Хто не знає, куди йде, може сильно здивуватися, потрапивши не туди.
Марк Твен

Щоб досягти ціль, необхідно правильно її сформулювати. Як показує практика, цього правила дотримуються не всі, а навіть ті, хто знає це правило і намагається дотримуватися його, часто не розуміють, що ж таке “правильне формулювання цілі”.

УП передбачає послідовне наближення до поставлених цілей. А чи можливо досягти ціль, якщо вона звучить як “поглибити”, “підвищити”, “розширити”, але не сказано на скільки?

Давайте розглянемо маленький приклад. Компанія вирішила впровадити у себе систему електронного документообігу (ЕДО). ІТ-підрозділу ставиться ціль “Впровадити систему ЕДО”.

Варіант перший: ІТ-шники встановлюють у секретаря ПЗ для приймання факсів в електронному вигляді та рапортують – “Виконано!”. Вони мають рацію: факс є документом, його тепер приймають в електронному вигляді й розсилають усім стейкхолдерам в електронному вигляді. Ціль досягнута?

Варіант другий: ІТ-шники розуміють, що це цікава довгострокова робота і починають роздувати впровадження. Переконують керівництво, що для впровадження потрібно і “те”, і “інше”, і “третє”. Час минає, усі плановані бюджети вичерпано, встановлено безліч різного ПЗ, системою толком ніхто не користується, користувачі не задоволені, документи постійно дублюються в електронному та паперовому вигляді… Але до повноцінного впровадження, тобто до досягнення цілі, ще далеко.

Проблема в обох випадках одна – постановка цілі. Річ у тім, що мета має бути обчислюваною або безпосередньо у формулюванні, або в критеріях опису цілі. У запропонованому вище прикладі ціль має бути розкладена на дерево цілей. Наприклад:

1. До 1 листопада вивчити доступні на українському ринку програмні продукти для систем ЕДО вартістю до 300$ за робоче місце і подати порівняльну таблицю для прийняття рішення.
   Обчислювані параметри: “До 1 листопада” – тимчасове обмеження; “на українському ринку” – територіальне обмеження; “до 300$ за робоче місце” – вартісне обмеження; “таблицю” – визначення формату результату.
2. Створити прототип на основі обраного програмного забезпечення на 4-х робочих місцях (2 у відділі продажів, 2 у сервісному відділі) і перевести в ЕДО такі види документів – перерахування видів.
   Обчислювані параметри: “4-х робочих місцях” – зазначення кількості робочих місць; “у відділі продажів… у сервісному відділі” – чітка вказівка піддослідних відділів; “такі види документів” – видове обмеження.
3. і так далі…

За такої постановки цілі спочатку видно, що потрібно отримати в результаті проєкту. Інакше проєкт розвивається самостійно, і ні про яке управління ним не може бути й мови.

Докладніше про цю та про інші хитрощі проєктного менеджменту Ви можете дізнатися на тренінг-семінарі “Управління проєктами”, який відбудеться 17-18 вересня 2005 року в тренінговому центрі “Бізнес-Сервіс”.

Анатолій Савін
Консалтинговий центр “Бізнес-Сервіс”