PfM 6.1.3.1 “План управління виконанням портфеля”

Опис

Шаблон “План управління виконанням портфеля” входить до складу ПфМ.Комплекту, шаблонів для управління потфелями, що створено на основі документів та артефактів, описаних у Стандарті з Управління Портфелями (3-е видання).

План Управління Виконанням Портфеля (Portfolio Performance Management Plan) – це допоміжний план або компонент Плану Управління Портфелем, який описує показники виконання, звітність (про обсяг, витрати, розклад та ресурси), оптимізацію ресурсів та реалізацію вигод.

У шаблоні PfM 6.1.3.1 “План управління виконанням портфеля”:

• Загальні положення
• Нормативні посилання
• Терміни, позначення та скорочення
• Введення
• Ролі та обов’язки виконання портфеля
• Показники виконання
• Звітність про виконання
• Оптимізація ресурсів
• Реалізація вигод
• Ключові показники ефективності (KPI)
• Затвердження та врядування
• Додатки

Погортати документ:

Перед покупкою Ви можете погортати документ в цьому вікні, або скачати План Управління Виконанням Портфеля в форматі PDF.

Переваги Плану управління виконанням портфеля:

• Чітко визначені показники цінності: План пропонує повне розуміння того, як визначається цінність портфеля, гарантуючи, що кожен узгоджується щодо мети і очікуваних результатів.
• Оптимізований розподіл ресурсів: План детально описує розподіл ресурсів, включаючи фінансові, людські та матеріальні ресурси. Це забезпечує максимально ефективне використання ресурсів з максимальною вигодою.
• Прийняття обґрунтованих рішень: Завдяки безперервному моніторингу виконання щодо поставленої мети План дозволяє організаціям вносити необхідні корективи. Рекомендації базуються на даних про виконання, ризиках, припущеннях, отриманих вигодах і змінах ресурсів.
• Цінність за межами економіки: План визнає, що цінність організації не обмежується фінансовими прибутками. Він розглядає такі аспекти, як задоволеність клієнтів, внесок спільноти, цілісність бренду, збереження навколишнього середовища тощо.
• Розширена звітність: План спрямований на надання стейкхолдерам і керівним органам чітких показників. Це дає змогу зрозуміти, чи портфоліо досягає організаційних цілей, і допомагає оптимізувати використання ресурсів.
• Реалізація вигод: Вирішальним компонентом Плану є забезпечення того, щоб очікувані вигоди від портфеля були реалізовані, виміряні та регулярно оцінювані. Це забезпечує відповідальність і чіткість у досягненні мети.
• Індикатори, що готові до майбутнього: Окрім поточних показників, План передбачає майбутні показники, надаючи розуміння таких аспектів, як потенційна частка ринку чи продажі, особливо в конкурентних умовах.

Як використовувати шаблон Плану управління виконанням портфеля:

Наш шаблон PfM 6.1.3.1 “План управління виконанням портфеля” служить орієнтиром для розробки ретельного та ефективного Плану управління виконанням портфеля”. Ось як ним користуватися:

1. Почніть зі вступу: Oкресліть цілі, завдання, стратегії та тактику портфеля. Це задає тон і напрямок всьому Плану.
2. Визначте ролі та обов’язки: Чітко вкажіть, хто відповідає за вимірювання виконання, як часто та за допомогою яких інструментів чи методів.
3. Визначте показники виконання: Виберіть показники для вимірювання продуктивності портфеля. Це може варіюватися від обсягу, вартості, розкладу до показників ресурсів тощо.
4. Встановіть процедури звітності: Визначте, як звітуватиметься про продуктивність, включаючи використовувані інструменти, частоту звітності та відповідальних сторін. Це може включати розповсюдження звітів, систем показників, інформаційних панелей тощо.
5. Оптимізуйте ресурси: Деталізуйте процедури балансування та оптимізації потреб у ресурсах у порівнянні зі спроможністю. Це забезпечує максимальне використання та запобігає надмірному або недостатньому використанню ресурсів.
6. Сплануйте реалізацію вигод: Глибоко зануртеся в очікувані вигоди портфеля. Деталізуйте, як вони будуть вимірюватися, хто відповідає за вимірювання та частоту вимірювання. Переконайтеся, що вигоди зрозумілі всім стейкхолдерам.
7. Встановіть показники ефективності: Працюйте з командою управління, щоб налаштувати ключові показники ефективності (KPI), щоб повідомляти про прогрес портфеля. Переконайтеся, що ці KPI відображають як поточне виконання, так і потенційні майбутні показники.
8. Моніторте і коригуйте: Регулярно вимірювайте виконання за встановленими KPI. Якщо є відхилення, використовуйте процедури Плану для коригування та оптимізації виконання.
9. Зберігайте отримані уроки: Переконайтеся, що в наявності є механізм для запису та документування уроків, отриманих під час виконання портфеля. Це буде безцінним для майбутніх проєктів і портфелів.

Дотримуючись шаблону та забезпечуючи повне заповнення кожного розділу, організації можуть ефективно керувати, контролювати та оптимізувати виконання свого портфеля проєктів, максимізуючи отриману цінність.