Учора з командою розробили графік підготовки експедиції “Білий Слон на Чорній Горі”. До цього було визначення ризиків і ресурсів проєкту. Усі документи у форматі PDF я публікую у фейсбук: facebook.com/groups/ExpeditionPM/files

Статут експедиції

Цим документом задаються основні цілі проєкту, його масштаб і призначається керівник проєкту. Головне його завдання – передати частину влади над грошима і ресурсами від спонсора до керівника проєкту.

Чесно кажучи, мені ніколи не подобався воркшоп із розробки Статуту експедиції. Якийсь він нудний і банальний завжди виходив. У наступних тренінгах я вирішив видавати учасникам Статут одразу. Тобто я буду робити його сам, і видавати учасникам у готовому вигляді. PMBOK що нам каже?

Статут проєкту – це документ, що випускається ініціатором або спонсором проєкту…

Ось я, як спонсор проекту, і буду його випускати. А команда, ґрунтуючись на цьому Статуті, буде опрацьовувати іншу частину проєкту. Будемо вважати це моїми особистими уроками досвіду, як інструктора цього курсу.

Сам документ можна знайти тут: WEBM1_Устав_Експедиції_Ред2.pdf

Реєстр ризиків експедиції

Бачили б ви, як змінюється команда проєкту, коли всі учасники починають усвідомлювати, які загрози їм несе проєкт.

Реєстр ризиків експедиції “Білий Слон на Чорній Горі”

У наших робочих проєктах кожен учасник, як правило, ризикує тільки своєю репутацією, ну і, можливо, ще ризикує нарватися на штраф. Не вийшов проєкт – отримав догану, оштрафували, вигнали з роботи… Не така вже й велика проблема, якщо дивитися в довгостроковій перспективі – провалений проєкт можна в резюме і не вказувати.

Винятком є тільки проєкти, в яких високі вимоги до безпеки праці – виробництво, будівництво тощо.

Чим мені подобаються ці наші тренінги “із зануренням” – це їхні найвищі вимоги до управління ризиками проєкту. Усі учасники поступово розуміють, чим може закінчитися зимове сходження в гори, і так активно долучаються до опрацювання ризиків і протиризикових заходів проєкту, що інколи доводиться притримувати їх іншими обмеженнями – термін і бюджет проєкту.

Створений групою реєстр ризиків можна знайти тут: WEBM2_Реєстр_Ризиків_Ред1.pdf

План забезпечення експедиції

Пропрацювавши ризики, стало зрозуміло, яке обладнання, спорядження, амуніцію та інші ресурси нам потрібні будуть під час сходження. Так само стало зрозуміло, які послуги нам будуть потрібні для проведення експедиції.

Подумали, поміркували, порядкували і вирішили, що саме будемо купувати, що орендувати, а що самі зробимо. Отримали План забезпечення проєкту. Можна, звісно, було взяти серйозний шаблон, на кшталт цього pmdoc.ua/ru/product/536, але проєкт доволі простий, тому ми склали свій шаблон прямо в Google SpreadSheets і заповнили його. Копію можна знайти тут: WEBM3_План_забезпечення_Ред1.pdf

Графік підготовки експедиції

Усі напрацювання щодо ризиків і закупівель потрапили в стройненький графік підготовки та проведення експедиції. Кожен учасник отримав своє особисте завдання і “побіг виконувати”.

Розклад підготовки експедиції

Уже перевіряємо наявне спорядження та одяг, купуємо квитки, орендуємо житло, готуємо транспорт. Кожен зайнятий справою. Результат виконання завдань самостійно заносить у графік, а керівник проєкту одразу бачить, хто і що зробив, хто прострочив свою роботу, хто перевиконав план.

До речі, у надзвичайно цікавий час живемо з вами, друзі! Ще кілька років тому, щоб організувати командну взаємодію, потрібно було купувати дорогий Microsoft Project Server, залізо, послугу з налаштування та обслуговування та інше…

А зараз?

Зайшов у Google Drive, встановив Gantter, SmartSheet або іншу хмарну софтину – і вуаля – ось тобі готовий проєктний офіс для малої команди невеликого проєкту. Можете глянути, як це робиться:

Копію графіка підготовки можна погортати тут: WEBM4_Расписание_проекта_Ред1.pdf

Що далі?

Тепер починається найцікавіше! На підході нарада команди Go/No-Go Decision. Це точка ухвалення рішення чи продовжувати проєкт далі, чи призупинити його виконання, а може взагалі відмовитися від проєкту та припинити його виконання. З психологічного погляду, це найбільш кульмінаційний момент проєкту. Бо навіть здача результатів проєкту не викликає стільки емоцій, скільки прийняття на себе відповідальності за рішення рухатися чи не рухатися далі, коли від цього рішення залежить здоров’я і життя людей.

Ну, а далі сама експедиція, якщо ми приймемо рішення рішення GO!

P.S.
Оригинал фото для заголовка взят здесь: Піп-Іван Чорногірський, Чорногора.
Автор Андрій Майовський.