5 кроків зі зменшення ризиків в управлінні проєктами

Кожна кухарка може керувати державою проєктами.
Вождь

Це перша стаття з циклу “Управління проєктами від домогосподарки”. Її авторка не є керівником проєкту, не має сертифікатів і глибоких знань з УП. Але при цьому намагається розібратися в темі. Можливо її нотатки допоможуть іншим новачкам розібратися в азах управління проєктами.

карикатура Ольги Громової www.olgagromova.com

Пам’ятаєте анекдот? “Блондинку запитали: Яка ймовірність ризику зустріти на вулиці інопланетянина? – Вона відповіла: “50% – Або зустріну, або не зустріну!”. І вона в чомусь має рацію. Нас оточують ризики всюди. Усі проєкти містять ризики, які більшою чи меншою мірою негативно впливають на результат проєкту. І щоб не вийшло, як із блондинкою, необхідно враховувати і проводити протиризикові заходи, щоб з їхньою допомогою заздалегідь визначити ймовірні ризики, що впливають на результат і кінцевий результат проєкту. Давайте розберемо методику, яка допоможе уникнути неприємностей. Вона включає в себе п’ять етапів.

1. визначення ризиків проекту

Яким чином ми можемо оцінити ризики? Для початку їх потрібно ідентифікувати, виявити їхнє потенційне існування. Ви запитаєте, як же це зробити? Та дуже просто – їх потрібно придумати!

Зберіть команду проєкту, розпакуйте коробку смачних цукерок, налийте чаю або чогось міцнішого. Загалом створіть атмосферу, в якій команда проєкту почуватиметься легко і невимушено, і при цьому почне по-справжньому креативити. Не варто обмежувати свою та їхню уяву максимально ймовірними ризиками. Розгуляйтеся на повну! Тому що, те, що вам сьогодні здається абсолютно неймовірним (прилетів метеорит, почалися військові дії, змінилася влада в країні), завтра може стати реальністю і величезним каменем, ні – горою спотикання на шляху до вдалого завершення вашого проєкту. Оцінка ризиків проєкту – перший етап до їх запобігання!

2. аналіз ризиків проекту

Отримавши максимально повний список всіляких ризиків, приступаємо до їхнього аналізу. Його можна провести тим самим складом: керівник проєкту і команда проєкту. Або ж додатково запросити незалежних експертів з ризиків. Ну ось, наприклад, у вас проєкт – запуск “Пиріжкової на залізничному вокзалі”, у якій готуватимуть найсмачніші пиріжки в усьому місті. Ви все продумали, як вам здається, максимально передбачили ризики. А тепер проаналізуєте їх, знову-таки зі своєї дзвіниці. А Баба Маня, яка знає в пиріжках і здобі більше за всю разом узяту команду проєкту, подивиться на ваш список і зважить: що більше впливає на тісто, що не здіймається, – неправильна форма каструлі чи протяг у приміщенні “пиріжкової”. А? А ви думали, що каструлі важливіші за атмосферу.

Отже, керівник проєкту спільно з командою, та ще до них на додачу незалежний експерт сідають у тісне коло і починають аналізувати: який ризик із нашого списку та з якою вірогідністю настане першочергово і зможе завадити здійсненню нашого проєкту. А який ризик може взагалі не настати. Причому потрібно розуміти, що ризики на вас чекають на кожній стадії проєкту – як на його початку, в середині, так і в завершальній фазі.
Але якщо члени команди добре знайомі з темою проєкту, вони можуть узяти на себе активну роль у виявленні та оцінці ймовірних ризиків проєкту. Тож складаємо ранжований список ризиків, у якому виокремлюємо ризики “високого рівня” – ті, на які ми реагуватимемо насамперед. І навпаки – виокремлюємо ті ризики, які з меншою ймовірністю вплинуть на результат проєкту, і таким чином їх можна просто відмітити, але ігнорувати.

Спільна участь команди і незалежних ризик-професіоналів допоможе ідентифікувати і проаналізувати ризики проєкту, щоб надалі керувати цими самими ризиками і забезпечувати виконання проєкту.

3. План заходів з управління ризиками

Виявлення та аналіз ризиків – це тільки початок процесу управління ризиками. Після цього потрібно створити план реагування на ризики “високого рівня”, в якому існує кілька підходів до реагування на ризики. Команда проєкту має з їхньою допомогою розглянути всі ризики і застосувати до кожного необхідний.

– Передача ризиків
У деяких випадках відповідальність за управління ризиками можна передати третім особам. Наприклад, ваші ризики пов’язані з тим, що ви, будучи генпідрядником, не володієте якимись певними компетенціями. От якби ви взялися продати рояль під ключ. А як це? Це означає продати, привезти, підняти і налаштувати. Але у вас немає для цього настроювача. У вас є і рояль, і машина для його перевезення, і вантажники-суперпрофі у своїй справі піднімання роялів на 13-й поверх. А людини, яка зможе правильно налаштувати чуйний інструмент – немає! А без налаштування рояль нікому не потрібен. Тому жодного разу не посоромившись ви можете найняти настроювача і передати йому ризик “повернення покупцем рояля постачальнику через те, що інструмент фальшивить”. Він налаштує інструмент, і продаж буде здійснено. Ризик події, як і раніше, існує, але тепер трохи інша організація цим займається.

– Зниження ризику
Цей метод застосовується в більшості випадків. Зниження ризику означає, що ви зробили всі необхідні попереджувальні кроки, щоб звести до мінімуму ймовірність його виникнення. Причому протиризикові заходи мають звести його ймовірність в ідеалі до нуля відсотків або мінімізувати негативний вплив ризику. Це досить складно, але оскільки протиризикові заходи мають бути передбачені ще в момент планування, то ймовірна ефективність таких дій.

– Виключення ризику
Виняток ризику означає, що ви можете усунути проблему, що викликає ризик незавершення проєкту, або його завершення з поганими показниками: з перевищенням бюджету або термінів. Зокрема, якщо ви виявили, що частина проєкту наражається на ризики з високою ймовірністю, можна деякі етапи проєкту усунути. Наприклад, ви взялися зробити ремонт у кімнаті своєї бабусі. Вона хоче пофарбувати стіни в ніжно-ліловий колір. Під час купівлі фарби ніхто вам не дасть 100% гарантії, чи буде цей колір ніжно-ліловим або отруйно-фіолетовим. Фарба має властивість виглядати на стінах зовсім не так, як на пробниках… Тож, йдемо до магазину й обираємо шпалери ніжно-бузкового кольору, клеїмо їх у кімнаті бабусі, а бабусі кажемо, що нині придумали фактурні фарби. Замовник щасливий, здивований новими технологіями. А ви догодили з кольором. Виключення ризику – дуже ефективний спосіб його усунення, але його можна використовувати тільки в певних унікальних обставинах.

– Прийняття ризику
Ми знаємо, що ризик існує, але він настільки незначний, що ми його просто приймаємо. І продовжуємо проект, скориставшись чарівним словом: Авось!

4. Створення графіка робіт із запобігання ризикам

Ось тепер, коли в нас є список усіляких ризиків, коли ми їх проранжували від найвірогідніших до немислимих, коли ми до кожного ризику визначили захід щодо його запобігання (або просто забили на деякі ризики), можна з чистою совістю скласти графік. У ньому буде наочно видно, хто, коли і чим займається в процесі запобігання ризикам. У нього потрібно перенести всі роботи, пов’язані з протиризиковими заходами, призначити відповідальних, пов’язати з іншими роботами управління проєкту. Справ то!

5. Моніторинг ризику.

І ось тепер, коли команда проєкту все запланувала і процес пішов, потрібно обов’язково зайнятися моніторингом: а як там у нас справи з нашими ризиками? Призначений відповідальний менеджер з ризиків контролює їх і відстежує: чи є той чи інший ризик більш або менш вірогідним з плином часу. Якщо з’являються якісь нові непередбачені ризики на пізніших етапах проєкту, команда проєкту має зреагувати на них і сформувати протиризикові заходи вже на стадії проєкту.

Звісно, в ідеалі закласти додатковий бюджет на непередбачені ризики, розписавши їх ще на початку проєкту. Але такі бюджети в наші часи – недозволена розкіш. Тому якщо правильно використовувати методику планування ризиків, то можна максимально уникнути збільшення бюджету або зриву термінів проєкту. Та й зриву самого проєкту як такого.

Вдалого вам управління ризиками!