“12 Доробків” – Офіс Управління Проєктами

Ви тут: / “12 Доробків” – Офіс Управління Проєктами...

Загальна інформація

Ідеальним варіантом впровадження системи управління проєктами є впровадження “під ключ”. У цьому разі досить швидко створюється повноцінний програмно-методологічний комплекс, що дає змогу ефективно управляти всім портфелем проєктів компанії. Але буває так, що компанія не готова впроваджувати повнофункціональну систему управління проєктами. Причини тому, наприклад:

  • Відсутність необхідного бюджету для повного впровадження.
  • Нерозуміння доцільності впровадження системи управління проєктами.
  • Дуже щільне завантаження співробітників, необхідних для впровадження системи.
  • Бажання виростити систему спокійно, без поспіху, отримуючи відчутний результат на кожному етапі впровадження.
  • Бажання перевірити професіоналізм консультантів, перш ніж довіряти їм повний обсяг робіт із впровадження.

Експертами компанії “PMDoc” розроблено унікальний комплекс заходів із впровадження системи управління проєктами (EPM), що складається з 12 доробків. Кожен результат створюється окремо, досить швидко і коштує відносно недорого, але відразу після створення починає працювати на Замовника.

Замовник може припинити або призупинити впровадження на будь-якому з результатів, при цьому вже створені результати продовжуватимуть працювати. Після реалізації всіх 12 доробків Замовник отримує повноцінний програмно-методологічний комплекс для управління проєктами.

Переваги

  • Кожен результат являє собою завершений обсяг роботи. Це дає можливість, у разі потреби, призупинити впровадження і водночас отримати відчутний ефект від уже впроваджених результатів.
  • Впровадження ґрунтується на методології управління проєктами і водночас гнучко підлаштовується під індивідуальні потреби компанії.
  • Послуга є модульною. Це означає, що клієнт може вибрати не всі, а тільки необхідні йому результати.
  • Дає змогу створити план фінансування проєкту впровадження з урахуванням усіх фінансових можливостей компанії.
  • Можливість поступово змінювати сформовані підходи до управління проєктами, у міру прийняття результатів співробітниками компанії.

Послуга “12 Доробків” включає в себе:

  1. Спільне планування проєктів Замовника. Виявляються і визначаються основні вимоги до майбутньої системи. У міру планування ми даємо рекомендації для поліпшення процесів управління проєктами в організації.
  2. Побудова системи звітності. Створення та формування базових звітів за основними показниками.
  3. Встановлення програмно-апаратного комплексу. Встановлення та конфігурація Microsoft Project. Попереднє тестування функціональності системи. Виявлення додаткової функціональності для майбутньої кастомізації системи.
  4. Формування Офісу Управління Проєктами. Формування вимог до керівника і співробітників ОУП. Спільний із Замовником підбір керівника і, за необхідності, співробітників ОУП.
  5. Навчання методології та інструментів для управління проєктами. Проведення серії тренінгів для навчання співробітників методології управління проєктами. Навчання роботі з системою.
  6. Управління програмами проєктів. Визначається і налаштовується взаємозв’язок між проєктами. Розробляються Dashboard для моніторингу стану програм проєктів.
  7. Стандартизація обсягів робіт проєктів. Визначають стандартний обсяг для повторюваних робіт у схожих проєктах. Розробка шаблонів типових пакетів робіт.
  8. Управління ресурсами та портфелем проєктів. Налаштування системи для коректного і максимально ефективного управління ресурсами компанії.
  9. Регламент управління проєктами. Створення регламенту та опису процедур управління проєктами для компанії.
  10. Шаблони управлінських документів. Створення шаблонів документів, необхідних у кожному проєкті.
  11. Рольові інструкції. Розробляються рольові/посадові інструкції для всіх учасників проєктів.
  12. Спеціалізована звітність. Розробка і впровадження спеціалізованих та індивідуальних для кожної компанії звітів. Звіти ґрунтуються на галузі діяльності компанії.

All/
1/
2/
3/
4/
5/
6/
7/
8/
9/
10/
11/
12/

Опис

 Спільне планування пілотних проєктів Замовника з використанням Microsoft Project Professional. Створення розкладів проєктів і супутніх документів. Аудит процесів та інструментів управління проєктами.

Результати
  1. Відповідальні співробітники Вашої компанії починають планувати хід реалізації кожного проєкту від початку до завершення.
  2. Типова WBS структура проєктів. Може використовуватися як шаблон для подальших проєктів.
  3. Кожен пілотний проєкт містить:
    1. Динамічну модель.
    2. Базовий план.
    3. Лінія ходу робіт, що автоматично вказує на відставання і випередження.
    4. Списки ключових контрольних точок (віх) проєкту.
  4. Можливість вести облік часових, ресурсних і фінансових витрат проєктів.
  5. Рекомендації щодо зміни процесів та інструментів управління проєктами.

Інструменти
  • Планування з використанням Microsoft Project Professional.
  • Робочі зустрічі з фахівцями Замовника.
  • Регламентні документи компанії Замовника.
  • Наші напрацювання щодо систем управління проєктами.

Форма реалізації

 Цей етап замінює класичне консалтингове дослідження “ЯК Є” бізнес-процесів замовника. Водночас, на відміну від “дослідження”, розклади проєктів можна одразу застосовувати на практиці для виконання та контролю проєктів. На основі відстеження розкладів проєктів визначаються і структуруються інтерфейси взаємодії підрозділів компанії один з одним і з замовником проєкту. Чітко визначаються, документуються і прив’язуються до часу відповідальності кожного з виконавців проєкту. Розроблення та використання Базових планів забезпечує основу для подальшого відстеження проєктів і платформу для розгортання системи управління проєктами.
У графіки відразу вносяться всі технологічні взаємозв’язки робіт, що дає змогу створити динамічні моделі виконання проєктів, за допомогою яких можна автоматично відслідковувати зміни термінів виконання проєктів. Динамічна модель проєкту має вигляд загальної ієрархічної структури робіт (WBS) і детального графіка виконання з відповідальними виконавцями, ресурсами і контрольними точками.

Наша Відповідальність
  • Надати планувальників і аналітиків, а також інструменти та напрацювання для планування пілотних проєктів Замовника.

Ваша Відповідальність
  • Призначити співробітника, відповідального за Систему Управління Проєктами.
  • Забезпечити доступ до інформації, необхідної для планування. Також мають бути призначені адміністратори та/або планувальники окремих проєктів.

Опис

 Звітність може бути організована після планування і створення Базового плану проєкту. Виглядає у вигляді діаграм прогнозів по завершенню, процентних і фінансових S-кривих з песимістичним і оптимістичним прогнозами, а також індексів CPI і SPI.

Результати

 Шаблони та форми стандартизованої звітності з виконання проєктів, що включають:

  • S-криві (наочні діаграми планованого і фактичного перебігу робіт від 0% до 100% з прив’язкою до дат).
  • Песимістичний та оптимістичний прогнози завершення робіт проєкту.
  • Прогнози бюджету.
  • Індекси SPI і CPI, що відображають динаміку відставання або випередження.

Інструменти
  • Метод освоєного обсягу.
  • Програмування скриптів для автоматичної звітності.
  • Робочі зустрічі з узгодження вимог до звітів і зовнішнього вигляду звітів.

Форма реалізації

 Для відстеження поточного статусу виконання проєктів розробляють наочну звітність і впроваджують її регулярне використання та автоматичний випуск. Звітність ґрунтується на Методі освоєного обсягу, застосовуваного для визначення поточного і прогнозованого статусу проєктів.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і програмістів.
  • Надати інструменти та напрацювання для розробки та програмування звітів Замовника.

Ваша Відповідальність
  • Надати вимоги до звітності за проєктами.
  • Узгоджувати і давати зауваження до створених шаблонів і форм звітності.
  • Провести тестування створених звітів.

Опис

 Інсталяція та налаштування програмно-апаратного комплексу Microsoft Project Server/Online. Доступ співробітників Замовника до системи через Project Web Access незалежно від того, де географічно співробітники перебувають.

Результати
  1. Інстальовані та налаштовані апаратні сервери, і ліцензійне ПЗ.
  2. Систематизація та структуризація даних виконання проєктів.
  3. Єдине сховище даних про реалізацію проєктів.
  4. Вебсторінки для кожного проєкту.
  5. Організація розмежованого доступу до системи залежно від ієрархії учасників проєктів.
  6. Безпечний доступ до системи з будь-якої точки планети через Інтернет.
  7. Резервування та архівування даних.

Інструменти
  • Microsoft Project Server/Online.
  • Навчання системних адміністраторів.
  • Використання стандартної функціональності EPM системи.
  • Організаційна структура підприємства (OBS).

Форма реалізації

 Є наслідком інсталяції та налаштування апаратного і програмного забезпечення сервера MS EPM. Налаштування системи на доступ до неї з будь-якої точки світу.

Наша Відповідальність
  • Надати інженерів і програмістів, а також інструменти та напрацювання для інсталяції та налаштування серверів.

Ваша Відповідальність
  • Призначити відповідального системного адміністратора.
  • Провести власне тестування системи та віддаленого доступу.

Опис

 Формування вимог до керівника і співробітників ОУП. Спільний із Замовником підбір керівника і, за необхідності, співробітників ОУП.

Результати
  1. Відповідні критеріям керівник і співробітники УП.
  2. Виконавці звітують самостійно за виконані роботи (timesheet).

Інструменти
  • Шаблон навчального плану (має вигляд листа на електронну пошту з гіперпосиланням на покрокові інструкції в системі).
  • Enterprise Project Management System (EPM).
  • ПК користувачів.
  • Електронна пошта.
  • Наказ по компанії Замовника про проведення навчання
  • Визначення типу внесення первинної звітності (факту): кожен самостійно або через адміністраторів проєктів.

Форма реалізації

 Підбір і навчання персоналу в ОУП складаються з 2 частин:

  1. Проведення навчального плану, під час якого в систему вводиться спеціальний графік проєкту і всім залученим співробітникам розсилаються завдання. Виконання завдань пов’язане з вивченням найнеобхідніших елементів системи, тобто виконання покрокових інструкцій – що і як потрібно зробити, щоб реалізувати призначені планом роботи. Після проходження навчального плану співробітники мають знання, достатні для початкового використання системи.
  2. Спільне з нашими консультантами планування, виконання та відстеження проєктів. Отримання консультацій, знань і перейняття досвіду від співробітників “Expedition PM”.

Наша Відповідальність
  • Надати експертів із планування та консультантів.
  • Надати інструментарій і напрацювання для підбору та навчання персоналу.
  • Сформувати звіт за результатами навчання (скільки часу зайняло за кожним співробітником, тощо).

Ваша Відповідальність
  • Видання наказу всередині компанії про проведення навчання.
  • Провести підбір персоналу (всередині компанії або ззовні) для ОУП на основі складених вимог.

Опис

 Навчання співробітників компанії методології управління проєктами та використання системи, що дасть змогу:

  • Сформувати проєктне мислення.
  • Здатність керувати як окремим проєктом, так і портфоліо проєктів.
  • Оптимізувати й ефективно використовувати ресурси компанії.
  • Успішно досягати поставлених у проєкті цілей.

Результати
  1. Структуровані знання з управління проєктами.
  2. Відмінні навички з використання системи УП.
  3. Загальна термінологія.

Інструменти
  • Тренінг з методології управління проєктами. /3 дні = 8 годин/
  • Тренінг із Microsoft Project Professional. /3 дні = 8 годин/
  • Тренінг із Microsoft Project Server/Online. /3 дні = 8 годин/
  • Система перевірки знань.

Форма реалізації

 Співробітники ПМО проходять три тренінги. Після кожного тренінгу учасники проходять тестування на предмет засвоєння матеріалу.

Наша Відповідальність
  • Провести навчання.
  • Надати звіт за результатами навчання (на кожного учасника).

Ваша Відповідальність
  • Виділити час співробітників для проведення навчання і проведення тестування.

Опис

 Управління всіма проєктами компанії.

Результати
  • Створена зрозуміла ієрархічна структура всього портфоліо проєктів.
  • Визначено та налаштовано індикатори виконання проєктів.
  • Автоматизовано звітність (статус, прогноз, індикатори).
  • Можливість відстежувати актуальний стан проєкту в будь-який момент часу.
  • Зручний візуальний контроль проєктів для вищого керівництва.

Інструменти
  • Система управління проєктами EPM.

Форма реалізації

 Створюється і впроваджується в систему ієрархія внутрішніх і зовнішніх проєктів. Зовнішні виконуються для клієнтів компанії Замовника. Внутрішні для власного організаційно-технічного розвитку компанії Замовника.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і програмістів.
  • Надати напрацювання та інструменти для розроблення ієрархії та взаємозв’язків проєктів.

Ваша Відповідальність
  • Затвердити розроблену ієрархію проєктів.
  • Спільно з виконавцем обрати та визначити критерії оцінювання проєктів.

Опис

 Визначаються типові роботи в проєктній та організаційній діяльності. Формуються опис і стандартизована оцінка основних пакетів робіт.

Результати
  1. Шаблони проєктів.
  2. Кодування робіт.
  3. Критерії оцінювання робіт.
  4. Показники виробітку.
  5. Визначення пріоритетів для інформації, щодо її впливу на результати проєкту.
  6. Для керівників проєктів полегшується процес планування.
  7. З’являється можливість аналізу та порівняння різних проєктів за типовими пакетами робіт.

Інструменти
  • Структура робіт проєкту (WBS).
  • Розклади (графіки).
  • Шаблони проєктів.
  • Кодування робіт.
  • Показники виробітку.

Форма реалізації

 Створюються шаблони типових проєктів, затверджуються типові пакети робіт із тривалостями, ресурсами і трудовитратами. У подальшій діяльності планується забезпечити або поліпшити поточні показники.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і планувальників.
  • Надати інструменти та напрацювання для створення шаблонів проєктів.

Ваша Відповідальність
  • Надати фахівців для консультацій і перевірки шаблонів типових проєктів.

Опис

 Управління проєктами з використанням усієї безлічі корпоративних ресурсів. З’являється можливість переглядати завантаження ресурсів за всіма проєктами і грамотно управляти проєктами з урахуванням обмеженості ресурсів компанії. З’являється можливість керувати портфелем проєктів.

Результати
  1. Створено ієрархічну структуру ресурсів (RBS).
  2. Створено звіти по завантаженню ресурсів (завантаження в проєктах, прогнози завантаження і потреби).
  3. Розроблено стандартне ресурсне забезпечення робіт проєктів.
  4. Зменшено час “простою” ресурсів.
  5. Прозорість утилізації ресурсів, тобто. розуміння того, хто чим займається.

Інструменти
  • Розклад (Табель обліку часу).
  • Календарі ресурсів.
  • Корпоративні ресурси.
  • Заміна локальних ресурсів на корпоративні.

Форма реалізації

 Вводиться поняття корпоративного ресурсу, тобто. усі виконавці та виробничі потужності вводяться в систему у вигляді ресурсів. Усі локальні ресурси, що використовуються в проєктах, замінюються на корпоративні.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і програмістів.
  • Надати інструментарій і напрацювання для формування ієрархії корпоративних ресурсів.

Ваша Відповідальність
  • Затвердити ієрархію ресурсів.
  • Спільно з виконавцем виробити критерії оцінки ресурсів.

Опис

 Формування пакету документації для організації управління проєктами в компанії.

Результати
  1. Пакет регламентних документів, що охоплює положення про Регламент, а також процедури планування, виконання, контролю і завершення робіт проєкту.
  2. Формалізовано діяльність підрозділів. Розділено функції, обов’язки та відповідальності між співробітниками, розподілено навантаження.
  3. Визначено чіткий перелік активностей і процесів управління проєктами.
  4. Підвищено керованість і контрольованість системи управління проєктами та процесів проведення змін у цій системі.

Інструменти
  • Microsoft Office.
  • Microsoft SharePoint.
  • Діаграми та графіки.

Форма реалізації

 Розроблення процедурної документації для організації процесів управління проєктами. Регламент “відкочується” на реальних процесах, тобто. виконується все за регламентом і визначається необхідність і достатність описаних процесів та інструментів, після чого в регламент вносяться коригування. Після закінчення регламент презентують ключовим співробітникам Замовника.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і консультантів.
  • Надати інструменти та напрацювання для формування регламенту.

Ваша Відповідальність
  • Надати співробітників для узгодження регламенту на предмет його відповідності специфіці компанії.

Опис

 Розробка пакета шаблонів управлінських документів в електронному вигляді на сервері EPM.

Результати
  1. Пакет шаблонів управлінських документів в електронному вигляді на сервері в загальному доступі.

Інструменти
  • Шаблони документів.
  • Microsoft Office.
  • Використовувані в компанії управлінські документи.

Форма реалізації

 Співробітники не люблять документувати результати своєї роботи через велику трудомісткість створення документів. І навіть якщо в робочих інструкціях в обов’язки співробітника входить випуск певних документів, їх випускають тільки за наявності вільного часу або тиску з боку керівництва.
З іншого боку документування необхідне для фіксації поточного статусу виконання проєкту, обліку ухвалених рішень і формальної угоди (підпису) між залученими до виконання проєкту сторонами. Для вирішення цієї колізії розробляють шаблони всіх основних управлінських документів, що дасть змогу різко скоротити трудомісткість створення документів, уніфікувати документообіг і забезпечити єдине розуміння документації, що випускається.
Після випуску шаблонів, роботи з їхнього заповнення вносять у шаблонний графік виконання проєкту, що забезпечує практично 100% ймовірність документування на всіх стадіях реалізації проєкту. Усі виявлені управлінські документи оформляють у вигляді шаблонів MS Office із вкладеними коментарями та підказками для особи, яка заповнює. Далі “відкочується” заповнення шаблонів на реальних проєктах, після чого в шаблони вносять правки.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і консультантів.
  • Інструменти та напрацювання для формування документів.

Ваша Відповідальність
  • Надати співробітників для узгодження документів на предмет відповідності специфіці компанії.

Опис

 Розробка пакета інструкцій для кожної ролі в проєкті.

Результати
  1. Матриця відповідальності (RACI matrix).
  2. Рольова інструкція для: керівника ОУП, Керівника проєкту, адміністратора проєкту.
  3. Інші необхідні інструкції учасників проєкту.

Інструменти
  • Організаційна структура (OBS).
  • Microsoft Office.
  • Microsoft SharePoint.

Форма реалізації

 Розроблення рольових або зміна посадових інструкцій усіх учасників проєктів.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і консультантів.
  • Інструменти та напрацювання для формування пакета інструкцій.

Ваша Відповідальність
  • Надати співробітників для узгодження інструкцій на предмет їх відповідності специфіці компанії.

Опис

 Розробка нестандартних звітів з урахуванням потреби компанії.

Результати
  1. Спеціалізовані звіти.
  2. Дашборди.
  3. Фінансові звіти.

Інструменти
  • Microsoft Office.
  • Microsoft Project.
  • Microsoft SharePoint.

Форма реалізації

 Розробка механізму формування звітів. Конфігурування EPM системи для збору даних та їх подальшу агрегацію.

Наша Відповідальність
  • Надати аналітиків і програмістів.
  • Надати інструменти та напрацювання для формування спеціалізованої звітності.

Ваша Відповідальність
  • Надати вимоги до спеціалізованої звітності.
  • Узгодити розроблені шаблони звітів.