас до павукоподібних комарів (ми не знаємо, що це були за істоти, але вони виглядали як щось середнє між павуками і комарами). У таборі ми помітили цих тваринок по всій землі. Коли стемніло, вони зникли, бо стало дуже холодно. Пізніше ми дізналися, що всі вони, мабуть, залізли в наш намет і спальні мішки. Решту ночі ми провели, намагаючись витягти їх з намету, сумок, одягу та психіки.

Вивчені уроки

• Робота над проєктом іноді буває болючою, але ви повинні пройти через це
• Уявіть собі мету та побачте загальну картину
• Усувайте помилки, коли помічаєте їх, і до того, як вони вийдуть з-під контролю

День 3 – Американські гірки

Ми продовжували мандрувати ще вісім годин вгору і вниз по горі. На шляху було багато долин і пагорбів. Оскільки ми намагалися піднятися вище, ми знали, що кожного разу, коли ми спускалися в долину, ми могли б набрати більше висоти, щоб піднятися вище. У проєктах завжди виникають перешкоди, які віддаляють вас від кінцевої мети, і їх потрібно долати, щоб повернутися на правильний шлях.

Ми розбили табір біля підніжжя стіни, на яку мали піднятися наступного дня. Тієї ночі наша супутниця кашляла і не могла дихати на висоті. Це було на висоті 4500 метрів, і вона була курцем. Ми вирішили відправити її з гори наступного дня, оскільки шансів на те, що вона зможе подолати стіну, було мало, а стан її здоров’я погіршувався.

Вивчені уроки

• Іноді робота відводить вас від вашої мети, і вам доводиться надолужувати згаяне
• Іноді можна змінити ресурси, якщо вони не підходять і загрожують досягненню кінцевої мети

День 4 – Стіна

Ми змінили обсяг діяльності. Разом з нашою супутницею нас покинула частина обслуги, нам довелося відправити її вниз з провідником, кількома носіями і однією з двох печей, що використовувалися для приготування їжі. Часто під час проєктів відбувається вплив на критичну залежність, і командам доводиться реагувати відповідно.

Стіна була дуже страшною, оскільки вимагала багато лазіння і перебирання руками по скелях. Ми з братом не фанати висоти, а між нами та обривом була невелика відстань. Ми не могли повернути назад, але йти вперед означало більше тривоги і болю. Ми продовжили шлях до наступного табору.

Вивчені уроки

• Навіть якщо у вас є план, ви повинні бути гнучкими до змін в обсязі.
• Проєкти часто впираються в стіну посередині, через яку команді потрібно проштовхнутися.

День 5 – Майже на місці

Цього дня ми мали піднятися на висоту близько 4900 метрів. Це означало дуже крутий підйом на цілий день. Прибувши до табору, ми зустріли команду південноафриканців, які не змогли вийти на вершину, бо всі захворіли на дизентерію. У цей момент я зрозумів, що 80% людей, які зазнають невдачі, не просто зазнають невдачі в останній день саміту, а в результаті їхньої подорожі через весь процес. Це стосується і менеджерів проєкту, які можуть припускатися помилок на цьому шляху, що заважають їм досягти поставленої мети.

Ми розклали наше спеціальне спорядження для сходження і спробували трохи поспати перед останнім ривком. Завдяки впевненому темпу нам вистачило сил, щоб спробувати піднятися на вершину. Часто люди можуть занадто поспішати внизу, а потім не мати витримки, щоб закінчити. Це дуже актуально для проєктів, які відстають, а потім занадто довго підганяють команду, і люди не можуть виконати свою місію.

Вивчені уроки

• Досягнення мети – це результат подорожі на цьому шляху, а не лише останній ривок.
• Потрібно визначитись із темпом роботи. Люди вигорають, якщо бігають занадто довго.

День 6 – Вершина

Опівночі ми пішли на останній ривок. Ми “розгорнули” своє спорядження (налобний ліхтарик, черевики, похідні карабіни) і вирушили в похід. “Осипи” (скупчення невеликих каменів) були всюди, і здавалося, що на кожні дві сходинки, які ми піднімалися вгору, ми сповзали вниз. Через повільний старт у перший день, наші фари розрядилися дуже швидко. На щастя, була ясна ніч і повний місяць, який відбивався від льодовиків. Ноги дуже боліли, але я зосередився на одному кроці за раз, і через шість годин ми нарешті дісталися до вершини, щоб побачити схід сонця.

На вершині я відчув сильну нудоту і “втратив” всю їжу, яку з’їв до цього. На такій висоті ваше тіло зосереджується лише на диханні, а все інше відключається. Ми сфотографувалися і пішли назад.

Нам знадобилося ще три години, щоб спуститися назад. Осип був менш пробачливий, коли ми спускалися вниз, і в поєднанні з моїм браком енергії, я, мабуть, послизнувся і впав близько десяти разів. Cпуск був важким і психологічно, адже ми вже досягли своєї мети (піднятися на вершину) і не мали мотивації продовжувати пробиватися крізь біль.

Вивчені уроки

• Ніщо не може зрівнятися з відчуттям досягнення поставлених цілей
• Після того, як мета досягнута, залишається робота, яка потребує фокусу та уваги

День 7 – Закриття проєкту

Ми продовжили спуск з гори ще чотири години. Оскільки ми були недалеко від бази, нам довелося знову йти по багнюці. Нарешті ми закінчили і повернулися до табору, де відсвяткували наш успіх з командою. Це включало в себе пісні на суахілі та багато пива.

Вивчені уроки

• Святкуйте успіхи разом з командою

Висновок

Більшість проєктів ставлять перед собою такі агресивні цілі, як сходження на Кіліманджаро. Щоб досягти успіху, керівник проєкту повинен зібрати якомога більше інформації та скласти реалістичний план. Цей план має бути гнучким до неминучих змін, які відбуватимуться. Щоб підвищити ймовірність успіху, керівник проєкту повинен шукати джерела некомпетентних навичок і використовувати технології.

Я б також порадив встановити намет з туалетом для команди, про всяк випадок.

Про автора:
Керрі Р. Віллс Директор з управління портфелем проєктів, PMP
Автор книг “Застосування керівних принципів ефективного виконання програм” та “Основні навички управління проєктами“