Не документуйте проєкти!

Знайшов гарну картинку, що демонструє, чому легше НЕ документувати проєкти.
У нас у проєктах усе, як правило, починається красиво – спочатку створюємо Статут, або подібний ініціювальний документ. Автору документа (як правило, це сам ПМ) здається, що його Статут ідеальний, але потім починається критика і правки з усіх боків. І це зрозуміло – язиком молоти, це не вагони вантажити. Ба більше, навіть якщо начальник бачить, що документ справді гарний, він кілька зауважень дасть просто так – для проформи…

І починаючи з першого ж документа проєкту, у нас як снігова куля збільшується кількість самих документів та їхніх версій.
Минає лише пара-трійка тижнів, а ПМ і команда вже не можуть розібратися, де який документ і яка версія остання. У цей час інтенсивність робіт у проєкті збільшується. Документування приділяється все менше уваги – головне ж “видавати результат”, а не “папірці бруднити”. І все… Документування закінчилося!

На тренінгу
pm.Docs
я вводжу і розглядаю такі обов’язкові поняття як “документування для цілей проєкту”, “масштаб проєкту”, “зневоднений документ”, “живий документ” і “карта документів”. А також проводжу воркшопи:

1. Розроблення стратегії документування проєкту.
2. Створення спільного комунікаційного поля.
3. Створення та узгодження Статуту проєкту.
4. Заповнення Базових планів проєкту.
5. Створення зрозумілої та прозорої звітності проєкту.
6. Створення Карти документів.
7. Кейс “Проєкт змінився! Що робити?”.
8. Заповнення Уроків досвіду проєкту.

За два дні тренінгу я проводжу учасників усіма процесами реалізації проєкту і показую, як грамотно розподілити ресурси і час на документування залежно від типу компанії і масштабу проєкту.

У підсумку:

1. Учасники знають, як визначити необхідний і достатній рівень документування проєкту, як розробити стратегію документування та запустити проєктний документообіг.
2. Розуміють цілі документування протягом усього життєвого циклу проєкту, і знають, як ці цілі трансформуються протягом проєкту.
3. Розробляють і використовують шаблони документів для своїх проєктів. Правильно і грамотно оформляють проєкти і складають робочу документацію.
4. І наприкінці фіналізують документацію для використання в майбутніх проєктах.